Projectleider (implementatie Management Dashboard Bedrijfsvoering en doorontwikkeling zaaktype inrichting voor Juridische Zaken)

Projectleider implementatie Management Dashboard Bedrijfsvoering en doorontwikkeling zaaktype inrichting voor Juridische Zaken
Periode: Van 1-1-2025 tot 1-7-2025 (6 maanden) met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 26 tot 32 uur per week gemiddeld
Tarief: Maximaal 115 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Functieschaal: 12

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!

Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de oplevering van twee strategische projecten binnen Juridische Zaken en Concern Control die beiden binnen het domein Bedrijfsvoering en Bestuur vallen.

De afdeling Juridische Zaken binnen het domein Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het tijdig en juist afhandelen van bezwaar- en beroepschriften, behandelen van verzoeken op grond van de Wet open overheid, schademeldingen en juridische adviesvraagstukken. Voor het ondersteunen van deze processen maakt de afdeling gebruik van een zaaksysteem. Dit zaaksysteem wordt op dit moment vervangen. Alle processen worden in het nieuwe systeem ingericht. Juridische Zaken wil de huidige voorziening optimaliseren met een betere inrichting waarin de ambities gerealiseerd kunnen worden.

De afdeling Concern Control speelt een centrale rol in het ondersteunen van de besluitvorming en sturing binnen de gemeentelijke organisatie. Deze afdeling adviseert en controleert op het gebied van financien, risicos en prestaties en zorgt ervoor dat het management beschikt over betrouwbare en tijdige managementinformatie. In opdracht van Concern Control draag je bij aan de verdere professionalisering van sturingsinformatie door de realisatie van een managementdashboard voor Bedrijfsvoering data (in eerste instantie HR en financiele data). Het doel is om leidinggevenden en adviseurs binnen de organisatie te voorzien van actuele, toegankelijke en uniforme managementinformatie.
In 2024 zijn de eerste stappen gezet m.b.t. de inrichting van dit dashboard. In 2025 willen we het dashboard verrijken/uitbreiden en overdragen naar beheer. In je rol als projectleider ben je verantwoordelijk voor het opstellen van de roadmap en de implementatie.

Voor beide opdrachten geldt: Je stelt een gedegen projectplan op met een duidelijke scope, planning, inrichting en benodigde middelen. Je richt een projectorganisatie in die de juiste expertise inzet op het gebied van juridische processen, ICT, en managementinformatie. Je zorgt voor een adequate aansturing en bezetting van het projectteam, waarbij je rekening houdt met verschillende fasen en disciplines gedurende de projectlooptijd. In de afrondende fase van dit traject draag je tevens zorg voor het inrichten van het beheer van de betreffende (zaak)systemen.

Je taken zijn:

• Je herijkt het plan van aanpak met benodigde middelen en tijd met betrekking tot het project en richt de projectorganisatie in.

• Je stelt voorstellen, ontwerpen e.d. met betrekking tot het projecten op.

• Je komt met opdrachtgever/projectgroep het beoogd projectresultaat overeen.

• Je stemt af bij de implementatie van projecten met betrokken partijen en stakeholders.

• Je realiseert de uitvoering van het projectplan, en draagt zorg voor periodieke rapportages over voortgang, uitputting van middelen en beslismomenten aan beide opdrachtgevers.

• Je managet de verwachtingen van alle betrokken stakeholders.

• Je bewaakt en bevordert de samenhang tussen verschillende met elkaar verbonden ICT toepassingen die van belang zijn binnen jouw werkveld.

• Je coordineert alle projectwerkzaamheden rondom ICT/IPM/Juridische Zaken en Concern Control.

• Je bewaakt de continuiteit van de toegepaste techniek die voorwaardelijk is om resultaten te behalen.

• Je bent opdrachtgever voor de uitvoering van (technische) werkzaamheden.

• Je monitort de voortgang en stemt af met je opdrachtgevers voor het mogelijk bijsturen van de activiteiten of anders prioriteren.

• Je communiceert tijdig met alle stakeholders.

• Je bent (na de realisatiefase) verantwoordelijk voor het inrichten van de beheerorganisatie.

Jij hebt:
Je beschikt over uitstekende projectmanagementvaardigheden en beheerst verschillende stijlen en methodieken waaronder de klassieke waterval methode en de Agile/Scrum aanpak. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Je hebt het talent om te enthousiasmeren en om de boodschap duidelijk en helder over te brengen. Je weet door goed te luisteren wat de klant daadwerkelijk nodig heeft en bent in staat een brug te slaan tussen business en IT.

• Je beschikt over een afgeronde HBO/WO-opleiding, bij voorkeur master of information management, bedrijfskunde, informatica of vergelijkbare opleiding;

• Je hebt ervaring met de implementatie van suites;

• Minimaal 5 jaar ervaring op het gebied van projectmanagement en het aansturen van projectteams;

• Je hebt ervaring met verandermanagement, zoals de inbedding van nieuwe systemen, processen en werkwijze;

• Je hebt aantoonbare ervaring met het oplossen van complexe informatievraagstukken en de inzet van moderne technologische oplossingen;

• Je beschikt over een goed politiek- bestuurlijk inzicht;

• Je neemt initiatief, bent analytisch, overziet complexe situaties, onderkent problemen en pakt deze systematisch aan, met oog voor de consequenties en verschillende belangen;

• Je toont ondernemerschap en leiderschap in je aanpak maar verliest de menselijke kant niet uit het oog.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland in week 44 of 45. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Voor veel overleg met stakeholders is werken op kantoor vereist, daarbuiten is hybride werken mogelijk.

In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzpers niet toegestaan.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.