Projectleider evaluatie en aanbesteding - hoog specialistische jeugdhulp

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!

De 16 (mogelijk 21) samenwerkende gemeenten van Utrecht staan aan de start van een nieuw contract Essentiele Functies (hoog specialistische jeugdhulp). Deze moet ingaan per 1 januari 2027. Wij zoeken een projectleider die de 16 (of meer) gemeenten gaat ondersteunen en samen met de bovenregionale projectgroep het proces richting een nieuwe contractering gaat uitvoeren.

De regio's hebben een gezamenlijk belang om:

1. De essentiële functies samen in te kopen, zodat hoog specialistische jeugdhulp die slechts beperkt nodig is beschikbaar is en vakkundig en zorgvuldig wordt uitgevoerd.

2. Dat op een toekomstbestendige wijze te doen met het oog op landelijke ontwikkelingen gericht op om- en afbouw jeugdzorg plus (een van de maatregelen uit de hervormingsagenda Jeugd).

3. De essentiële functies te bekostigen op een manier die toekomstgericht en betaalbaar is en past bij de beschikbare (structurele budgetten).

Omschrijving van de opdracht
De projectleider is verantwoordelijk voor de aansturing en organisatie van de evaluatie en aanbesteding Essentiele Functies, zodat op 1 januari 2027 een nieuw contract kan ingaan met een (of meerdere) aanbieder(s) van deze diensten. Er is op hoofdlijnen een proces uitgestippeld voor de periode van nu tot 2027 om te komen tot een geslaagde contractering. De bovenregionale samenwerking is een complexe samenwerking. De visies verschillen op hoofdlijnen bijna niet, maar elke gemeente heeft een eigen specifieke kleur en daarnaast zet de huidige financiele situatie de samenwerking onder druk.

De projectleider heeft de volgende werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Een coördinerende rol en heeft overzicht over het proces en de tijdige voortgang globaal bestaat dit proces uit de volgende onderdelen:

  • Evalueren van de huidige opdracht (deze wordt uitgevoerd door een externe partij).

  • Organiseren van gesprekstafels om te komen tot een hoofdlijnen besluit.

  • Opleveren van het programma van eisen en publicatie van de aanbesteding.

  • Gunning van de opdracht aan een nieuwe partij.

• Is voorzitter van de projectgroep evaluatie en aanbesteding en overige overleggen die rond de inkoop worden georganiseerd.

• Schakelen met de juridische, financiele en communicatie experts (van de gemeenten of extern in te huren expertise) wanneer nodig. Je weet goed wanneer in het proces deze juridische inkoop- of financiële expertise nodig is.

• Zorgen dat alle stappen zorgvuldig worden doorlopen om tot een nieuw contract te komen en heeft kennis van de verschillende opties die hierin mogelijk zijn, uitgewerkt moeten worden en wat passende besluitvorming is.

• Voorbereiden van deze besluitvorming (je schrijft de stukken) en benut daarbij de denkkracht vanuit het team en de werkgroepen.

• Nauw samenwerken met de bovenregionale werkgroep en afstemmen met de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever voor belangrijke schakelmomenten.

• Deelnemen aan de bijeenkomsten van de bovenregionale werkgroep, indien nodig.

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als de opdracht Essentiele Functies opnieuw is aanbesteed en er een start is gemaakt met de uitvoering van deze nieuwe opdracht in de praktijk (naar verwachting begin Q1 2027).

Functieprofiel

1. Een academisch werk- en denkniveau.

2. Kennis van projectmanagement en van contractering (inkoop aanbesteding) in het sociaal domein.

3. Minimaal 5 jaar ervaring met gemeentelijke besluitvorming.

4. Ervaring met bovenregionale samenwerking en besluitvorming.

5. Bij voorkeur kennis van Jeugdzorg Plus, maar in ieder geval van het sociaal domein.

Competenties

• Samenwerken, plannen en organiseren.

• Communicatief sterk (zowel mondeling als schriftelijk).

• Besluitvaardig, verbindend en resultaatgericht.

Goed om te weten

• Op dit moment wordt de aanbesteding voorbereidt door een interne projectgroep. In april vindt eerste besluitvorming plaats over de scope van de aanbesteding. Deze besluitvorming heeft mogelijk impact op de scope van de opdracht van de projectleider.

• In de periode tot de zomer wordt een onafhankelijk onderzoek uitgevoerd naar de huidige essentiele functies. De uitkomsten kunnen invloed hebben op het vervolg van de opdracht. Mocht dit aan de orde zijn wordt er voor de zomer gekeken naar een passende aanpassing van de opdracht.

Planning
Gesprekken zijn gepland in de week van 17 maart 2025 (1e ronde) en in de week van 24 maart 2025 (2e ronde). Er wordt contact met je opgenomen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Aanvullende informatie

• Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

• De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

• Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

• Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.