Procesmanager Inwonersignalen

De gemeente Utrecht wil het leren van inwonersignalen naar een volgend niveau brengen. Hiervoor is een ideaal proces beschreven als vertrekpunt voor de organisatie. Het doel van deze opdracht is het daadwerkelijk implementeren en laten werken van dit proces. Hiervoor moet actief samen opgetrokken worden met de beoogde partners in de organisatie. Als procesmanager Inwonersignalen zorg je ervoor dat de juiste partners zijn aangehaakt, hun rol kennen en stimuleert hen om die ook daadwerkelijk op te pakken. Je zorgt voor draagvlak, brengt beweging, bewaakt de samenhang en zorgt dat leren van inwonersignalen structureel onderdeel wordt van de manier waarop de gemeente werkt. Het betreft een tijdelijke vervangingsopdracht waarbij continuïteit en voortgang van lopende ontwikkelingen worden geborgd.

De procesmanager Inwonerssignalen is verantwoordelijk voor:

• Vertalen van het proces Leren van Inwonersignalen naar concrete acties, afspraken en werkprocessen.
• Organiseren en begeleiden van de samenwerking tussen betrokken organisatieonderdelen.
• Zorgen dat betrokken partijen hun rol, verantwoordelijkheid en bijdrage helder hebben en hier ook naar handelen.
• Gebruik maken van de kennis en ervaring die al in de organisatie aanwezig is, zodat best practices onderkend en breed toegepast kunnen worden en knelpunten inzichtelijk worden.
• Creëren van overzicht en in kaart brengen van de samenhang tussen initiatieven rondom inwonersignalen.
• Bewaken van voortgang en het rapporteren over resultaten aan opdrachtgever en stakeholders.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht

Dit betreft een opdracht met een resultaatverplichting.

De opdracht is succesvol wanneer:
Een aantoonbaar geïmplementeerd en duurzaam geborgd proces voor het leren en inwonerssignalen, inclusief ingerichte samenwerking, duidelijke werkafspraken en structurele toepassing binnen de organisatie. Dit dient uiterlijk 31 december 2026 opgeleverd te worden.

• Afgeronde hbo- of wo-opleiding.
• Minimaal 10 jaar aantoonbare ervaring als projectleider of procesmanager binnen een grotere publieke of complexe organisatie.
• Aantoonbare ervaring met implementatie van beleid (van papier naar praktijk).
• Ervaring met werken in een omgeving met meerdere stakeholders en belangen.

Wensen

• Ervaring met inwonersignalen, feedback of inrichten van leer- en verbetercycli (of vergelijkbare context).
• Ervaring met het begeleiden van organisatieverandering en het organiseren van samenwerking tussen organisatie(onderdelen)
• Ervaring met LEAN op minimaal Green Belt niveau
• Ervaring met het werken op het snijvlak van beleid, uitvoering en organisatie.
• Affiniteit met publieksdienstverlening en klantbeleving

Competenties

• Resultaatgericht en pragmatisch ingesteld.
• Sterk in regie voeren zonder formele macht.
• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sensitief voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• Verbindend en samenwerkingsgericht

Utrecht heeft jou nodig!

Inwoners verwachten steeds meer dat de overheid snel, eerlijk en zorgvuldig reageert. Signalen over waar het misgaat of beter kan, geven ons vroegtijdige waarschuwingen: ze laten zien waar processen vastlopen, waar regels onduidelijk zijn of waar mensen onbedoeld buiten de boot vallen. Door deze signalen serieus te nemen en er meteen van te leren, voorkomen we dat kleine problemen grotere gevolgen krijgen. Inwoners geven op veel verschillende manieren en via verschillende kanalen impliciet en expliciet feedback over waar zij knelpunten in de dienstverlening en het contact met de gemeente ervaren. Deze signalen zijn bij uitstek aanknopingspunten om van te leren en te verbeteren op de plekken waar dat de meeste impact heeft.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Gesprekken zijn gepland op de dagen 13 t/m 16 april. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Optie tot verlenging: met mogelijke opties tot verlenging

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een professional uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft een administratieve partner geselecteerd als intermediair voor externe inhuur. Vanaf 1 mei 2026 verlopen opdrachten via deze partner. Overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 worden via deze administratieve partner gehercontracteerd, waarbij de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd blijven.