Probleemoplosser bij overgang naar intermediair voor inhuur

Probleemoplosser bij overgang naar intermediair voor inhuur
Periode: van 15 april 2026 tot eind 2026 (9 aantal maanden) met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 18-22 uur per week gemiddeld, eerst meer uren en later minder uren per week
Tarief: Maximaal 100 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Functieschaal: schaal 11

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! Het inhuurlandschap bij de gemeente Utrecht zal veranderen per 1 mei. Op dit moment maken we gebruik van een Dynamisch Aankoopsysteem (Mercell) en loopt de implementatie van brokerdienstverlening voor alle inhuur vanaf schaal 10 en hoger. Magnit zal als intermediair vanaf 1 mei zorgdragen voor het voorzien van aanvragen en het contracteren van bureaus en zzpers. Er wordt een VMS-systeem geimplementeerd, inclusief koppelingen met onze HR- en financiele systemen (SAP). De migratie van de huidige inhuurcontracten vindt plaats op 1 november.

Dit is geen administratieve rol, maar een regiefunctie. Knelpunten moeten snel worden opgelost en geborgd. De probleemoplosser komt in beeld als zich problemen voor doen in het reguliere werkproces om deze op te lossen. Zodat de inhuurregisseurs door kunnen met de zaken die wel goed gaan. Daarnaast zorgt deze persoon ervoor dat de structurele issues in bijv. VMS of met leverancier wel worden opgelost zodat er steeds minder problemen zijn. Samenwerking met contractmanagement. Signaleren van procesverstoringen en structurele fouten in aanvragen. Deze rol beslist niet alles zelf, maar maakt keuzes expliciet en onderbouwd. Toezien op naleving van vastgestelde procedures, kaders en afspraken.

Opdrachtomschrijving:
Alle problemen oppakken vanaf de livegang per 1 mei, die anders het proces zouden verstoren. Oplossen, terugplaatsen in procesflow, eventueel verbetermaatregelen voorstellen. Lead fase 2 van het project: de migratie van lopende contracten. Uitvoering van projectplan.

Problemen die we kunnen verwachten:

• Fouten in VMS veroorzaken procesproblemen
• Autorisatieproblemen in VMS
• Wijzigingsverzoeken richting VMS, incidenten VMS
• Problemen met goedkeuringsstappen en facturatie
• Fouten in procesflows
• Definitieproblemen met data
• Afwijkingsprocedures naast de standaard-afwijkingen die ontworpen zijn in de standaardprocesflow.
• Fouten in handboek, intranet, Q&A.
• Inhuur buiten systeem door organisatieonderdelen
• Goedkeuringen en compliance checks die bottlenecks worden.
• Problemen met het werken met richtlijntarieven
• Klachten van inhurend managers
• Klachten van leveranciers
• Rapportageproblemen
• Uitzonderingsroutes voor strategische of schaarse profielen.
• Dubbele facturen tijdens migratiefase
   

Wat is het type werk?

• Veel nabellen, verduidelijken, herstellen
• Escaleren of uitzonderingen organiseren
• Uitleggen hoe het moet
• Corrigeren
• Waarschuwen/ tijdelijk blokkeren
• Afstemmen met functioneel beheer, procesadviseur, Financien en Magnit.
• Besluiten documenteren, handboek bijwerken, intranet bekijken

Lead voor migratieproject
De migratie is vooral de verantwoordelijkheid van Magnit. De taak van de probleemoplosser in de rol van de lead is vooral het oplossen van problemen die voortvloeien uit de implementatie van de intermediair en VMS en migratie van contracten aan de Utrechtse kant.
Dit gaat om het aanleveren van data aan Magnit over de huidige, per 1-11 nog lopende contracten, zoals die nu in Mercell zitten. En voor 1-11 moeten de nieuwe overeenkomsten die Magnit heeft afgesloten met de huidige leveranciers volledig in het VMS ingevoerd zijn.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als de problemen vanaf de livegang per 1 mei zijn opgelost en de migratie van de lopende contracten is afgerond.

Jij hebt:

• Aantoonbaar hbo werk- en niveau.
• Beschrijf jouw ervaring als projectleider, lead of aanjager bij soortgelijke projecten (denk aan implementatie broker dienstverlening/migratie inhuurcontracten).
• Ervaring met de implementatie van brokerdienstverlening en migratie van inhuurcontracten (minimaal 2 jaar).
• Ervaring met een VMS-systeem vanuit een corporate afdeling of intermediair/broker/MSP (minimaal 1 jaar).
• Basiskennis van relevante wet- en regelgeving zoals Wet DBA.

Je hebt sterke communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling), durft nee te zeggen, met uitleg. Kan schakelen tussen belangen, werkt procesmatig en gestructureerd. Je bent stressbestendig en oplossingsgericht. De eerste maanden zijn pittig en je moet blij worden van problemen en escalaties. Je bent standvastig, met gevoel voor verhoudingen.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland in de week van 30 maart en/of 6 april. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft via een Europese aanbesteding Magnit geselecteerd als intermediair voor de externe inhuur. Momenteel bevindt de gemeente zich samen met Magnit in de implementatiefase, met als doel per 1 mei 2026 volledig operationeel te zijn.

Opdrachten voor externe inhuur verlopen vanaf 1 mei 2026 via Magnit en niet langer via het Marktplein (Mercell) van de Gemeente Utrecht. Alle overeenkomsten voor externe inhuur die doorlopen na 1 november 2026 worden in dat geval via Magnit gehercontracteerd. De hercontractering vindt plaats in oktober/november 2026. Hierbij blijven zowel de inhuurtermijn als het overeengekomen tarief ongewijzigd.