Manager Bedrijfsbureau Vastgoedexploitatie

Manager Bedrijfsbureau Vastgoedexploitatie
Periode: Van 1 juni 2025 tot 1 februari 2026 (8 maanden) met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 36 uur per week gemiddeld
Tarief: 120 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Functieschaal: 12

Organisatie
Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!

Vastgoedexploitatie is een onderdeel van Stadsbedrijven en houdt zich bezig met het beheer en de exploitatie van verschillende maatschappelijke accommodaties, zoals de Binnen- & Buitensportaccommodaties, de Utrechtse Zwembaden, fiets- en autoparkeergarages, Welzijn, en de vier Utrechtse Begraafplaatsen.

Het Team
Het team van Bedrijfsvoering houdt zich bezig met de diverse administratieve processen, het maken van rapportages en het functioneel beheer van diverse IT-applicaties en systemen.

De werkzaamheden van het bedrijfsbureau betreffen bijvoorbeeld het Vastgoedloket waar de hele administratieve afhandeling plaatsvindt rondom het verhuren van locaties. Daarnaast draagt het team Vastgoedadministratie er zorg voor dat alle administratieve processen rondom het beheer en de exploitatie van alle locaties vallend onder de hierboven genoemde onderdelen, verwerkt worden in de daarvoor bestemde systemen (financieel en inkoop o.a.). Op basis van deze administratie moet er betrouwbare sturingsinformatie geleverd worden.

In het team zijn een drietal gespecialiseerde adviseurs werkzaam en een tweetal functioneel beheerders van de IT-systemen.

Opdrachtomschrijving
Als Manager Bedrijfsbureau Vastgoedexploitatie geef je direct hierarchisch leiding aan de teams Vastgoedloket (4 medewerkers + 1 adviseur), Vastgoedadministratie (7 medewerkers), 1 management assistent en 2 adviseurs (projectleider en marketing). Functioneel Beheer is tijdelijk onder een andere leidinggevende geplaatst.

Naast het dagelijks leidinggeven heb je een verander/verbeteropdracht. Het bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor het correct verwerken van alle administratieve processen. Op basis hiervan moet betrouwbare sturingsdata en financiele data opgeleverd worden.
Jij gaat samen met het team zorgdragen voor het correct en efficient inrichten van alle processen en zorgdragen dat kennis gedeeld wordt. Als jouw opdracht klaar is zijn processen helder en duidelijk ingericht en vastgelegd, is de data betrouwbaar en krijgt het management gevraagde en betrouwbare sturingsinformatie. De medewerkers in jouw team hebben rol en taak duidelijkheid. Verantwoordlijkheden zijn helder en op de juiste plek belegd Je zorgt ervoor dat er een gedegen structuur wordt neergelegd. Je draagt er zorg voor dat de processen en gevraagde sturingsdata voldoet aan de eisen die gesteld worden door alle partijen: behoeften van de managers van de teams en het afdelingshoofd, naast de gemeentelijke en wettelijke eisen. Vanuit deze rol zul je deelnemen aan het MT-overleg van Vastgoedexploitatie.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht:

• Opstellen van een afdelingsplan

• Opstellen van een verbeterplan en het implementeren/organiseren van de verbeteringen/ veranderingen, organisatievoorstel (processen/ functies/ organisatie)

• Leidinggeven aan afdeling bedrijfsbureau

Kandidaat omschrijving

1. Minimaal een afgeronde HBO/ WO opleiding.

2. Aantoonbare kennis en ervaring met het begeleiden van organisatieverandering vanuit een leidinggevende positie.

3. Je hebt minimaal 5 jaar relevante managementervaring (met eindverantwoordelijkheid) binnen een complexe organisatie waarin bestuurlijke sensitiviteit een belangrijke rol speelde.

4. Je organiseert processen en resultaten in heldere stappen en tussenresultaten

Competenties/vaardigheden:

• Gestructureerd, sterk in organiseren en plannen

• Analytisch vermogen

• Verbindende en communicatief vaardige leidinggevende

• Je bent resultaatgericht, proactief en doortastend

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Aanvullende informatie

• Gesprekken zijn gepland in de week van 28 april. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit zal fysiek plaatsvinden.

• Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

• De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

• Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

• Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

• Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

• De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.