Management Assistent

Management Assistent
Periode: Van 22-4-2024 voor 6 maanden met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 36 uur per week gemiddeld
Tarief: Maximaal 70 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW

Korte beschrijving speelveld
Je komt te werken bij de afdeling Vergunning Toezicht en Handhaving (VTH). De afdeling zorgt ervoor dat zoveel mogelijk Utrechters en bezoekers de regels naleven. Dat doen we voor een leefbare en veilige stad. Ons werk in de openbare ruimte en in de 'bebouwde omgeving' (bij bedrijven en particulieren) is heel breed. Denk aan toezicht en handhaving op alcohol, drugs en prostitutie, huisjesmelkers, milieu-inspectie, evenementenvergunningen, de voorbereidingen voor de Omgevingswet en handhavingsacties in de wijken. Op deze manier dragen wij ons steentje bij aan een stad die gezond en aantrekkelijk is. VTH kent drie afdelingen met een eigen secretariaat, die 3 secretariaten vormen samen het Officemanagement van VTH.

Dit is je werkplek
De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het Officemanagement van de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). In dit team werken 11 managementassistenten, die in groepjes gedetacheerd worden bij de verschillende onderdelen van VTH. Zo ondersteun jij samen met twee andere collegas de managers en teams bij Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte (THOR). Ondanks dat het een hectische plek kan zijn, met veel in- en uitloop van de BOAs, is de sfeer ontspannen, gezellig en wordt er graag een dolletje gemaakt. Je werkt in deze functie op de 10e verdieping van het Stadskantoor, pal op Utrecht centraal.

Je taken zijn:
In de functie van management assistent ben je het aanspreekpunt voor de managers en teams die je ondersteunt. Jij bent een echte duizendpoot en je ondersteunt en organiseert in de breedste zin van het woord. Concreet betekent dit dat je:

• Met plezier de complexe agendas en afdelingsmailbox beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en minder belangrijk is in de agendas en mailbox en daarover helder communiceert;

• De vergaderingen binnen de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving notuleert;

• Kantoorartikelen, visitekaartje, bloemen etc. bestelt;

• Afspraken maakt voor in- en externen;

• Grote bijeenkomsten en events organiseert inclusief in- of externe locatie;

• Ondersteunende HRM-taken uitvoert voor directie en management. Dit betreft bijvoorbeeld ondersteuning bij sollicitatieprocedures, als plannen en het versturen van uitnodigingen via systeem Ubeeo en daarnaast zaken regelt bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers;

• Financiele verplichtingen aanmaakt in SAP SRM.

Jij bent:

• Jij bent de gastvrouw/-heer van de afdeling. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creeer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel:

• Je beschikt over een afgeronde secretariele opleiding op MBO plus. Of heb je ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;

• Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten waaronder Outlook en Teams (Office 365) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;

• Je hebt ervaring met het werken in teamverband;

• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

• Je kunt op zakelijke maar dienstverlenende wijze met collegas en klanten communiceren;

• Je hebt goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowel management- als uitvoerend niveau.
  
  Pro activiteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie.
  Eigen initiatief en een actieve, op samenwerking gerichte opstelling worden gewaardeerd.
  Je kunt snel schakelen en denkt mee.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland in de week van 15 april (of eventueel de week erna). De manager zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. Thuiswerken is 1 dag per week mogelijk. De vrijdagen zijn vaste dagen op het Stadskantoor.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Een deta-vast constructie kan, indien dit gewenst is door de Gemeente Utrecht, aanbieder en kandidaat, tot de mogelijkheden behoren.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Deze vacature staat tegelijkertijd open voor vaste werving. Dit kan eventueel invloed hebben op het verdere verloop van deze procedure.

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Hibo Abdi via hibo.abdi@kbenp.nl of via 06 433 634 42

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.