Financieel Adviseur EU-subsidies

Je bent financieel manager van projecten waarvoor de gemeente Utrecht een bijdrage heeft ontvangen uit het Asiel,Migratie en Integratie Fonds. De gemeente Utrecht voert twee eerder toegekende AMIF-projecten uit (Vesta en U-match), en het ESF&I team is verantwoordelijk voor een goede uitvoering.
In overleg wordt bezien of je ook bij andere projecten een rol gaat spelen.

Werkzaamheden

• Het eerste aanspreekpunt voor financial management van het project
• Het inrichten van projectadministratie in SAP
• Het voeren van de financiële toetsing op partners claims
• Coördineert en bewaakt het verantwoordingproces van het project
• Het zorgdragen dat partners zich aan Europese en Nationale regelgeving, aan de UIA vereisten voldoen
• Onderhoudt, samen met de projectcoördinator contant met het AMIF-secretariaat met betrekking tot de bewaking van een goede samenwerking, rapportages en verantwoording financial management
• Het beheren van projectbudget en uitgaven
• Het opstellen van halfjaarlijkse financieel rapportage ten behoeve van de check en balances voor alle partners
• Het voorbereiden van de jaarlijkse rapportages en verantwoordingsdocumenten voor de AMIF-projecten

Resultaat van de opdracht:
De opdrachtnemer levert volledig, juist en tijdig financieel beheer voor de AMIF-projecten Vesta en U-match, inclusief een ingerichte en controleerbare projectadministratie in SAP, toetsing van partnerclaims, halfjaarlijkse financiële rapportages en jaarlijkse verantwoordingsdocumenten. Hij/zij bewaakt budgetten en uitgaven, signaleert risico's, zorgt voor naleving van Europese en nationale regelgeving en onderhoudt afstemming met projectcoördinator, partners en het AMIF-secretariaat. Het werk wordt zorgvuldig vastgelegd en overdraagbaar opgeleverd bij afronding van de opdracht.

Werken aan Utrecht
Als vierde stad van Nederland groeit Utrecht gestaag door naar 400.000 inwoners. De Utrechtse bevolking is zeer divers. Veel studenten, nieuwe gezinnen die zich in Leidsche Rijn vestigen en Utrechters die al vele generaties in de stad wonen. Utrecht wil een stad zijn waar we samen met burgers en partners in de stad werken aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken en werken aan een Inclusieve Stad en Gezonde verstedelijking van Utrecht. Waar innovatie leidt tot beter werk, betere dienstverlening en we zo van toenemende meerwaarde kunnen zijn voor de stad.

De huidige vacature ontstaat met het vertrek van de huidige 'controller EU programma's en subsidies'. De gemeente Utrecht heeft de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in het opbouwen van expertise op het gebied van Europese gefinancierde projecten ten behoeve van innovatieve projecten in de stad. Hieruit zijn tal van EU gefinancierde projecten voortgekomen die ook financieel gemanaged moeten worden. Daarnaast zijn tal van projecten in ontwikkeling. Wij zoeken een tijdelijke collega die het financiële deel van deze projecten voor zijn of haar rekening wil nemen.

Korte beschrijving speelveld
De afdeling Grondzaken, Investeren en Exploiteren (GI&E) is op zoek naar versterking voor de rol van financieel controller bij het team Externe Subsidies en Fondsen & Innovatie. Wegens vertrek van de huidige medewerker zoeken wij op tijdelijke basis een financieel adviseur die bij voorkeur per 15-12-2025 voor circa 16 - 20 uur per week beschikbaar is.

De functie maakt onderdeel uit van het EU Subsidie en Innovatie Team, dat een gemeentebrede opdracht heeft in het ontwikkelen van Europese innovatie projecten voor de Utrechtse opgaven inclusief het creëren van internationaal podium, het ontwikkelen van netwerken, de noodzakelijke internationale lobby en beleidsbeïnvloeding; en EU subsidiewerving en subsidiemanagement.

Reageer dan uiterlijk 12 december 2025. De selectie staat gepland in de week van 15 december. Je start is voorzien op zo kort mogelijke tijd daarna.

Optie tot verlenging: Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd. Voor deze opdracht geldt er een verscherpte integriteitsscreening welke door een externe partner wordt uitgevoerd. De uitkomst van het onderzoek is bepalend voor de definitieve opdrachtverstrekking.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.