Directieassistent (2x)

Korte beschrijving speelveld

Utrecht heeft jou nodig!

In deze opdracht van directieassistent bij Ruimte maak jij het verschil door orde en overzicht te brengen in een dynamische omgeving. Jij ontzorgt de directie, bewaakt agenda's en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.

De taken

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je beheert de agenda van de directeur, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen;
• Je beheert de mailbox van de directeur en directiesecretariaat met een scherp oog voor wat echt belangrijk is.
• Je zorgt dat vergaderingen vlekkeloos verlopen, van agenda tot zaal en stukken;
• Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt last-minute paniek.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht

Deze opdracht kan worden afgerond als het opleidings/leiderschapsprogramma is ingepland in diverse agenda's en de opleidingsdagen zijn verstreken.

• Je hebt een MBO+ of HBO-opleiding en HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
• Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
• Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.
• Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen directie, collega's en externe contacten.
• Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
• Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
• Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
• Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Gesprekken zijn gepland op 14 en 15 april. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Optie tot verlenging: met mogelijke opties tot verlenging

Hybride: Vrijdag is een verplichte dag om te werken. Verder zijn de kantoordagen in overleg, ongeveer 50% thuis en 50% op kantoor.

Overig algemeen:

• Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.
• Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.
• Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.
• De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.