Coördinator relatiebeheer en netwerken Ruimte

Coordinator relatiebeheer en netwerken Ruimte
Periode: Van 23-03-2026 tot 23-07-2026 (4 maanden) met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 20 uur per week gemiddeld
Tarief: Maximaal 120 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Functieschaal: 12

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!

De functie van coordinator relatiebeheer ruimte is in het leven geroepen om het relatiebeheer van de Directie Ruimte in het algemeen en van inkomende rondleidingen en missies in het bijzonder beter te organiseren en te professionaliseren. De Directie Ruimte wil haar relatiebeheer, positionering en lobbykracht in de regio (publiek en privaat) versterken. Ofwel ze wil op de juiste plekken in positie komen. Tegelijkertijd moet professionalisering van het relatiebeheer bijdragen aan meer efficientie en effectiviteit binnen de eigen organisatie door betere informatievoorziening, minder dubbel werk en heldere interne taakverdeling. Het moet de Directie in het bijzonder beter in positie te brengen in relevante beleidsnetwerken.

Opdrachtomschrijving:

• Is verantwoordelijk voor het inrichten van het relatiebeheer van de directie Ruimte.
• Coordineert het loket externe relatiebeheer en de daaruit voortkomende inkomende rondleidingen en werkbezoeken (d. Coordineert de inzet van de gids voor inkomende rondleidingen en missies.
• Coordineert de inzet van Directie en gidsen voor inkomende rondleidingen en werkbezoeken, indien ze volgens het afwegingskader van voldoende belang zijn.
• Overziet inzet prioritering vastgoednetwerken conform Teamplan vastgoednetwerken;
• Stelt de Kalender Externe Bijeenkomsten, samen met de secretaris van Team Netwerken, op die wekelijks besproken wordt in het DO Ruimte.
• Neemt deel aan tweewekelijks overleg lobby en netwerken met als doel het relatiebeheer beter af te stemmen op de lobby-activiteiten, beter overzicht te bieden op inzet beleidsnetwerken en de inzet van de gemeente in zowel beleidsnetwerken als vastgoednetwerk meer strategisch te helpen programmeren in samenspraak met de betrokken beleidsadviseurs, de betreffende directieadviseurs en de teammanager lobby en relatiebeheer SLS.
• Is verantwoordelijk voor de opdrachtverlening om te komen tot een CRM-systeem voor de directie Ruimte, in nauwe afstemming met concern.

Deze opdracht kan worden afgerond als

• Het team netwerken een verbeterslag heeft afgerond waarbij a) de strategische inzet in de netwerken en evenementen waar Utrecht aan deel neemt helder is, en b) de inzet is verbreed naar andere (beleids)netwerken zoals mobiliteit, economie, groen, energie, wonen.
• Het loket extern relatiebeheer ertoe geleid heeft dat er Ruimtebreed op externe werkbezoeken gestuurd wordt, tot tevredenheid van alle afdelingen bij de directie Ruimte.
• Er een duidelijk ontwikkeltraject tot stand is gekomen om tot een CRM-systeem te komen.

Jij hebt:

• HBO of WO-opleiding met raakvlakken met stedelijke ontwikkeling.
• 5 jaar werkervaring met stakeholders management.
• Ervaring in een publieke omgeving (een overheidsorganisatie).
• Ervaring met programmamanagement.
• Omgevingsbewust en bestuurlijke sensitiviteit.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland op 10 en 11 maart. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.