Contractmanager Mobiliteitshub XL

Contractmanager Mobiliteitshub XL
Periode: Van januari 2025 tot januari 2026 met mogelijke optie tot verlenging tot een maximale inhuurperiode van 42 maanden
Belasting: 16 tot 24 uur per week gemiddeld
Tarief: Maximaal 135 euro per uur inclusief reiskosten, excl. BTW

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! Zorg jij voor de realisatie van een van de grootste Mobiliteitshub van Utrecht?

Als contractmanager wordt een van je grootste uitdagingen de realisatie van Mobiliteitshub XL (een combinatie van parkeergarage (2000 plekken), fietsparkeren (1700), sportschool en fietsreparatie).

Dit is je werk
Je brengt kennis en expertise in op het gebied van contractmanagement. Je geeft richting bij de voorbereiding, realisatie en oplevering/overdracht en gebruikt diverse aanbestedings-vormen. Zon omvangrijke voorziening bouw je nooit alleen, dus je werkt veel samen met interne collegas en externe partners en belanghebbenden. Ook het adviseren aan de tenderboard is onlosmakelijk verbonden met deze functie.

Hoe jij bijdraagt in je rol
In het Integraal Project Management (IPM) team vervul jij de rol van contractmanager. Jij bent verantwoordelijk voor de procesmatige beheersing van het vaststellen van de inkoopbehoefte, het opstellen van het inkoopplan, de contractvoorbereiding, aanbesteding en contractbeheersing (contractbewaking) binnen de randvoorwaarden van tijd, geld, kwaliteit en risico. Door het gebruik van (functioneel) specificeren is een koppeling te leggen tussen de eisen vanuit opdrachtgever en omgeving. Zo kan contractmanagement de mogelijkheden van de markt optimaal benutten en tegelijkertijd de projectrisicos beter beheersen. De contractmanager is verantwoordelijk voor de beheersing van het gehele proces van contractvoorbereiding, aanbesteding en uitvoering richting de marktpartijen. Ook onderhoud je de dagelijkse contacten en voer je zo nodig de onderhandelingen met de marktpartijen.

Hierbij een greep uit jouw werkzaamheden als contractmanager:
je bent het contract aanspreekpunt voor het projectteam en de opdrachtnemer
je bewaakt de projectdoelstellingen vanuit het contract en controleert of de opdrachtnemer voldoet aan zijn contracteisen
je vormt een afgewogen oordeel en zorgt actief voor de voortgang van het project

Je taken zijn:
De contractmanager zal in een integraal projectmanagement team (IPM-team) samenwerken. Dit IPM-team bestaat uit een integraal projectmanager, contractmanager, technisch manager, omgevingsmanager en manager projectbeheersing. Het werkpakket zal bestaan uit:
- De contractmanager geeft leiding aan het inkoop contract (beheers)team
- Draagt zorg voor de contractbeheersing en voor de aanbesteding- en contractdocumenten (UAV-GC)
- Stelt het inkoopplan op (met input van interne stakeholders) en dient deze (samen met projectmanager en inkoopadviseur) ter goedkeuring aan bij het tactisch tenderboard en strategisch tenderboard van de gemeente
- Voert regie bij het opstellen van alle contractdocumenten (selectie en gunningsleidraad, aanbestedingsleidraad, Vraagspecificaties, annexen enz.)
- Is, namens de opdrachtgever, eerste aanspreekpunt voor de opdrachtnemer
- Coordineert de (niet-openbare Europese) aanbesteding
- Aansturing van de opdrachtnemer op basis van systeemgerichte contractbeheersing
- Stelt een contractbeheersplan op en zorgt dat op basis van een risicoanalyse (proces, systeem of product) toetsen worden bepaald en worden uitgevoerd
- Besluit over goedkeuring (acceptatie of niet acceptatie) van aangeboden documenten door de opdrachtnemer
- Beslist over bonus/malus, opschortingen, kortingen en boetes
- Voert zijn taken uit binnen de gemeente Utrecht conform de standaarden, voorwaarden en contracten
- Laat zich ten aanzien van alle inkoopaspecten inhoudelijk adviseren door de inkoopadviseur
- Laat zich ten aanzien van de Juridische aspecten inhoudelijk adviseren door de bouw- en aanbestedingsjurist
- Verzorgt de evaluatie en de toetsing van het contract aan de opdracht en overige gemaakte afspraken

Jij hebt:
- Minimaal een afgeronde opleiding (WO) in een relevante richting;
- Ervaring met UAV-GC projecten met een investering van > 30 miljoen;
- Minimaal 5 jaar ervaring met inkoop- en/of contractmanagement bij een grote (bij voorkeur G4) gemeente en bent bekend met grote vastgoedprojecten, bij voorkeur met parkeergarages en utiliteitsbouw
- Ervaring met het leidinggeven aan teams in (uitvoerings)projecten,
- Ervaring met het werken voor de gemeente Utrecht is een pre.
- Jij bent bekend en hebt ervaring met het integraal projectmanagement (IPM) model
- Voor het project MXL wordt een UAV-gc contract opgesteld en gewerkt volgens Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB). Kennis op het gebied van Systems Engineering (SE) is een pre.

Vaardigheden/capaciteiten
Je bent goed in het sturen op het naleven van de overeenkomst en gezamenlijk zoeken naar oplossingen.
Je kunt goed onderhandelen en gezamenlijk met verschillende stakeholders tot het beste resultaat komen.
Je kunt samenwerken, anderen verbinden en coachen, en je collegas meenemen in veranderingen.
het goed afstemmen van de contractaspecten met de andere projectmanagement teamleden, zoals de projectmanager, technisch manager, omgevingsmanager en manager projectbeheersing is belangrijk.
Je kunt buiten de bestaande kaders denken en innovatieve, andersoortige contractvormen benutten. Hierbij vind je het leuk om je collegas en andere stakeholders te overtuigen en hen mee te nemen in jouw visie.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland op in de week van 6 januari 2025. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief en circa 75% voor kwaliteit.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief en circa 75% voor kwaliteit.