Medewerker Semi-statisch en openbaar archief

Opdracht omschrijving
Als medewerker semi-statische en openbare archieven is de kandidaat verantwoordelijk voor het beschikbaar en toegankelijk maken van informatie uit zowel gemeentelijke als private archieven. 

De kandidaat heeft passie voor de cultuurhistorische waarde van ons archiefmateriaal en zorgt ervoor dat het optimaal bewaard en makkelijk vindbaar blijft. Daarnaast heeft de kandidaat een belangrijke rol bij het adviseren over zaken als openbaarheid, permanente bewaring en gegevensvernietiging. De kandidaat is nieuwsgierig naar de mogelijkheden van digitale dossiervorming en de implementatie van een e-depot. 

De aard en inhoud van deze opdracht brengt met zich mee dat er vanuit de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) er een risico bestaat dat er sprake is van een fictieve dienstbetrekking. Zelfstandigen zonder personeel (ZZP’ers, maar ook BV's met enkel een directeur-grootaandeelhouder) kunnen om deze reden niet (rechtstreeks) inschrijven op deze opdracht. Als een zelfstandige zonder personeel of een BV met enkel een directeur-grootaandeelhouder zich inschrijft leidt dit uitsluiting tot van de opdracht. 

Verantwoordelijkheden
Voor de functie van medewerker semi-statische en openbare archieven zoeken we iemand die samen met de huidige medewerkers de afdeling DIV nog meer gezicht geeft in de organisatie. 

• De kandidaat zorgt ervoor dat informatie en gegevens uit zowel gemeentelijke als private archieven beschikbaar en toegankelijk zijn voor onze interne organisatie;

• De kandidaat draagt zorg voor het behoud en de restauratie van gemeentelijke archieven;

• De kandidaat houdt dagelijks toezicht op en voert operationele taken uit met betrekking tot semi-statische en openbare archieven;

• De kandidaat beheert de selectielijst en voert de hieruit voortkomende acties uit;

• De kandidaat voert vernietigingslijsten van analoge documenten uit de semi-statische archieven in en adviseert het management hierover;

• De kandidaat stelt beschrijvende inventarissen op en legt deze ter goedkeuring voor aan het management;

• De kandidaat draagt officieel archieven over aan de openbare archiefbewaarplaats.

Beschikbaarheid
De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 december 2024 tot en met 30 juni 2025 voor 16 - 24 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. De opdracht is voor 16-24 uur per week. Opdrachtgever heeft de bevoegdheid om gedurende de looptijd van de overeenkomst de inzet te verhogen tot maximaal 36 uren per week waarbij het uurtarief ongewijzigd zal blijven, tenzij partijen bij urenuitbreiding een lager uurtarief overeenkomen vanwege de verhoging van de inzet. Een hoger uurtarief is uiteraard niet mogelijk. Deze urenuitbreiding is optioneel, opdrachtnemer kan hier geen rechten aan ontlenen. Uitbreiding geschiedt in overleg met opdrachtnemer en wordt indien van toepassing nader schriftelijk vastgelegd. Bij inschrijving dient u uit te gaan van het minimaal aantal uren per week. De opdracht is verkort uitgezet omdat wij graag snel invulling willen geven aan een vervanging van een lopende opdracht. De gesprekken vinden plaats op woensdag 11 december 2024. We vragen je hier rekening mee te houden.

Eisen

• U voegt een CV van maximaal 3 pagina's A4 toe.

• U voegt een motivatiebrief van de kandidaat van maximaal 2 pagina's A4 toe.

• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring binnen het werkveld van Documentaire Informatievoorziening (DIV) in een gemeentelijke omgeving.

• De kandidaat heeft minimaal een MBO werk- en denkniveau, wat blijkt uit een succesvolle afronding van een MBO-opleiding op het gebied van Informatiebeheer, zoals SOD1 en SOD2, of LARM en/of LRM. Als de kandidaat ook de opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA) hebt gevolgd, is dat een plus.

• De kandidaat heeft kennis van diverse wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, de Selectielijst en relevante wetgeving zoals de AVG.

• De kandidaat is analytisch en kan goed prioriteiten stellen, zowel bij het bepalen van taken in grote archiefblokken als bij periodieke werkzaamheden.

• De kandidaat is in staat om duidelijk en concreet schriftelijke verslagen en rapportages op te stellen en te rapporteren aan de archivaris over de kwaliteit en ontwikkelingen in het semi-statisch en oud-archief.

Wensen

• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring binnen het werkveld van Documentaire Informatievoorziening (DIV) in een gemeentelijke omgeving (40%)

• De kandidaat heeft een Mbo-opleiding op het gebied van Informatiebeheer, zoals SOD1 en SOD2, of LARM en/of LRM (40%)

• De kandidaat heeft een positieve houding ten opzichte van de Friese taal (20%)