Projectsecretaris

In verband met ziektevervanging zijn wij op zoek naar een ervaren Projectsecretaris (PS).

De projectsecretaris gaat een of meerdere projectmanagers binnen het Programma Wonen ondersteunen.

De projectsecretaris voert regie over de verschillende projectfases van het project en is de rechterhand en op deelaspecten de plaatsvervanger van de projectmanager. Het is aan de PS om het complete project inclusief de deelprojecten te monitoren, verbindingen te leggen, informatiestromen te regisseren en het besluitvormingsproces te faciliteren. Daarmee zorgt hij/zij op de achtergrond voor een soepel en beheerst projectverloop en draagvlak bij alle betrokkenen. Wij durven best te beweren dat je als projectsecretaris onmisbaar en eigenlijk de motor bent achter onze succesvolle projectenaanpak.

De projectsecretaris zorgt voor rust, overzicht en verbinding tussen alle in- en externe stakeholders van het project. Hij/zij houdt de voortgang van het project scherp in de gaten, signaleert en rapporteert budgetoverschrijdingen naar de projectmanager en monitort de specifieke projectrisico's. Hij/zij beheert en bewaakt de hele administratieve en financiële projecthuishouding en draagt bij aan de planning en control cyclus. Ook coördineert de PS in het bestuurlijke besluitvormingsproces en adviseert en ondersteunt de projectmanager bij rapportages en het updaten van projectplannen. De PS neemt deel aan projectvergaderingen, houdt actiebesluitenlijst bij en zorgt voor de opvolging ervan. Verder stelt de PS in opdracht van de projectmanager projectdocumenten op zoals contracten, risicoanalyses en andere beleidsdocumenten.

De kandidaat gaat werken in het hart van onze projectenorganisatie en heeft functionele contacten met alle stakeholders die bij het project betrokken zijn. Vaak zijn dat collega's van andere organisatieonderdelen, onze inwoners of vertegenwoordigers van externe partijen waarmee wordt samengewerkt.

Verantwoordelijkheden

De projectsecretaris is de rechterhand van de projectmanager. De PS heeft de drive om ieder project succesvol op te leveren. Hij/zij houdt het hoofd koel in iedere situatie, bewaart het overzicht en voert op de achtergrond de projectregie zodat de projectmanager zich kan richten op de hoofdlijnen. De rol is dus veelomvattend: hij/zij zorgt voor de verbinding tussen de verschillende stakeholders van het project, rapporteert en informeert, organiseert de projectondersteuning, bewaakt de procesvoortgang en zorgt voor onderbouwende stukken in het besluitvormingsproces.

De PS laat niks aan het toeval over en zorgt er voor dat alle randvoorwaarden zijn ingevuld, projectrisico's worden gemonitord en de besluitvorming soepel kan verlopen. Hij/zij moet dus wel tegen een stootje kunnen! De kandidaaat vindt makkelijk zijn weg in een politiek gestuurde organisatie, is resultaatsgericht, analytisch, legt makkelijk verbanden en is in staat overzicht te creëren. Hij/zij communiceert makkelijk, weet wat hij/zij wil en hoe hij/zij dat kan bereiken.

• een hbo werk- en denkniveau en heeft zichzelf ondertussen bewezen op het gebied van project- en procesmanagement.
• een resultaatgerichte verbinder en zet graag alles op alles om "zijn/haar" project succesvol naar het eindstation te brengen: op tijd, binnen budget en met tevreden stakeholders!

• Uurtarief Maximaal: € 90,00
• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe.
• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangetoond door een afgeronde HBO opleiding
• Meerder jaren ervaring als projectsecretaris, bij voorkeur bij een overheidsorganisatie
• Uitgebreide kennis van en ervaring met Projectmatig werken
• Affiniteit met woningbouw en woningbouwprojecten
• Kandidaat is bereid om na gunning de integriteitsverklaring van opdrachtgever (zie bijlage) te ondertekenen. Voor aanvang van de werkzaamheden levert kandidaat deze in bij opdrachtgever.
• De kandidaat kan en is bereid na gunning een geldig VOG, risicogebieden 1, 4 en 8 (8 alleen bij functies in het Sociaal Domein), te overleggen. De VOG dient voor aanvang van de werkzaamheden te zijn overlegd aan opdrachtgever (de kandidaat kan pas starten als de VOG is ingeleverd).
• Kandidaat is geen ZZP-er. Dit is geen opdracht voor een zzp-er aangezien dit een functie is die is ingebed in de organisatie, waarbij hierarchisch aangestuurd wordt door opdrachtgever en kandidaat zelf de opdracht moet uitvoeren. Ook via een doorleenconstructie is een zzp-er daarom geen optie.

Wensen

• Ervaring als projectsecretaris bij een overheidsinstelling (Gewicht: 100%)

Competenties

• Resultaatgericht
• Verbinder
• Kennis projectmanagement
• Communicatieve eigenschappen
• Relevante vakinhoudelijke kennis
• Overtuigende visie op de opdrachtuitvoering

De opdracht wordt uitgevoerd voor de gemeente Súdwest-Fryslân. De projectsecretaris gaat een of meerdere projectmanagers binnen het Programma Wonen ondersteunen.

De kandidaat gaat werken in het hart van onze projectenorganisatie en heeft functionele contacten met alle stakeholders die bij het project betrokken zijn. Vaak zijn dat collega's van andere organisatieonderdelen, onze inwoners of vertegenwoordigers van externe partijen waarmee wordt samengewerkt.

Fase 2: Het interview

Als Inschrijver in de top x [invullen aantal] is geëindigd, ontvangt inschrijver een uitnodiging voor het interview. Tijdens het interview wordt een verificatie gedaan op basis van de aangeboden offerte. Als de verificatie positief is wordt de kandidaat beoordeeld op basis van criteria.

Optie tot verlenging: ja, maar nog niet bekend

Hybride: Bij Súdwest-Fryslân werken we waar we nodig zijn. Heb je afspraken waarbij je fysiek bij aanwezig moet zijn, dan ben je op kantoor. Heb je geen verplichtingen op kantoor en leent de functie zich voor thuiswerken, dan kun je thuis werken. We werken minimaal 2 dagen per week op kantoor.

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

Indexering tarieven

De overeengekomen tarieven staan in het eerste jaar van de overeenkomst vast. Prijswijzigingen zijn één (1) keer per jaar mogelijk, per ingang van het eventuele navolgende contractjaar van de overeenkomst. Opdrachtnemer legt een prijswijzigingsvoorstel eerst ter goedkeuring voor aan Opdrachtgever, welke voor akkoord hiermee moet instemmen, alvorens de gewijzigde prijs als uitgangspunt geldt. Prijswijzigingen door Opdrachtnemer zijn gelimiteerd tot maximaal de (eventuele) stijging van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) laatst gepubliceerde jaarmutatie kwartaalprijsindexcijfer voor de index "78 arbeidsbemiddeling en personeelsvoorziening", (index 2015=100).

SROI

Indien de totale opdrachtwaarde van de opdracht (al dan niet na verlenging) boven € 100.000,- uitkomt, dan is bieder verplicht om social return (2%) over de gehele opdracht toe te passen.

CV

Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 5 pagina's A4. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.