Administratief Bedrijfsbureaumedewerker

Voor het Uitvoeringsbedrijf Openbare Ruimte (UOR) van de gemeente Schouwen-Duiveland zijn wij op zoek naar een Administratief Bedrijfsbureaumedewerker. Het betreft een structurele functie binnen het bedrijfsbureau van het UOR. Je maakt onderdeel uit van de vaste organisatie en vervult een belangrijke rol in de dagelijkse ondersteuning van de bedrijfsvoering. De werkzaamheden zijn daarmee ingebed in de reguliere formatie en processen van de afdeling.

Als Administratief Bedrijfsbureaumedewerker ondersteun je het bedrijfsbureau bij uiteenlopende administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden. Je vormt een vaste schakel binnen het team en draagt bij aan de continuïteit van de dienstverlening.

Dit ga je doen

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het behandelen van zaakmeldingen in de openbare ruimte en het zorgvuldig verwerken van MOOR-meldingen.
• Het verzorgen van de inkoopadministratie en het beheren van digitale en fysieke archieven.
• Het uitvoeren van secretariële werkzaamheden voor het Uitvoeringsbedrijf Openbare Ruimte.
• Het opstellen van memo's, brieven en overige correspondentie en het verzorgen van een correcte administratieve verwerking.
• Het ondersteunen van het bedrijfsbureau bij de personeels-, materieel- en werkplanningen.
• Het plannen en organiseren van verplichte opleidingen en trainingen en het verwerken van de bijbehorende administratie.
• Het beheren van actie- en knelpuntenlijsten en het opstellen van rapportages.
• Het verzamelen, verwerken en beheren van gegevens voor projectrapportages.
• Het ondersteunen bij het opstellen van projectplannen, subsidieaanvragen en verantwoordingsrapportages.

• 'Bring your own device' is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
• Een aantoonbaar afgeronde opleiding op mbo niveau 3 of 4 in een administratieve of secretariële richting;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker/ projectondersteuner binnen het ruimtelijk domein, benoem duidelijk waar dit is opgedaan;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met Microsoft Office, Corsa, Decos en MOOR.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het behandelen van zaakmeldingen in de openbare ruimte en het verwerken van MOOR-meldingen (15 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker/ projectondersteuner ruimtelijk domein binnen een overheidsorganisatie (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het verzorgen van de inkoopadministratie en het beheren van digitale en fysieke archieven (10 punten);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het beheren van actie- en knelpuntenlijsten en het opstellen van rapportages en het verzamelen, verwerken en beheren van gegevens voor projectrapportages (15 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen bij het opstellen van projectplannen, subsidieaanvragen en verantwoordingsrapportages en met de personeels-, materieel- en werkplanningen (30 punten);
  • Aantoonbare werkervaring met alle onderwerpen (6x) (30 punten);
  • Aantoonbare werkervaring met 4 of meer onderwerpen (20 punten);
  • Aantoonbare werkervaring met 2 of 3 onderwerpen (10 punten);
  • Aantoonbare werkervaring met minder dan 2 onderwerpen (0 punten);

Competenties

• Je bent communicatief sterk, zelfstandig en weet prioriteiten goed te stellen.
• Je hebt een proactieve houding en denkt graag mee over verbeteringen in werkprocessen.
• Je bent een nauwkeurige en georganiseerde werker die energie krijgt van structuur, overzicht en het soepel laten verlopen van processen.
• nauwkeurigheid, zelfstandigheid, samenwerking, initiatief en organisatievermogen.

Met zo'n 400 collega's zetten we ons bij de gemeente Schouwen-Duiveland dagelijks in voor ons mooie eiland. We juichen initiatieven vanuit onze samenleving van harte toe en helpen waar mogelijk. Hierbij denken we niet vanuit wat 'moet'; we denken juist vanuit wat kan. We stellen hierbij de mensen – onze inwoners, ondernemers, en gasten - centraal. Dit geldt ook voor iedereen die bij de gemeente Schouwen-Duiveland werkt. Omdat 'de mens centraal stellen' voor iedere functie wat anders betekent, krijg je bij ons de ruimte om hier je eigen aanvulling aan te geven. Een bewezen sleutel tot succes!

De gesprekken bij de opdrachtgever worden op een nader moment gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen hier z.s.m. bericht over. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend

Hybride: Hybride werken is mogelijk in overleg.

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 6/7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, exclusief motivatiebrief en voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf. Motivatie opgesteld door de professional zelf.

Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.