Ondersteuning bestuurlijke secretariële processen

De opdracht betreft het tijdelijk leveren van ondersteuning bij de inrichting, coördinatie en uitvoering van bestuurlijke secretariële processen rondom de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders.

Jij draagt zelfstandig zorg voor het structureren en optimaliseren van werkprocessen, zodat afspraken efficiënt, tijdig en zorgvuldig plaatsvinden. De nadruk ligt op het aanbrengen van overzicht, structuur en voortgangsbewaking binnen bestuurlijke secretariële processen.

Resultaten:

• Een effectief en overzichtelijke ingerichte agenda- en planningsstructuur voor bestuurlijke overleggen.
• Tijdig en volledig verzorgen van de vergaderstukken in Notubiz
• Een gestructureerde en zorgvuldige afhandeling van (vertrouwelijke) correspondentie
• Professionele organisatie van bestuurlijke bijeenkomsten en werkbezoeken
• Een duidelijk en efficiënt ingericht communicatie- en contact proces voor interne en externe stakeholders.

Werkzaamheden:

• Coördineren en structureren van bestuurlijke agenda's;
• Voorbereiden en completeren van vergaderstukken;
• Bewaken van voortgang en deadlines binnen de bestuurlijke processen;
• Beheren van mailboxen en correspondentie;
• Organiseren van bijeenkomsten en bestuurlijke momenten;
• Afstemming met interne en externe stakeholders.

• Aantoonbare ervaring met bestuurlijke ondersteuning binnen een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie;
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• Ervaring met vertrouwelijke informatie en politieke sensitiviteit;
• Zelfstandig, proactief en resultaatgericht;
• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4;
• Aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse of vergelijkbare rol binnen een gemeentelijke of (semi) overheidsorganisatie;
• Aantoonbare ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Beschikbaar voor minimaal 32 - 36 uur per week.

Wensen

• De professional heeft relevante werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie. (Weging: 15%)
• De professional heeft ervaring met het werken met vertrouwelijke informatie.
• De professional heeft kennis en ervaring met Politiek-bestuurlijke sensitiviteit. (Weging: 15%)
• De professional heeft een aantoonbare afgeronde mbo-4 opleiding. (Weging: 15%)
• Tijdens het interview wordt de professional getoetst op de gewenste competenties en de mate van geschiktheid voor de uit te voeren werkzaamheden. (Weging: 25%)

Competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Nauwkeurigheid
• Plannings- en organisatievermogen
• Communicatieve vaardigheden.

De interviews staan vrijdagochtend 10 april gepland.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Aanleveren na gunning:

• VOG
• Geactualiseerde UEA
• Verklaring van geheimhouding en integriteit