Officemanager Griffie

Officemanager Griffie

Jij bent het administratieve en secretariële hart van de griffie. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt.

Wat ga je doen?

• registreert en plaatst documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgt de volledige administratieve afhandeling;
• bewaakt actief alle termijnen binnen het besluitvormingsproces;
• zorgt voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens onze schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam;
• beheert de mailbox van de griffie en handelt berichten tijdig en zorgvuldig af, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs;
• bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties en helpt hen vriendelijk en servicegericht op weg;
• ondersteunt de forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceert de forumagenda’s na vaststelling door het presidium. Later verzorg je ook de publicatie van de raadsagenda;
• biedt secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken;
• onderhoudt contact met inwoners, bijvoorbeeld wanneer zij zich willen aanmelden om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering;
• organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes: van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten;
• monitort na vaststelling door de gemeenteraad de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl;
• kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in raadsinformatiesysteem iBabs;
• voert diverse andere administratieve werkzaamheden uit die bijdragen aan een goed functionerende griffie.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning aan een griffier.
• Uiterlijk beschikbaar per mei 2026 voor minimaal 36 uur per week.
• Aantoonbaar beschikbaar op maandag, dinsdagochtend en woensdag fysiek aanwezig zijn in het gemeentehuis in Rijswijk. Op donderdag en vrijdag thuiswerken.

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning aan een griffier.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met het systeem iBabs. Benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan.
• Aantoonbare werkervaring met interne en externe stakeholders.

Gemeente Rijswijk
De gemeente Rijswijk bestaat uit ongeveer 600 collega’s. Onze stad groeit. Er komen steeds meer inwoners bij. Ons dienstenpakket wordt groter en veranderingen gaan steeds sneller. Hierdoor zijn wij als organisatie volop in beweging. Jouw ideeën en kennis kunnen we hierbij goed gebruiken.

In onze organisatie:

• Ben jij welkom met jouw ideeën en kennis
• Stimuleren wij een inclusieve (werk)cultuur

Jouw team

Jij komt te werken in team Griffie, een bijzondere tak binnen de gemeente. Je valt niet onder het college van burgemeester en wethouders, maar onder de gemeenteraad. Samen met jouw collega’s zorg je dat de raad politieke besluiten kan nemen die bijdragen aan de lokale democratie.

Geen dag is hetzelfde en je hebt contact met inwoners, bestuurders en raadsleden. Dit is dé plek voor wie graag meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt.

Het team is zelfstandig en bestaat uit de griffier, drie raadsadviseurs, een communicatieadviseur, een officemanager en een algemeen medewerker.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste drie professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 18 mei 2026, 11:00 uur. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 15 mei 2026 bericht.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend.

Hybride: Op maandag, dinsdagochtend en woensdag is fysieke aanwezigheid vereist in het gemeentehuis in Rijswijk, terwijl op donderdag en vrijdag thuiswerken mogelijk is.

Overig algemeen:

Deze functie is ingedeeld in functieschaal Schaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de wet gelijke behandeling.

De administratieve partner brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Offerte eisen: Maximaal 5 pagina’s excl. motivatiebrief en excl. voorblad, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.