Projectleider aanbesteding systeem Sociaal Domein

Omschrijving van de opdracht
Inhuur voor een tijdelijke functie van Projectleider aanbesteding systeem Sociaal Domein.

Onze consulenten (jeugd, Wmo, Participatiewet, minimaregelingen), maken momenteel gebruik van de applicaties Aeolus Front en Aeolus Back van H&E. Ongeveer 50 collega’s maken gebruik van de applicatie.

We gaan een aanbesteding starten om die applicatie te vervangen. 

Verantwoordelijkheden

• Alle eisen en wensen die door de consulenten (en anderen) zijn verwoord te vertalen naar een bruikbaar programma van eisen;

• Alle eisen en wensen die vanuit ICT zijn (of worden) verwoord op te nemen in dat programma van eisen;

• Met dat programma van eisen de aanbesteding voor te bereiden;

• Bestaande (en gewenste) processen op zodanige wijze beschrijven dat zij geschikt zijn voor opname in het programma van eisen;

• De aanbesteding als inhoudelijke projectleider te begeleiden met evt. een marktconsultatie, tot en met definitieve gunning. De projectleider is verantwoordelijk voor de juiste inhoud van de stukken en voor de procedurele begeleiding van de aanbestedingsprocedure in overleg met team inkoop;

• (Optioneel) de implementatie begeleiden.

Beschikbaarheid
De kandidaat is initieel ten minste inzetbaar vanaf 1 mei 2025 tot 1 april 2026 voor gemiddeld 24 uur per week beschikbaar voor de aanbestedingsfase en vervolgens optioneel (naar schatting maximaal) 9 maanden voor de implementatiefase. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de schatting van (gemiddeld) aantal uren per week en de looptijd. Het dient uitsluitend ter indicatie. Het aantal uur per week zal maandelijks onderlinge afstemming tussen opdrachtnemer en opdrachtgever bepaald worden, waarbij flexibiliteit gevraagd wordt aan inzet van de projectleider om de projectdoelstellingen tijdig te halen.

Wanneer de (optionele) projectdoelstellingen behaald zijn, eindigt de opdracht van rechtswege. Langere inzetbaarheid kan worden verlangd indien dit voor het behalen van (optionele) projectdoelstellingen nodig blijkt. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

1. U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe met (een) referentie(s) van de afgelopen 3 jaren, met de mogelijkheid om contact met referent(en) op te nemen.

2. Wat we van de projectleider verwachten:

   • Inhoudelijke kennis van het Sociaal Domein;

     • Wet- en regelgeving: De projectleider moet bekend zijn met de relevante wetgeving in het sociaal domein, specifiek WMO, Jeugdwet;

     • Werkprocessen en praktijk: Dat de projectleider een goed begrip heeft van hoe de gemeente de uitvoering van deze wetten organiseert, is cruciaal. De projectleider moet weten welke processen een (regie)systeem moet ondersteunen, zoals cliëntregistratie, aanvraagbehandeling en zorgtoewijzing, casemanagement, betalingen en samenwerking met zorgaanbieders en dergelijke.

   • Technische kennis en systeeminzicht:

     • IT-infrastructuur en beveiliging: De projectleider moet begrijpen hoe het nieuwe systeem past binnen de bestaande IT-infrastructuur van de gemeente en hoe het integreert met andere systemen, zoals gemeentelijke databases en externe platforms.

     • Kennis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en informatiebeveiliging.

   • De projectleider moet bekend zijn met de Europese en nationale regels voor openbare aanbestedingen en ervaring hebben met het begeleiden van complexe aanbestedings- en implementatieprojecten van ICT-systemen;

3. Welke competenties dat vraagt:
   Voor de aanbestedingsfase:

   • Stakeholdermanagement – de projectleider moet kunnen omgaan met verschillende belanghebbenden, waaronder gebruikers van het systeem (consulenten & administratie), IT-afdelingen, zorgaanbieders, leveranciers;

   • Communicatief sterk – de projectleider moet in staat zijn de taal van de medewerkers, in al hun verschillende vakgebieden, te spreken, maar ook die van leveranciers;

   • Omgevingssensitief – de projectleider moet in staat zijn in te schatten hoe ideeën, ontwikkelingen ontvangen kunnen gaan worden en haar aanpak daarop aan te passen;

   • Gestructureerd – de projectleider moet in staat zijn om overzicht te houden en op de goede momenten of plekken actie te ondernemen;

   • Vasthoudend – de projectleider moet in staat zijn om haar projectgroep en de andere collega’s mee te nemen in de ontwikkelingen, ook al zitten daar mensen bij die minder enthousiast zijn;

   Voor de implementatiefase:

   • Veranderingsmanagement – het invoeren van een nieuw systeem vereist vaak veranderingen in werkprocessen. De projectleider moet ervaring hebben met het begeleiden van organisaties door een transitie, inclusief het opleiden van gebruikers en het aanpassen van processen.

4. De opdracht moet worden uitgevoerd door de, in het voorstel gepresenteerde, kandidaat. Mocht er sprake zijn van onvoorziene omstandigheden waardoor deze kandidaat de opdracht niet kan uitvoeren, dan neemt de opdrachtgever het initiatief richting opdrachtnemer of en zo ja op welke termijn vervanging gewenst is.
   Het inwerken van de vervanging komt voor rekening van de opdrachtnemer. Na verzoek tot vervanging door opdrachtgever staat het opdrachtnemer vrij een volwaardige geschikte vervanger af te vaardigen, mits de opdrachtgever in de gelegenheid wordt gesteld vooraf een kennismakingsgesprek te voeren met deze vervanger.
   De opdrachtgever heeft het recht de vervanger te weigeren op redelijke gronden. Indien gewenst door opdrachtgever stelt de opdrachtnemer vervolgens een andere kandidaat voor volgens dezelfde procedure.

Competenties

• Stevige en zakelijke gesprekspartner, in staat om anderen te overtuigen en indien nodig weerstand te overwinnen; - Communicatief vaardig en stressbestendig;

• Kan verbindend optreden tussen stakeholders en samenwerkingspartners, zowel in- als extern;

• Bestuurlijk sensitief en procesgevoelig.

Gunningscriteria

1. Aansluiting profielschets op bovengenoemde eisen. Aan de inschrijver wordt gevraagd een korte profielschets (maximaal 1 A4) op te nemen met voorbeelden uit de praktijk in de inschrijving, waaruit de mate aansluiting op de eisen kan worden bepaald. De opdrachten die worden aangehaald in deze beschrijving dienen herleidbaar te zijn uit het c.v.
   75 %

2. Flexibiliteit van inzet. Er kan grote verschil zitten per periode wat er aan inzet wordt verlangd. Hoe gaat inschrijver hiermee om wanneer er ook andere opdrachten lopen, zodat de nodige inzet kan worden gegarandeerd. De opdrachtgever wenst als uitgangspunt inzet op vaste dagen en dat hier indien nodig van afgeweken kan worden.
   25 %

Aanvullende informatie
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 5 pagina's A4. WerkenInGelderland behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.