Bestuurssecretaresse

Voor het cluster Concernstaf zoeken wij een enthousiaste bestuurssecretaresse die het team komt versterken. In deze afwisselende functie ondersteun je onze bestuurders en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Met jouw scherpe blik, dienstverlenende instelling en gevoel voor samenwerking maak jij iedere dag het verschil.
Houd je ervan om overzicht te houden, agenda's te beheren en administratieve werkzaamheden nauwkeurig uit te voeren?

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaresse ben je een onmisbare ondersteuner van één of meerdere bestuurders. Je bent veelzijdig, flexibel en weet snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Samen met je collega's vorm je een zelfsturend team dat zorgt voor een professionele en soepele ondersteuning van de bestuurders en hun portefeuille.

Je houdt van afwisseling en gaat nieuwe uitdagingen graag aan. Daarbij weet je hoe belangrijk het is om vertrouwelijke informatie zorgvuldig en discreet te behandelen. Je ondersteunt en ontzorgt de bestuurder(s) onder andere door:

• het beheren van complexe agenda's en het plannen van afspraken;
• het ontvangen van bezoekers en het beantwoorden van telefoontjes als eerste aanspreekpunt;
• het voorbereiden van vergaderingen en het verzorgen van vergaderstukken voor bestuurlijke besluitvorming;
• het bewaken van een goede bereikbaarheid en het verwerken van post, e-mails en nieuwsberichten;
• het organiseren van bijeenkomsten en het regelen van facilitaire zaken.

In deze functie heb je veel contact met collega's, externe relaties en bestuurders. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt jouw werk uitdagend en interessant.

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuning;
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en Excel), benoem duidelijk waar deze is opgedaan;
• Je voegt een persoonlijke motivatie toe, waarin wordt ingegaan op: geschiktheid voor de opdracht en de motivatie voor deze opdracht. De motivatie is door jou zelf geschreven. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden.
• Beschikbaar per uiterlijk 3 augustus 2026 voor gemiddeld 24 uur of meer.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een secretariële of managementondersteunende richting (10 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse met het organiseren van bijeenkomsten en het regelen van facilitaire zaken (20 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaressehet beheren van complexe agenda's en het plannen van afspraken en het voorbereiden van vergaderingen en het verzorgen van vergaderstukken voor bestuurlijke besluitvorming binnen een gemeente (30 punten);
• Je bent bereid akkoord te gaan met een deta-vast-constructie, waarbij je na [1.040] gewerkte uren, indien de opdrachtgever dit wenst, kosteloos in dienst treedt bij de opdrachtgever (5 punten);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie (35 punten);
  • meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente (35 punten);
  • tussen de 3 en 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente (25 punten);
  • meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een andere overheidsorganisatie (15 punten);
  • geen aantoonbare werkervaring of minder dan 3 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie (0 punten).

Competenties

• Jij bent een stevige en zelfverzekerde persoonlijkheid die rustig blijft, ook wanneer de druk toeneemt. Dankzij jouw ervaring binnen de overheid begrijp je hoe het politieke en bestuurlijke speelveld werkt. Je hebt gevoel voor verschillende belangen en weet hier zorgvuldig mee om te gaan.
• Je bent flexibel en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Onverwachte situaties zie je als een uitdaging en wanneer dat nodig is, zet je graag een stap extra. Daarbij werk je nauwkeurig, houd je overzicht en weet je prioriteiten te stellen.
• Nieuwe informatie maak je je snel eigen en je weet verbanden te leggen tussen verschillende onderwerpen. Dankzij jouw politiek-bestuurlijke sensitiviteit en omgevingsbewustzijn weet je precies wat er speelt en wat er nodig is.

Gemeente Maassluis, een stad met 37.000 inwoners waar geschiedenis en scheepvaart samenkomen met nieuwe ideeën. Je komt terecht in een organisatie vol met trotse mensen, een plek waar we samen het verschil maken. Met bijna 300 medewerkers werken wij onder het motto: "Samen zijn wij Maassluis: Investeren in een duurzame toekomst".

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv's die punten scoren offertes van de professionals die in de voorselectie zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De minimaal 2 professionals die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende professional (inderdaad) voldoet aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende professional in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 28 juli 2026. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk opmaandag 27 juli 2026 bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend.

Hybride: De opdracht wordt vervuld op woensdag en vrijdag, overige dagen in overleg. Hybride werken is niet mogelijk.

Overig algemeen:

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de wet gelijke behandeling.