Omschrijving

Context

Cluster Beheer is verantwoordelijk voor het beheer van de openbare ruimte en sportaccommodaties. Samen met onze partners en bewoners zorgen wij voor een schone, hele en veilige stad waardoor het er fijn wonen, werken en recreëren is. Het cluster bestaat uit 6 afdelingen; afdeling Regie Integraal Beheer (RIB), afdeling Werkvoorbereiding & Toezicht (W&T), afdeling Bedrijfsvoering en Ontwikkeling Beheer (BOB) en 3 uitvoerende afdelingen: Civiel & Cultuurtechniek, Inzameling & Reiniging en Sport. Binnen het cluster werken ongeveer 350 medewerkers.

De kerntaak van de afdeling RIB is de regie op het beheer en onderhoud van alle domeinen van de openbare ruimte en sport. Dit doen we integraal, duurzaam en waar mogelijk wijkgericht. Wij werken zo veel mogelijk planmatig, gebaseerd op meerjarenbeheerplannen en op de geldende beleidskaders. RIB fungeert als schakel tussen de beleidsafdelingen en de uitvoering. Het team RIB is procesverantwoordelijk voor beheer en onderhoud op deze domeinen. We vormen met elkaar een resultaatgericht, flexibel en dynamisch team en helpen elkaar om een zo mooi mogelijk resultaat voor onze stad te realiseren.

Opdracht

Binnen de afdeling RIB zijn we op zoek naar een senior Programma- en projectsecretaris voor de duurzame integrale wijkvernieuwingsprojecten. Het zijn vernieuwende projecten, waarin we zowel ondergronds als bovengronds klimaatadaptieve maatregelen nemen, biodivers vergroenen, ruimte maken voor energietransitie en waar mogelijk circulair werken. Fase 1 betreft de buurten Horsten, Rodes en de Rondweg.

In de afgelopen jaren hebben we een aantal projecten als pilot uitgevoerd en van ieder project leren we meer. Daarop bouwen we in de nu lopende en nieuw op te starten projecten voort. De senior Programma- en projectsecretaris is de spil enerzijds binnen de interne organisatie tussen de verschillende afdelingen voor deelgebieden die nog in planontwikkeling zitten en het bestuurlijk proces tot besluitvorming nog moeten doorlopen en ondersteunt hij de projectmanager hierbij. Anderzijds de spil tussen de overige projectteamleden en verantwoordelijk voor de projectbeheersingsaspecten Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd, Geld, Risico en Communicatie zowel van het programma als van de deelprojecten.

Hij heeft contact met alle betrokkenen binnen de organisatie en zorgt voor de juiste en tijdige afstemming tussen alle partijen. We hechten er veel waarde aan als de senior Programma- en projectsecretaris snel kan schakelen als er zaken spelen tussen het projectteam, ambtelijke opdrachtgever, budgethouders, projectcontroller en bestuurlijk waar gemanaged moet worden tussen de verschillende partijen. Daarnaast verzorg je als senior Programma- en projectsecretaris ondersteunende werkzaamheden voor de verschillende projectteams. Je ondersteunt de projectmanager is zijn dubbele als manager projectbeheersing.

Eisen

Afgeronde HBO-opleiding;
Uiterlijke startdatum op 2 februari 2026;
Minimaal 5 jaar ervaring als projectsecretaris, waarbij aantoonbare ervaring is opgedaan met programma’s;
Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie als projectsecretaris;
Minimaal 1 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie als programmasecretaris.

Wensen en competenties

Weging Gunningscriteria:

CV en Beantwoording Gunningscriteria - 35 Punten
Gesprek - 50 Punten
Prijs - 15 Punten

Wensen

Subgunningscriterium 1: CV en Beantwoording Gunningscriteria (35/100 punten)
Inschrijver dient in Mercell een CV en Beantwoording Gunningscriteria in, waarin de opleiding(en), werkervaring en toelichting van de aangeboden kandidaat staat beschreven. De aanbestedende dienst wenst in deze documenten in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:
- Opleiding
  De kandidaat beschikt bij voorkeur over een afgeronde HBO opleiding in de richting van Project- en Programmamanagement.
- Ervaring met coördineren en professionaliseren van werkprocessen binnen programma’s
  De kandidaat beschrijft minimaal één concreet voorbeeld waarin hij/zij werkprocessen binnen een programma heeft gecoördineerd, geprofessionaliseerd en uitgewerkt in deelprojecten.
- Zelfstandig doorlopen van programmatrajecten
  De kandidaat geeft in de inschrijving een voorbeeld van een volledig programmatraject dat hij/zij zelfstandig heeft begeleid, inclusief rol en verantwoordelijkheden.
- Bewaken van voortgang en rapporteren
  De kandidaat toont aan ervaring te hebben met het bewaken van voortgang van programma’s en deelprojecten en rapporteerde hierover aan minimaal drie van de volgende: projectmanager, ambtelijke opdrachtgever, budgethouder.
- Opstellen en bewaken van capaciteitsplanningen en urenoverzichten
  De kandidaat beschrijft ervaring met het opstellen en bewaken van capaciteitsplanningen en urenoverzichten, inclusief rapportagevorm.
- Voortgangsrapportages opstellen en presenteren
  De kandidaat geeft een voorbeeld van een situatie waarin hij/zij voortgangsrapportages opstelde en presenteerde aan projectmanager, programmamanager en/of bestuurlijke opdrachtgever ter voorbereiding op besluitvorming.
- Politieke sensitiviteit en bestuurlijke besluitvorming
  De kandidaat beschrijft ervaring met het voorbereiden van stukken voor bestuurlijke besluitvorming en hoe hij/zij politieke sensitiviteit toepaste in het werk.
- Ervaring met programma’s en projecten in planontwikkelingsfase
  De kandidaat geeft een voorbeeld van werkzaamheden in de planontwikkelingsfase van een programma of project.
- Kennis en ervaring met integrale duurzame wijkvernieuwingsprojecten
  De kandidaat benoemt concrete projecten waarin hij/zij betrokken was bij duurzame wijkvernieuwing.
- Affiniteit met klimaatadaptatie
  De kandidaat licht toe hoe hij/zij affiniteit met klimaatadaptatie in het werk heeft toegepast (bijvoorbeeld in projecten of adviezen).
Subgunningscriterium 2 Gesprek (50/100 punten)
De kandidaat wordt voor het gesprek uitgenodigd wanneer deze is beoordeeld met een “8” of hoger voor subgunningscriterium 1. CV en Beantwoording Gunningscriteria. De aanbestedende dienst wenst in het gesprek in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:
- Toont passie voor het vak en een grote mate van betrokkenheid en commitment voor het project/opdracht. Kandidaat geeft in het gesprek voorbeelden die aantonen dat hij/zij zich actief inzet en gemotiveerd is.
- Beschrijft ervaring met werken in grootschalige programma’s waarbij het programma in meerdere deelprojecten (>3) is uitgerold. Kandidaat licht toe welke rol hij/zij had en hoe deze ervaring relevant is.
- Geeft een duidelijke visie op het opzetten, professionaliseren en standaardiseren van werkprocessen binnen een programma. Kandidaat legt uit hoe hij/zij dit zou aanpakken en onderbouwt keuzes.
- Geeft een visie op interne en externe voortgangsrapportages van projecten in de planstudie- en voorbereidingsfase. Kandidaat omschrijft hoe rapportages effectief kunnen worden ingericht.
- Omschrijft visie op het opzetten van capaciteitsplanningen en het bewaken van interne plankosten (uren). Kandidaat geeft aan welke methoden en aanpak hij/zij zou hanteren.
- Legt uit hoe hij/zij omgaat met tegengestelde belangen tussen interne stakeholders. Kandidaat geeft voorbeelden van conflictbeheersing en samenwerking.
- Toont communicatieve kracht en verbindend vermogen tijdens het gesprek. Kandidaat komt over als duidelijk, gestructureerd en samenwerkingsgericht.
- Geeft blijk van motivatie en verbindend gedrag in de toelichting. Kandidaat laat zien hoe hij/zij partijen bij elkaar brengt.
- Beschrijft kennis van interne stakeholders binnen een programma en hoe hij/zij hiermee samenwerkt. Kandidaat benoemt relevante stakeholders en hun rol.
- Toont dat hij/zij een doorpakker is door concrete voorbeelden van besluitvaardig handelen. Kandidaat legt uit hoe hij/zij snel en effectief problemen oplost.
- Laat zien dat hij/zij een teamspeler is en beschikt over goede sociale vaardigheden. Kandidaat geeft voorbeelden van samenwerking en teamdynamiek.
- Beheerst de Nederlandse taal goed, blijkend uit het gesprek. Kandidaat communiceert correct en professioneel.
Subgunningscriterium 3 Prijs (15/100 punten)
Voor deze uitvraag geldt een plafond bedrag van €125,- (uurtarief) excl. Btw en inclusief salariskosten, sociale lasten, algemene kosten, reis- en verblijfkosten en de kosten voor hulpmiddelen die noodzakelijke zijn bij de uitvoering van de opdracht. Inschrijving boven dit bedrag worden terzijde gelegd. Het uurtarief dient uitsluitend vermeld te worden op het offerte/prijs-formulier. Het is niet toegestaan om het tarief te vermelden op andere documenten zoals het CV en de Beantwoording Gunningscriteria. Uw inschrijving kan dan ter zijde worden gelegd.

Competenties

Organisatie en team

De opdrachtgever is Gemeente Leiden. Het meegestuurde document is een generieke overeenkomst en bevat geen specifieke informatie over de organisatie of het team.

Gespreksinformatie

Planning

Beoordeling Inschrijvingen: 22 december 2025
Gesprekken kandidaten: 24 december 2025 tussen 09:00 en 12:00
Versturen Definitieve gunning: 8 januari 2026

Overige informatie

Benodigd aantal professionals: 1

Duur opdracht en verlengingsoptie

Twee (2) jaar met maximale verlengingsoptie van twee (2) maal een (1) jaar.

De Overeenkomst

De initiële duur van de overeenkomst bedraagt twee (2) jaar, 32-36 uur per week, met optie tot verlenging van maximaal twee (2) maal een (1) jaar. De aanvangsdatum van de overeenkomst ligt naar huidig inzicht op 2 februari 2026.

De overeengekomen tarieven staan vast en zijn onveranderlijk tot 1 februari 2027. Opdrachtnemer is gerechtigd vanaf 2 februari 2027 éénmaal per jaar de tarieven aan te passen aan de hand van ten hoogste het CBS prijsindexcijfer cao-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2020=100), Bedrijfstak/Branch M-N Zakelijke Dienstverlening, cao-sector particuliere bedrijven en indexcijfers cao-lonen per uur inclusief bijzondere beloningen, waarbij telkens het gepubliceerde jaarmutatiecijfer (percentage) wordt gehanteerd van het voorafgaande kalenderjaar (ontwikkeling ten opzichte van een jaar eerder).

CV-eisen

Het CV mag maximaal drie (3) A4 zijn, de Beantwoording Gunningscriteria één (1) A4 in lettertype Arial 10 bestaan en de Beantwoording Gunningscriteria één (1) A4 in lettertype Arial 10 bestaan. Dit is inclusief Bijlagen. Dit is inclusief Bijlagen. Bij het overschrijden van het maximale aantal pagina’s, wordt alleen het maximale aantal pagina’s beoordeeld.

In te dienen documenten

Curriculum Vitae;
Beantwoording Gunningscriteria;
Offerte-prijs formulier, getekend door een daartoe bevoegd persoon.

Een kandidaat (persoon) kan één keer worden aangeboden in deze aanbesteding. Indien door twee verschillende bureaus dezelfde kandidaat wordt aangeboden, zal de Aanbestedende dienst dit melden bij de betreffende inschrijvers en deze een redelijke termijn geven om een keuze te maken wel of niet in te schrijven met deze kandidaat. Wordt er geen keuze gemaakt, dan worden de inschrijvingen beide terzijde gelegd en niet in de beoordeling meegenomen.