DAS1.2025-05 Coördinerend Senior Inkoopadministratie

De Opdracht
Wij zijn op zoek naar een Coördinerend Senior Inkoopadministratie & Crediteuren. In deze functie geef je operationeel en functioneel leiding aan het team van de Inkoopadministratie, waaronder de crediteurenadministratie, contractregistratie en financieel administratief medewerkers. Daarbij heb je oog voor zowel de wensen en behoeften vanuit de verschillende klantorganisaties als voor de ontwikkeling van het team. Ook draag je samen met je Teammanager, Manager Inkoop & Financiën en de andere collega teammanagers zorg voor het neerzetten en door ontwikkelen van de nieuwe afdeling Inkoop & Financiën.

Team Contractadvies en Inkoopadministratie bestaat uit zo’n 40 collega’s. We weten elkaar makkelijk te vinden om te overleggen en om samen te werken. Het onderdeel inkoopadministratie (waar jij operationeel leiding aan geeft) bestaat uit zo’n 20 collega’s. De inkoopadministratie bestaat uit financieel administratief medewerkers, medewerkers contractregistratie en medewerkers P2P. De collega’s van het team Contractadvies en Inkoopadministratie werken ook nauw samen met de collega’s van Team Inkoop en aanbesteden en Team Financieel Beheer & Debiteuren.

Het team Contractadvies en Inkoopadministratie geeft uitvoering aan de inkoopadministratie, oftewel de keten van contractregistratie tot factuurafhandeling. We verwerken binnenkomende facturen, maken bestelorders en draaien ook de Servicedesk financiën. Daarnaast houden wij ons bezig met het aanmaken/onderhouden van relaties in ons systeem en bewaken wij een groot deel van de door de organisatie opgevraagde rapportages

Je bent in staat om op mensgerichte, inspirerende en enthousiasmerende wijze de collega’s van de Inkoopadministratie mee te nemen. Je hebt uitgebreide kennis van en ervaring met de gemeentelijke financiën en bent in staat dit op diverse manieren in te zetten bij het functioneel en operationeel aansturen van jouw team. Je neemt het voortouw, maar zorgt ook dat je het team meekrijgt. Je bent flexibel en bent dagelijks bezig met diverse vragen en/of werkzaamheden.

De coördinerend senior is verantwoordelijk voor de werkverdeling en prioriteitsstelling van taken van de medewerkers bij de Inkoopadministratie. De coördinerend senior geeft operationeel en functioneel leiding aan medewerkers (voornamelijk financieel administratief medewerkers, medewerkers Purchase2Pay en servicedeskmedewerkers). De coördinerend senior heeft geen hiërarchisch leidinggevende taken en is ondersteunend aan de teammanager.

De coördinerend senior inspireert, stimuleert en enthousiasmeert zijn/haar team, neemt de medewerkers mee in veranderingen in het werk en creëert hiervoor draagvlak. De coördinerend senior stuurt op optimale inrichting van processen, procedures en richtlijnen en draagt zorg voor implementatie/ naleving. De coördinerend senior geeft vorm aan de dienstverlening. Haalt daarvoor de behoeften bij de stakeholders op en communiceert over de dienstverlening. Daarnaast is hij/zij een volwaardige gesprekspartner in de overleggen waaraan hij/zij deelneemt, zoals bij projecten. Hij/zij is geen projectleider, maar zorgt ervoor dat juiste inhoudelijke expertise wordt ingebracht in projecten. De coördinerend senior fungeert als eerste aanspreekpunt voor inhoudelijke vragen, knelpunten en dergelijke voor zowel de collega’s binnen het team als buiten het team. Voor deze functie is het van belang om grotendeels op kantoor te werken.

Eisen

• HBO werk en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde HBO opleiding.

• Kennis op gebied van Purchase2Pay (crediteurenadministratie, inkoopproces, BBV en op dit vakgebied geldende wet- en regelgeving en beleidsafspraken).

• Minimaal 1 jaar ervaring binnen een Gemeente

• Minimaal 1 jaar ervaring in een vergelijkbare coördinerende rol

• Kennis van en ervaring met gemeentelijke financiën

Wensen

• Subgunningscriterium 1: CV en Motivatiebrief (35/100 punten)
  Inschrijver dient in Mercell een CV en Motivatiebrief in, waarin de opleiding(en), werkervaring en toelichting van de aangeboden kandidaat staat beschreven. De aanbestedende dienst wenst in deze documenten in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:

  • Ervaring met Purchase2Pay (crediteurenadministratie, inkoopproces, contractbeheer en -registratie, BBV en op dit vakgebied geldende wet- en regelgeving en beleidsafspraken).

  • Kennis van en ervaring met vraagstukken op het gebied van inrichten, verbeteren en managen van werkprocessen.

  • Meer dan één jaar ervaring als Coördinator binnen een overheidsorganisatie.

  • Ervaring met het implementeren van orderprocessen middels een P2P systeem.

  • Ervaring met het (operationeel) leidinggeven aan minimaal 10 personen.

  • Het CV mag maximaal drie (3) A4 zijn en de motivatiebrief één (1) A4 in lettertype Arial 10 bestaan. Dit is inclusief Bijlagen.

  • Bij het overschrijden van het maximale aantal pagina’s, wordt alleen het maximale aantal pagina’s beoordeeld.

• Subgunningscriterium 2 Gesprek (50/100 punten)
  De kandidaat wordt voor het gesprek uitgenodigd wanneer deze is beoordeeld met een “8” of hoger voor subgunningscriterium 1. CV en motivatiebrief. De aanbestedende dienst wenst in het gesprek in ieder geval de volgende aspecten terug te zien: - Toelichting op gevraagde kennis en ervaring

  • Laat zien omgevings- en politiek sensitief te zijn

  • Laat zien mensen te kunnen enthousiasmeren

  • Communicatief vaardig

  • In staat om proactief in te spelen op veranderingen en actuele ontwikkelingen

  • Toegankelijk

  • Geduldig

  • Oplossingsgericht

  • Kan diverse vraagstukken op diverse manieren uitleggen.

• Subgunningscriterium 3 Prijs (15/100 punten)
  Voor deze uitvraag geldt een plafond bedrag van €90,00 (uurtarief) excl. Btw en inclusief salariskosten, sociale lasten, algemene kosten, reis- en verblijfkosten en de kosten voor hulpmiddelen die noodzakelijke zijn bij de uitvoering van de opdracht. Inschrijving boven dit bedrag worden terzijde gelegd. Het uurtarief dient uitsluitend vermeld te worden op het offerte/prijs-formulier. Het is niet toegestaan om het tarief te vermelden op andere documenten zoals het CV en de Motivatiebrief. Uw inschrijving kan dan ter zijde worden gelegd.