Migratiespecialist Zaaksystem

De gemeente Kampen groeit toe naar een volledig digitale organisatie. Je bent de specialist op het gebied van het beheer en de ontsluiting van (digitale) informatie binnen een gemeente. Voor deze opdracht adviseer je over het rechtmatig oplossen van beheerachterstanden binnen het zaaksysteem E-suite en vervolgens de migratie van het zaaksysteem.

Wat je gaat doen:

• Je schrijft het migratieplan voor de migratie van data uit de e-Suite conform Archiefwettelijke vereisten en best practices.
• Je schrijft een plan van aanpak voor het uitvoeren van achterstallig beheer in de e-suite.
• Je begeleidt het traject van vernietiging van data waarvan de bewaartermijn is verstreken uit eSuite vóór migratie.
• Je adviseert over en begeleidt het borgen van de (duurzame) toegankelijkheid van data voor de organisatie.
• Je ontwerpt en begeleidt de uitvoering van een omvangrijke gevalideerde steekproef.
• De mapping van aanwezige data op het metadatamodel MDTO.
• Implementatie van een bewaarstrategie voor het beheer en de bewerking van data.
• Adviseren en begeleiden van het implementeren en inrichten van een pre-depot inclusief bijbehorende processen en opleidingen van medewerkers.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als adviseur informatiebeheer/recordmanager binnen een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring met het zaaksysteem E-suite.
• Aantoonbare werkervaring met de migratie van E-suite.
• Aantoonbare werkervaring met het schrijven van een migratieplan.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het inrichten van een pre-depot en het organiseren van de bewerking van digitale archieven, dit is toegelicht met voorbeelden in de werkervaring (20 punten).
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met de migratie van Zaaksystemen (30 punten):
  • tot 1 jaar (0 punten);
  • 1 - 3 jaar (20 punten);
  • meer dan 3 jaar (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring met MDTO (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring met migraties van een zaaksysteem binnen een gemeente (30 punten).

Competenties

• Nader te toetsen competenties tijdens het selectiegesprek.

Kampen is een groeiende gemeente die volop in ontwikkeling is. De organisatie zet zich iedere dag in samen met de inwoners om goed wonen, werken en verblijven te realiseren. Een leefomgeving met een mooie balans tussen gebouwen, groen en water. Daarbij staan we voor grote maatschappelijke opgaven: dat iedereen kansrijk opgroeit en meedoet, het versnellen van de woningbouw, de transitie naar een circulaire economie, duurzame landbouw, bereikbaarheid en de energietransitie. De gemeente Kampen heeft met haar ruim 55.000 inwoners en zo’n 550 medewerkers verdeeld over 11 afdelingen een mooie omvang. Groot genoeg om professioneel te zijn en klein genoeg om veel collega’s persoonlijk te kennen. Dat vinden we belangrijk in Kampen.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 1 juni 2026. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 29 mei 2026 bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Optie tot verlenging: 1x 2 maanden.

Hybride: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Alle werkdagen mogelijk.

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Administratieve partner
De administratieve partner brengt voor deze opdracht geen fee in rekening.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Overige informatie

• De Opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Integriteitsverklaring vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Uittreksel Handelsregister (KvK) vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.
• Indien de professional personeel ter beschikking stelt, staat de professional in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Voor de professional geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio.