Projectleider Digitalisering Fysieke Archieven

Opdracht

De gemeente zoekt een ervaren projectleider voor het digitaliseren van fysieke archieven en de aansluitingen op het e-Depot en het CBS van Erfgoed Leiden. Je stuurt het digitaliseringstraject van voorbereiding tot overbrenging aan, waarbij je verantwoordelijk bent voor planning, budget, risicos en kwaliteit. Je zorgt voor afstemming met DIV, ICT, het scanbedrijf, kwaliteitsmedewerker en Erfgoed Leiden en omstreken, bewaakt de eisen rond metadata, pre-ingest en acceptatie, en ziet toe op naleving van wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en de Aanbestedingswet. Je rapporteert aan de stuurgroep en begeleidt de overdracht naar de beheerorganisatie.

Er is 638 meter archief te digitaliseren in drie jaar. Voor deze opdracht wordt verwacht dat er een aanbesteding plaats vindt om een partij te vinden die dit in zijn geheel kan digitaliseren.

Resultaten

In 2026 is het concrete resultaat dat er 210 meter archief gedigitaliseerd wordt, gemigreerd wordt in het nog aan te sluiten e-depot van het Erfgoed Leiden en Omstreken. Ook wordt verwacht dat er een voorbereiding plaats vindt voor eenzelfde resultaat in 2027 en 2028.

• Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten; Ditzelfde geldt voor een laptop (deze mag niet ouder zijn dan 2019);

• Afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider digitalisering binnen een overheidsinstelling;

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met overbrengingen naar e-depot.

Wensen

• Afgeronde opleiding op minimaal wo niveau;
• Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider digitalisering binnen een overheidsinstelling;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met overbrengingen naar e-depot;
• Aantoonbare werkervaring met aanbestedingsprocedures en contractmanagement.

Competenties

• Analytisch sterk en resultaatgericht.
• Zorgvuldig, verbindend en communicatief vaardig.
• Stressbestendig en in staat overzicht te behouden in complexe omgevingen.
• Hands-on mentaliteit met oog voor kwaliteit en samenwerking.

Organisatie

Kaag en Braassem is een kleine organisatie in een uitgestrekt gebied, midden in het Groene Hart. De gemeente telt elf dorpskernen rondom het vele groen, mooie molens en de twee grote wateren het Braassemermeer en de Kagerplassen. Sport, verenigingsleven, bloementeelt en hart voor historie zijn enkele kenmerken van de gemeente en haar inwoners.

Team

Je komt terecht in het team Informatie en Gegevensbeheer, dat verantwoordelijk is voor het beheer en de kwaliteit van informatie binnen onze organisatie. Dit team maakt deel uit van het cluster Klantcontact en Informatie, dat onderdeel is van de afdeling Bedrijfsvoering. Het cluster wordt aangestuurd door de clustermanager Klantcontact en Informatie, die verantwoordelijk is voor zowel de strategische aansturing als de dagelijkse operationele werking van het team.

Planning:
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 15 december 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend

CV-eisen:
Maximaal 5 paginas, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Overig:

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).