Medewerker Receptie-Informatie

Als receptionist vervul je de volgende taken:

• Je treedt op als gastheer-vrouw bij ontvangsten en evenementen en verzorgt representatieve taken;
• Zorgt voor een representatieve inrichting publiekshal en gebruik van de ruimte;
• Ontvangt bezoekers en informeert de medewerker en/of het secretariaat dat zijn bezoek is gearriveerd indien nodig;
• Verwijst bezoekers naar vergaderruimten;
• Helpt burgers met het maken van een afspraak;
• Je houdt toezicht op bezoekers, de wachtrij, de wachttijd en spreekt collegas daarop aan;
• Verstrekt algemene informatie over producten en diensten van de gemeente;
• Reikt reisdocumenten en rijbewijzen uit en neemt oude documenten in, volgens de daarvoor geldende voorschriften en verwerkt het in Centric Burgerzaken;
• Verwerkt kasbetalingen, maakt de kas op en verantwoordt dit in Key2betalen;
• Opent en sluit op de daarvoor aangegeven tijden de deur en tourniquet;
• Neemt (aangetekende) brieven en/of documenten in ontvangst en zorgt dat deze naar de postregistratie worden verzonden;
• Registratie van Gevonden en Verloren voorwerpen;
• Overige lichte administratieve taken;
• Uitgifte en registratie van sleutels openbare gebouwen.

Hoe ziet je werkdag eruit?

Je start je dag met het openen van de deuren, het opstarten van diverse applicaties die je gedurende de dag nodig hebt. Je checkt de receptieagenda op wat de planning van de dag is. Je neemt reisdocumenten en rijbewijzen in ontvangst en je gaat aan de slag met het lezen en beantwoorden van de receptie mailbox.

• Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop;

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als receptiemedewerker;

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met de Microsoft applicaties (Outlook, Word/Excel) benoem dit duidelijk in het cv;
• Aantoonbare werkervaring als receptiemedewerker binnen een gemeentelijke organisatie;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als receptiemedewerker;
• Uiterlijk beschikbaar per 15 december 2025.

Competenties

• Stressbestendig en kalm;
• Flexibele houding;
• Klantvriendelijke instelling;
• In staat om snel te schakelen;
• Goed kunnen luisteren en begrip tonen;
• Oplossingsgericht denken;
• Teamplayer;
• Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal.

De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen t Goy, Schalkwijk en Tull en t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collegas, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 12 samenwerkende teams, geeft veel ruimte voor eigen initiatief, eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.

Iedere dag dragen onze 400 collegas eraan bij dat inwoners Houten een prettige plek vinden om te wonen. Je krijgt bij ons eigen verantwoordelijkheden en ruimte om zelf invulling te geven aan je werkzaamheden. Als collegas staan we voor elkaar klaar. We lopen gemakkelijk bij elkaar binnen, onze deuren staan letterlijk en figuurlijk voor elkaar open.

Jouw plaats in de organisatie

Als medewerker receptie-Informatie maak je deel uit van Team Dienstverlening. Dit team bestaat uit 28 collegas die ervoor zorgen dat de gemeentelijke dienstverlening toegankelijk, laagdrempelig, klantvriendelijk en professioneel is.

Het team Dienstverlening bestaat uit 28 collegas die inzet leveren om de dienstverlening zo toegankelijk, laagdrempelig, klantvriendelijk en efficient mogelijk te laten verlopen. Er is expertise aanwezig op zeer uiteenlopende gebieden: van het aanvragen van reisdocumenten, rijbewijzen en parkeervergunningen, het verstrekken van uittreksels, verwerken van (digitale) aangiftes verhuizingen tot aangiftes geboortes, overlijden en voltrekken van huwelijken. Daarnaast werk je samen met het Telefonisch Informatie Centrum (TIC). Het TIC beantwoordt de eerstelijns vragen. Complexe vragen worden warm doorgezet naar de vakspecialisten of er wordt een afspraak voor de burger ingepland. De webbeheerder zorgt voor een toegankelijke en gebruiksvriendelijke ontsluiting van de gemeentelijke informatie, zodat burgers en ondernemers 24/7 informatie tot zich kunnen nemen. De website biedt ook toegang tot het digitale loket van de gemeente Houten. Kortom, een breed scala van werkzaamheden vallen binnen het team Dienstverlening.

Het team Dienstverlening is grotendeels operationeel georienteerd en wordt beleidsmatig ondersteund door vakspecialisten en kwaliteitsmedewerkers op het gebied van burgerzaken. De medewerkers van het team geven zo goed mogelijk invulling aan de principes van onze organisatie waarvan belangrijke zijn:

• Het verlenen van goede en passende dienstverlening vormt het uitgangspunt van waaruit wij handelen.

• van buiten naar binnen werken wat betekent dat wij onze inwoners en ondernemers centraal stellen.

De gesprekken zijn gepland op woensdag 10 december 2025 tussen 10.00 en 12.30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 8 december 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 5. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Externe administratieve broker

Een externe broker brengt voor deze opdracht 1,75 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag en dinsdag en woensdagochtend.