VTH-procesregisseur

Organisatie
We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.
Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Wat breng je mee?
Je beschikt over uitstekende adviesvaardigheden en bent in staat om een stevige gesprekspartner te zijn voor onze collega’s, bestuurders, inwoners en bedrijven.  Je bent in staat om teamleden vanuit verschillende teams en afdelingen mee te nemen in de diverse uitdagingen. Je weet hen op een coachende manier in staat te stellen om het beste uit zichzelf te halen. Je hebt voldoende ondernemingszin en creativiteit om nieuwe zaken aan te pakken en voorstellen te doen voor verbetering. Je kunt afstand nemen van de dagelijkse praktijk en bekijkt zaken in een breder verband. De consequenties van acties of ontwikkelingen op de lange termijn houd je hierbij constant in het oog. Een scherp omgevingsbewustzijn en het kunnen inspelen op deze ontwikkelingen zijn essentieel. Je kunt integraal beleid naar uitvoering vertalen, werkt gestructureerd en kunt zaken afronden. Je denkt mee, werkt mee en spant je graag in om een gezamenlijk resultaat te behalen.

Opdracht
Fase 1 – Inventarisatie en verbeterplannen hoofdproducten en werkprocessen
Doel van de opdracht
De gemeente Hilversum werkt aan het verbeteren van de kwaliteit en efficiëntie van haar werkprocessen binnen het fysieke vth-domein. In dit kader is behoefte aan ondersteuning bij het in kaart brengen van de belangrijkste (seriematige) producten per team of cluster, het signaleren van knelpunten in de uitvoering en het opstellen van concrete verbeterplannen. Deze opdracht vormt de eerste fase van een breder verbetertraject.

Werkzaamheden
De inhuurcollega zal:

• Per team of cluster de belangrijkste seriematige hoofdproducten inventariseren, zoals vergunningen, rapportages, verweerschriften en handhavingsbesluiten.
• Samen met de teams en clusters knelpunten en verbetermogelijkheden in de processen bespreken, waarbij ook relevante beleidskaders worden betrokken (zoals het toets- en toezichtprotocol Bbl).
• Verbeterpunten signaleren en prioriteren, zowel inhoudelijk als procesmatig.
• Zorgen dat het verbetertraject structureel geagendeerd blijft in team-/clusterbijeenkomsten tot 1 januari 2026.
• Per team/cluster verbeterplannen opstellen, met duidelijke keuzes voor acties en verbeterpunten.
• De plannen afstemmen en bespreken met de betreffende teammanagers.

Resultaat opdracht: oplevering verbeterplan

Fase 2 – Implementatie verbeterpunten processen en documenten
Doel van de opdracht
Na afronding van de inventarisatie- en planfase start de gemeente Hilversum met de implementatie van verbeterpunten in werkprocessen en documenten. Deze opdracht richt zich op het begeleiden van teams bij het doorvoeren van afgesproken verbeteringen, het monitoren van de effecten in de praktijk en het aanpassen van werkwijzen en formats waar nodig.

Werkzaamheden
De inhuurcollega zal:

• Samen met de teams de eerder vastgestelde verbeterpunten bespreken en waar nodig aanscherpen of aanvullen.
• Per team concrete afspraken maken over de implementatie van procesmatige verbeteringen.
• De uitvoering van de verbeterpunten volgen, de praktijkresultaten monitoren en zo nodig bijsturen.
• Verbeterpunten in documenten (zoals standaardbrieven, vergunningteksten en besluitformats) bespreken, aanpassen en implementeren.
• Zorgen voor borging van aangepaste documenten en processen in bestaande werkdocumentatie (voor zover het niet-gevoelige onderdelen betreft).
• Teams op een praktische en toegankelijke manier begeleiden bij het invoeren van de veranderingen.

Resultaat opdracht: implementatie geoptimaliseerde werkprocessen en documenten.

Vereisten/ knock-outcriteria te beoordelen door Flextender:
1. Minimaal een afgeronde wo bachelor opleiding;
2. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van procesanalyses en -optimalisaties binnen een politiekbestuurlijke context;
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen het domein vergunningen, toezicht en handhaving
4. Aantoonbare werkervaring als manager/coördinator VTH;
5. Een maximum uurtarief van € 125,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werkverkeer.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare werkervaring bij minimaal 3 opdrachten met het uitvoeren van procesanalyses en -optimalisaties binnen een politiekbestuurlijke context, benoem de referentie opdrachten in het cv (30 punten);
7. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met kwaliteit en procesbegeleiding binnen het domein vergunningen, toezicht en handhaving (25 punten);
8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als manager/coördinator VTH (20 punten);
9. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het opstellen van procesbeschrijvingen & werkinstructies op het gebied van VTH binnen een gemeente ( 15 punten);
10. Een maximaal uurtarief van € 110,- excl btw en inclusief reiskosten woon-/ werkverkeer (10 punten). 

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Werkt zelfstandig en weet teams mee te nemen in verandertrajecten;
• Uitdrukkingsvaardigheid;
• Resultaatgericht werken;
• Samenwerken;
• Overtuigen;
• Besluitvaardigheid;
• Organiseren;
• Kritisch;
• Analyserend vermogen;
• Plannen en organiseren.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie van 5 CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 3 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 1 juli 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 30 juli 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 24 juni 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 25 juni 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 27 juni 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.