Kwartiermaker Going Concern en Procesmatig Werken (Lean)

Context van de opdracht

De gemeente Hilvarenbeek heeft behoefte aan tijdelijke, specialistische ondersteuning om haar organisatie verder te versterken op het gebied van going concern (reguliere werkzaamheden) en procesmatig werken (Lean).
Uit eerder onderzoek blijkt dat de organisatie kwetsbaar is in het duurzaam uitvoeren van kerntaken. De balans tussen werkzaamheden en beschikbare capaciteit staat onder druk. Daarnaast zijn werkprocessen beperkt gestandaardiseerd en sterk persoonsafhankelijk.
De gemeente zoekt daarom een externe professional die zelfstandig en resultaatgericht bijdraagt aan het verbeteren van structuur, overzicht en procesinrichting.

Doel van de opdracht

Het doel van deze opdracht is het opleveren van concrete en toepasbare verbeteringen, zodat:

• het reguliere werk (going concern) inzichtelijk en beheersbaar is
• werkprocessen efficiënter en voorspelbaarder verlopen
• de organisatie zelfstandig kan sturen op continu verbeteren

Je bent verantwoordelijk voor het realiseren van deze resultaten, zonder hiërarchische aansturing vanuit de organisatie.

Werkzaamheden (resultaatgericht)

Je voert de opdracht zelfstandig uit en levert aantoonbare resultaten op in twee samenhangende onderdelen:

1. Inzicht en structuur in going concern

• In kaart brengen van werkvoorraden, werkzaamheden en prioriteiten
• Analyseren van capaciteitsinzet en piekbelasting
• Opleveren van een overzicht van optimalisatiemogelijkheden (stoppen, vereenvoudigen, efficiënter inrichten)
• Ontwikkelen van een werkbare structuur voor sturing, planning en capaciteitsmanagement

2. Verbeteren van procesmatig werken (Lean)

• Analyseren en beschrijven van relevante werkprocessen
• Identificeren van verspillingen (Lean)
• Doorvoeren van concrete procesverbeteringen (quick wins)
• Verkorten van doorlooptijden en verminderen van herwerk

Op te leveren resultaten

De opdracht wordt afgerond met de volgende opleveringen:

• Een onderbouwd inzicht in werkvoorraad, prioriteiten en capaciteitsinzet
• Concreet geïmplementeerde procesverbeteringen
• Aantoonbare reductie van inefficiënties (zoals doorlooptijd en/of herwerk)
• Een werkbare structuur voor sturing op going concern
• Advies en praktische handvatten voor borging van continu verbeteren binnen de organisatie

• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met Lean en/of procesverbetering.
• Je hebt ervaring binnen een gemeentelijke of publieke organisatie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met de implementatie van verbeteringen.
• Je bent beschikbaar voor minimaal 24 uur per week gedurende de opdrachtperiode.

Wensen

• Ervaring met vergelijkbare opdrachten (going concern op orde brengen).
• Lean-certificering (bijv. Green of Black Belt).
• Ervaring met verandermanagement en gedragsverandering.
• Aantoonbaar gerealiseerde verbeterresultaten.

Competenties

• Analytisch vermogen
• Resultaatgerichtheid
• Probleemoplossend / vernieuwend
• Communicatieve vaardigheden
• Verbindend vermogen
• Bestuurlijke sensitiviteit / omgevingsbewustzijn
• Zelfstandigheid
• Past binnen het team

Het is hier echt!

Hilvarenbeek is een gemeente die bestaat uit zes dorpskernen waar 15.000 inwoners wonen, werken en verblijven. Onze inwoners weten zelf het beste op welke manier zij in Hilvarenbeek willen leven. Dus werken wij samen. Samen met o.a. dorpscoöperaties, ondernemers, inwoners, overheidsinstanties en vrijwilligers. Met ook met onze samenwerkingsgemeenten Oisterwijk en Goirle. De inzet en betrokkenheid van onze inwoners is groot, zij hebben hun visie gegeven op de toekomst van onze gemeente. Dit is vastgelegd in de Toekomstvisie.

De organisatie bestaat uit drie afdelingen:

• Samenleving
• Ruimte
• Dienstverlening

De organisatie bestaat uit ongeveer 130 medewerkers. Zij worden aangestuurd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, een afdelingsmanager Dienstverlening, een afdelingshoofd Ruimte en een afdelingshoofd Samenleving.

Werken bij de gemeente Hilvarenbeek

Ons kleinschalige karakter en de grote samenlevingskracht zijn onze energiebronnen voor besluitvorming en dienstverlening. We zijn een wendbare en weerbare organisatie, een gezaghebbende overheidspartij en een zelfbewuste en betrouwbare samenwerkingspartner. We zijn hierbij een innovatieve partner die meedenkt en meedoet, een professionele dienstverlener en inspirerende werkgever. We staan voor kwaliteit en leefbaarheid.

De competenties worden getoetst in een persoonlijk gesprek.

Optie tot verlenging: Ja, de opdracht kan eventueel verlengd worden.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

VOG

Je beschikt over een geldige VOG, afgegeven voor de opdracht, met de screeningsprofielen: 11, 12, 13 en 41. De VOG dient na gunning en vóór start van de opdracht te worden overgelegd.

Afbakening van de opdracht

De opdracht wordt uitgevoerd als zelfstandige dienst, waarbij:

• je eigenstandig bepaalt hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd
• er geen sprake is van een hiërarchische gezagsverhouding
• je niet wordt ingezet op reguliere lijnwerkzaamheden
• er geen sprake is van vervanging van een interne functie
• je niet wordt aangestuurd als medewerker, maar aanspreekbaar is op resultaat