Bestuurssecretaresse kabinetszaken

Jouw rol

Als bestuurssecretaresse ondersteun je de burgemeester en locoburgemeester en zorg je voor een professionele en soepele uitvoering van alle kabinetswerkzaamheden. Je schakelt snel, stelt prioriteiten en voelt feilloos aan wat er nodig is om het bestuur optimaal te ondersteunen.

Werkzaamheden
Secretariële ondersteuning voor de burgemeester en locoburgemeester.

• Voorbereiden, vastleggen en afhandelen van vergaderingen en bijeenkomsten.

• Fungeren als vraagbaak voor interne en externe contacten zoals medewerkers en inwoners, over de burgemeester en zijn werkzaamheden. Bijvoorbeeld een heroverweging bij een Koninklijke onderscheiding.

• Organiseren en coördineren van terugkerende evenementen zoals Lintjesregen, Veteranendag en de 4 mei-herdenking.

• Verrichten van overige kabinetswerkzaamheden, zoals het schrijven van speeches en voorwoorden voor officiële momenten (o.a. 4 mei, uitreiking Koninklijke onderscheidingen).

• Adviseren, beheren en zelfstandig afhandelen van vertrouwelijke aanvragen voor Koninklijke onderscheidingen en het gemeentelijk waarderingsbeleid.

• Ondersteunen van de burgemeester bij de voorbereiding van protocollaire activiteiten.

• Beheren en adviseren over de inzet van relatiegeschenken richting het college van B&W.

• Adviseren en en ondersteunen van de burgemeester en locoburgemeester bij de vormgeving en uitvoering van representatieve taken.

• Organiseren en coördineren van officiële bezoeken en ontvangsten voor het onderhouden van bestuurlijke netwerken en contacten.

• In verband met de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) kan, vanwege de aard van de opdracht, deze opdracht niet ingevuld worden door een ZZP'er. Geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich uitsluitend in loondienst laten detacheren via een bureau. Doorleenconstructies (met een modelovereenkomst) zijn daarbij niet toegestaan. Met uw inschrijving verklaart u dat uw kandidaat in loondienst gedetacheerd wordt.
• U dient de 'Verklaring detachering in loondienst' toe te voegen aan de dossierdocumenten in de aanbieding van uw kandidaat. U verklaart hierbij dat u dit document naar waarheid invult en voorziet van een handtekening door een rechtsgeldig bevoegde ondertekenaar.
• Kandidaat beschikt over een eigen telefoon en laptop.
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring als bestuurs/directiesecretaresse. Dit moet blijken uit het CV.

Wensen

• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen kabinetszaken. Dit moet blijken uit de CV. (10 Punten)

• Kandidaat heeft een aantoonbare afgeronde secretariële/administratieve diploma behaald. Dit moet blijken uit het CV. (5 Punten)

• Is kandidaat in staat op de in de aanvraag genoemde startdatum te starten met de opdracht? (5 Punten)

• Is kandidaat beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag is aangegeven? (5 Punten)

Competenties

Kandidaat beschikt over de volgende competenties. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek. (20 Punten)

• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit;

• Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden;

• Georganiseerd, stressbestendig en positief ingesteld;

• Kan goed plannen en prioriteren stellen;

• Proactief, flexibel en heeft een hands-on mentaliteit;

• Past binnen het team.

Het is hier echt!

Hilvarenbeek is een gemeente die bestaat uit zes dorpskernen waar 15.000 inwoners wonen, werken en verblijven. Onze inwoners weten zelf het beste op welke manier zij in Hilvarenbeek willen leven. Dus werken wij samen. Samen met o.a. dorpscoöperaties, ondernemers, inwoners, overheidsinstanties en vrijwilligers. Met ook met onze samenwerkingsgemeenten Oisterwijk en Goirle. De inzet en betrokkenheid van onze inwoners is groot, zij hebben hun visie gegeven op de toekomst van onze gemeente. Dit is vastgelegd in de Toekomstvisie.

De organisatie bestaat uit drie afdelingen:

1. Samenleving

2. Ruimte

3. Dienstverlening

De organisatie bestaat uit ongeveer 130 medewerkers. Zij worden aangestuurd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, een afdelingsmanager Dienstverlening, een afdelingshoofd Ruimte en een afdelingshoofd Samenleving.

Werken bij de gemeente Hilvarenbeek

Ons kleinschalige karakter en de grote samenlevingskracht zijn onze energiebronnen voor besluitvorming en dienstverlening. We zijn een wendbare en weerbare organisatie, een gezaghebbende overheidspartij en een zelfbewuste en betrouwbare samenwerkingspartner. We zijn hierbij een innovatieve partner die meedenkt en meedoet, een professionele dienstverlener en inspirerende werkgever. We staan voor kwaliteit en leefbaarheid.

We vinden het belangrijk dat ieder zijn verantwoordelijkheid neemt. Daarbij werken we samen. Met andere gemeenten in de regio, met ondernemers en contractpartners en vooral met onze inwoners. We leveren kwaliteit in ons werk, zijn proactief en hebben korte lijnen. We weten elkaar te vinden.

Als gemeente hechten we veel waarde aan een goed contact met onze inwoners en ondernemers. Om die reden hebben we servicenormen opgesteld. We zorgen voor een goede bereikbaarheid, handelen vragen binnen gestelde termijnen af en verwerken persoonsgegevens op een goede manier. Jij helpt mee vorm te geven aan onze dienstverleningsnorm. En samen maken we die beloften waar!

We werken digitaal. Digitale vaardigheden spelen een steeds prominentere rol binnen het werk en ook binnen jouw functie. We verwachten dan ook dat jij daarover beschikt en dat jij jouw competenties en vaardigheden inzet om onze processen verder te verbeteren.

Bij de gemeente Hilvarenbeek krijg je verantwoordelijkheid, vrijheid en vertrouwen. Kom jij bij ons werken?

Team

Voor het team Bestuurssecretariaat (totaal 4 medewerkers) zoeken wij een ervaren en zelfstandige Bestuurssecretaresse Kabinetszaken die ons tijdelijk komt versterken. Jij weet hoe het werkt binnen het gemeentelijk domein en kunt zonder veel uitleg en begeleiding direct aan de slag.

De competenties worden getoetst in een persoonlijk gesprek.

Optie tot verlenging: Ja, in overleg afhankelijk van ziekteperiode. Kan 2 maanden of 6 maanden zijn.

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen: Een secretariële of administratieve opleiding is een vereiste.