Management en projectondersteuner

Het tijdelijk versterken van het managementteam en de projectleider Vernieuwing centrum Heerenveen door het leveren van hoogwaardige ondersteuning op zowel organisatorisch, administratief als coördinerend vlak. De opdrachtnemer zorgt voor continuïteit, ontzorgt het management/projectleider en draagt bij aan een efficiënte uitvoering van werkzaamheden binnen de afdeling.

• Ondersteunen van projectleiders bij planning, bewaking en rapportage.

• Opstellen en beheren van projectdocumentatie, zoals planningen, besluitenlijsten en voortgangsrapportages.

• Organiseren van project overleggen en het verzorgen van verslaglegging.

• Ondersteunen bij risicobeheersing, issue-tracking en projectadministratie.

• Informatie verzamelen en overzichtelijk presenteren voor besluitvorming.

• Coördineren van communicatie en afstemming met stakeholders.

De verdeling van het aantal uren is gemiddeld 10 uren per week voor projectmanagement en 26 uur voor managementondersteuning.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer, prioriteren van afspraken en coördinatie van overleggen.

• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe partners.

• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van actiepunten van MT-overleggen en projectteamoverleggen.

• Beheer van documenten, correspondentie en mailbox.

• Ondersteuning bij organisatie van bijeenkomsten en interne communicatie.

• Signaleren van knelpunten en proactief verbeteren van werkprocessen.

• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
• Minimaal 3 jaar recente ervaring als managementassistent/managementondersteuner.
• Ervaring binnen een publieke organisatie (gemeente, provincie of rijksoverheid).
• Minimaal 32 uur
• Ervaring met MS Office 365 en digitaal werken
• Aantoonbare ervaring met plannings- en rapportagetools (MS Project, Planner, Teams).

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als projectondersteuner/PMO. (Gewicht: 40%)

• Bekend met projectmatig werken (bijv. PRINCE2, Agile of IPMA D). (Gewicht: 40%)

• Ervaring of affiniteit met de civiele en/of bouwwereld (Gewicht: 20%)

Competenties
Tijdens de interview fase wordt er getoetst op;

• Organisatiesensitiviteit – begrijpt verhoudingen, belangen en bestuurlijke context.

• Proactief handelen - signaleert knelpunten en neemt initiatief tot oplossingen.

• Nauwkeurigheid & kwaliteitsgerichtheid – werkt foutloos, gestructureerd en zorgvuldig.

• Communicatieve vaardigheid – helder, professioneel en toegespitst op diverse doelgroepen.

• Plannen & organiseren – houdt overzicht, stelt prioriteiten en bewaakt deadlines.

Optie tot verlenging: 1x 6 maanden


Overig algemeen:

CV
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 5 pagina's A4. De administratieve partner behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.