Interne controle specialist aanbestedingsrechtmatigheid

Om te toetsen of uitgaven rechtmatig zijn, wordt periodiek een spendanalyse opgesteld. Een spendanalyse is een gegevensgerichte controle waarbij, op basis van de crediteurenboekingen, achteraf wordt beoordeeld of de inkopen zijn verricht in overeenstemming met de geldende aanbestedingswet- en regelgeving. 

De gemeente zoekt tijdelijke ondersteuning voor het uitvoeren van werkzaamheden binnen de Interne Controle 2e lijn in het kader van de spendanalyse aanbestedingsrechtmatigheid. De opdracht richt zich uitsluitend op de inhoudelijke controle van geselecteerde crediteuren en dossiers, het onderbouwen van bevindingen en het afstemmen van complexe casuïstiek met Inkoop. De spendanalyse wordt over 2026 twee keer uitgevoerd: over het eerste halfjaar van 2026 en over geheel 2026.

De doelstelling is een kwalitatief goede spendanalyse als onderdeel van de beheersing van het inkoopproces, met als doel risico’s op het gebied van rechtmatigheid binnen het inkoopproces te beheersen. Dit betekent onder andere:

• Per crediteur inzicht in de spend over 4 jaar, uitgesplitst naar opdracht
• Signaleren van eventuele afwijkingen t.o.v. de geraamde waarde of opdrachtwaarde
• Tijdig signaleren van risicodossiers
• Een overzicht van de aanbestedingsfouten (Eu-onrechtmatigheden) die opgenomen moeten worden in de Rechtmatigheidsverantwoording

De opdrachtnemer levert voor beide controlemomenten een afgeronde en controleerbare beoordeling op van de geselecteerde dossiers. Per dossier is de onderbouwing volledig en navolgbaar vastgelegd en de bevindingen zijn zodanig uitgewerkt dat zij direct gebruikt kunnen worden in de spendanalyse over het eerste halfjaar van 2026 respectievelijk de spendanalyse over geheel 2026. De opdrachtnemer levert dossiers tijdig, zorgvuldig en navolgbaar op. Geconstateerde risico’s, afwijkingen en mogelijke onrechtmatigheden zijn per dossier expliciet benoemd en gemarkeerd voor verdere afstemming met Inkoop.

De opdracht omvat uitsluitend de werkzaamheden die behoren tot de IC 2e lijn binnen de spendanalyse. Het gaat om twee uitvoeringsmomenten in 2026: juli, augustus en september 2026 ten behoeve van de spendanalyse over het eerste halfjaar van 2026 en de periode januari, februari en maart 2027 voor de spendanalyse over geheel 2026. De inzet bedraagt naar verwachting gemiddeld 16 tot 20 uur per week gedurende de afgesproken uitvoeringsperioden. De opdrachtnemer werkt binnen de bestaande gemeentelijke werkwijze, formats en dossiervorming.

• Uitvoeren van de inhoudelijke controle op geselecteerde crediteuren en dossiers binnen de spendanalyse.
• Onderbouwen van de spend met contracten, opdrachtbevestigingen, facturen en overige relevante documentatie.
• Beoordelen of inkopen rechtmatig hebben plaatsgevonden in relatie tot de geldende aanbestedingswet- en regelgeving en de toepasselijke drempelbedragen.
• Signaleren van risico’s, afwijkingen en mogelijke onrechtmatigheden.
• Dossieropbouw en vastlegging van bevindingen in de daarvoor beschikbare gezamenlijke werkomgeving en het bestaande Excel-format.
• Afstemmen van complexe of twijfelachtige dossiers met Inkoop voor inhoudelijke duiding.