Bestuurssecretaresse / Office manager

Opdracht omschrijving
Als bestuurssecretaresse / office manager ben je onderdeel van het team dienstverlening. Een team met verschillende disciplines o.a. Burgerzaken, DIV & communicatie.

Jouw werkzaamheden
Als bestuurssecretaresse / office manager ben je, samen met nog 3 andere collega’s, onderdeel van het team bestuurssecretariaat. De afdeling is dienstverlenend en ondersteunend aan de wethouders, burgemeester en het management. 

Verantwoordelijkheden
De werkzaamheden bestaan uit:

• Secretariële agenda’s van de 9 teamleiders

• Contactpersoon voor in- en externe relaties;

• Agendaoverleggen;

• Representatieve werkzaamheden;

• Ondersteunen bij uitvoering Kabinetszaken;

• Het beheren van vergaderstukken in een systeem van papierloos vergaderen (Djuma/iBabs);

• Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (met name sociaal domein) en daarbij het beheren van actiepunten/ deadlines;

• Meedenken in processen en projecten met betrekking tot secretariële ondersteuning in het gemeentelijke belang;

• Bewaken van werkprocessen en aanlevertijden. 

Dit ben jij
Je weet hoe je moet omgaan met verschillende karaktereigenschappen en hoe te prioriteren bij complex agendabeheer met daarin verschillende gemeentelijke belangen. Daarnaast ben je positief ingesteld en bent een teamspeler met een gezonde dosis humor!

Op de eventuele opdracht zijn de Algemene Inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Harlingen 2017 (KvK nummer 50945149) van toepassing. Deze zijn separaat bijgevoegd. Toepasselijkheid van uw (of door u gehanteerde) algemene (leverings)voorwaarden is uitgesloten.

Beschikbaarheid
Bij geschiktheid volgt een gesprek op dinsdag 10 december. Graag hier rekening mee houden. Verder is de kandidaat inzetbaar vanaf 16 december 2024 tot en met 17 april 2024 voor 24 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.

• Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie in een ondersteunende rol richting het bestuur. Criterium is een eis. Een toelichting is verplicht

• Minimaal afgeronde MBO opleiding op het gebied van secretariële ondersteuning. Criterium is een eis. Een toelichting is verplicht

Wensen

• Minimaal afgeronde MBO opleiding op het gebied van secretariële ondersteuning (10%)

• Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie in een ondersteunende rol richting het bestuur (40%)

• Beheersing van het MS Office pakket

  • Kennis van het programma iBabs is een pré

  • Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.

  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

  • Bij voorkeur beschikbaar op alle werkdagen in de week

  • Je kunt goed samenwerken in teamverband, de collega’s binnen de organisatie en externe contacten.

  • Je kunt goed schakelen in de hectiek van de dag, prioriteiten stellen en daarin je grenzen bewaken (50%)