Adviseur Informatiebeheer

Context inzet adviseur:

Inzet van de adviseur is voor 50% gericht op  werkzaamheden in het Programma XENA[1] voor de vervanging van het huidige documentmanagementsysteem Verseon door een Common Ground-compliant platform.  De andere 50% is gericht op beleidsmatige en adviserende werkzaamheden voor de verbetering en ontwikkeling van de (bredere) informatiehuishouding.   

Belangrijkste werkzaamheden voor programma XENA:

• Analyseren en classificeren van bestaande documenten en zaaktypes in Verseon

• Bepalen welke informatie gearchiveerd, gemigreerd of vernietigd moet worden volgens de selectielijst

• Adviseren over aspecten van migraties, zoals  gegevensmapping en kwaliteitscontroles op gemigreerde data.

• Opstellen van migratieplannen.

• Uitvoeren van kwaliteitscontroles op gemigreerde data

• Adviseren over inrichting van zaaktypes

• Toetsen van procesinrichting aan archiefwettelijke aspecten zoals bewaartermijnen 

• Adviseren over inrichting informatiebeheer bij koppelingen met andere systemen

• Bijdragen aan voorstellen en besluitvorming over oplossingen voor zaakgericht en niet-zaakgericht werken.

• Opstellen richtlijnen voor digitaal werken van afdelingen in het zaakgericht en niet-zaakgericht werken. Op basis van de kwaliteitsnormen en kaders.

• Begeleiden van afdelingen bij de veranderingen in het zaakgericht en niet- zaakgericht werken. Afstemmen van deze veranderingen met team informatiebeheer en betrokken I-experts.

• Aansturen en begeleiden van de toepassing van de richtlijnen voor digitaal werken op afdelingen.  

• (Mede) ontwikkelen van een inhoudelijke instructiemodule voor afdelingen over het omgaan met informatie

• Adviseren over de dossierindeling in de oplossing voor Niet-Zaakgerichte informatie.

 Belangrijkste werkzaamheden voor de bredere informatiehuishouding:

• Bijdragen aan de invoering van de Selectielijst e-mail bewaring in de organisatie, o.a. door het opstellen van een projectplan voor de implementatie van de technische oplossing.  

• Opstellen en laten vaststellen van beleid voor digitaal werken en het bijbehorende informatiebeheer van de organisatie.

• Onderdelen van dit vastgestelde beleid concreet uitwerken en besluiten hierover laten vaststellen, o.a. in een plan voor uitfasering van netwerkschijven, gebruik van metadata buiten het zaaksysteem/DMS en de opslag van e-mail.  

• Uitbouwen van het gehanteerde (KIDO) kwaliteitssysteem voor informatie. Ervoor zorgen dat het systeem verder wordt ingevoerd in de organisatie.  

• Adviseren over de inrichting van het informatiebeheer. (in digitaliseringsprojecten, bij aanbestedingen van applicaties en in migratieprojecten).

• Je zorgt ervoor dat de juiste beheersinstrumenten voor informatie worden ontwikkeld en toegepast.

1) Programma XENA vervangt het huidige documentmanagementsysteem Verseon door een modern, Common Ground-compliant platform. Het programma bevindt zich in een intensieve fase waarin processen van circa 26 afdelingen moeten worden geanalyseerd, vertaald naar zaakgericht werken en een niet zaakgerichte oplossing, ingericht in het nieuwe platform.

• HBO/WO werk- en denkniveau in een IT-gerelateerde richting.

• Bezit aantoonbaar diepgaande en actuele kennis op het vakgebied informatiemanagement en informatiebeheer.

• Deze kennis is verkregen door relevante opleidingen op het gebied van digitaal informatie- en archiefbeheer.

• Aantoonbare ervaring met zaakgericht werken, zaaksystemen en documentmanagement systemen.

• Kennis van metadatastandaarden TMLO en MDTO.

• Kennis van en affiniteit met de principes van Common Ground.

• Kent de wet- en regelgeving en de gemeentelijke selectielijst. Weet deze helder te vertalen naar adviezen en beleid. Tegelijkertijd weet hij/zij ook de verbinding te leggen met de bredere ontwikkeling naar een toegankelijke en duurzame digitale overheid

• Draagt actief bij aan de ontwikkeling van informatie in de breedte, maar analyseert ook graag praktische problemen en oplossingen.

• Heeft een gezonde dosis humor en relativerings-vermogen · Draagt actief bij aan werkplezier en een prettige omgang met collega’s.

• Is een opbouwend-kritische sparringpartner bij het bepalen van oplossingen en besluiten voor informatie-vraagstukken.

• Is initiatiefrijk en kan goed zelfstandig werken

• Maakt graag deel uit van een team en organisatie, waarin hij/zij het belang van informatiebeheer kan behartigen.

• Kan complexe onderwerpen duidelijk en begrijpelijk overbrengen, zowel mondeling als schriftelijk.

• Is leergierig en nieuwsgierig.

Niet bekend

Niet bekend