Kwartiermaker Portfoliosturing / Interim Portfoliomanager DOWR

De gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte werken binnen DOWR samen aan een toekomstbestendige informatievoorziening. In de huidige situatie is sprake van een hoge mate van ad-hoc besluitvorming, beperkte voorspelbaarheid in planning en capaciteit en onvoldoende expliciete prioritering over domeinen heen. Om dit te verbeteren is behoefte aan een samenhangende inrichting van portfoliosturing.

Doel van de opdracht
De opdracht is gericht op het realiseren van een werkend, gedragen portfoliomanagementproces voor IV-initiatieven binnen DOWR, waarmee structureel en integraal gestuurd kan worden op prioritering, samenhang en inzet van schaarse capaciteit. Dit omvat de inrichting van governance, besluitvorming, inzicht in het portfolio en een passende overlegstructuur, ondersteund met praktische hulpmiddelen.

Afbakening
De focus ligt op strategische IV-vraagstukken, projecten en majeure wijzigingen, inclusief de samenhang tussen domeinen, architectuur en roadmap, en de verdeling van capaciteit en prioriteit bij schaarste. Regulier beheer, kleine wijzigingen en operationele aansturing van uitvoering vallen buiten scope.

Kern van de opdracht
De kwartiermaker richt een samenhangend portfolioproces in dat het gehele traject van initiatief tot besluitvorming afdekt. Daarbij worden duidelijke afspraken gemaakt over intake, prioritering en besluitvorming, gebaseerd op onder andere strategische waarde, wettelijke verplichtingen, risico, capaciteit en maatschappelijke impact.

Parallel hieraan wordt een heldere overlegstructuur ingericht bestaande uit een strategisch domeinoverleg (voor duiding en voorbereiding), reguliere domeinoverleggen (gericht op beheer en doorontwikkeling) en een portfoliotafel waar integrale prioriteringsbesluiten worden genomen. De kwartiermaker zorgt dat deze overleggen logisch op elkaar aansluiten en dat besluitvorming transparant en navolgbaar plaatsvindt.

Daarnaast wordt inzicht gecreëerd in het IV-portfolio, inclusief lopende initiatieven, afhankelijkheden, aansluiting op organisatiedoelen en beschikbare capaciteit. Ook worden kaders opgesteld voor instroom en fasering van initiatieven, zodat een beheersbare werkvoorraad ontstaat.

Ter ondersteuning ontwikkelt de kwartiermaker praktische hulpmiddelen, zoals een portfolio-overzicht, dashboard, intake- en analyseformats en een roadmap, en worden rollen, verantwoordelijkheden en mandaten binnen portfoliosturing verduidelijkt.

Implementatie en borging
De kwartiermaker begeleidt de implementatie door het opstellen van een eerste integraal portfolio, het uitvoeren van een eerste prioriteringsronde en het opstarten van de overlegstructuur. De organisatie wordt hierbij actief meegenomen, met aandacht voor draagvlak en toepasbaarheid in de praktijk. De opdracht wordt afgerond met overdracht naar een structurele inrichting.

Resultaat en planning

• Binnen 1–2 maanden (analysefase):
  • Inzicht in de huidige situatie, stakeholders en lopende IV-initiatieven.
  • Eerste integraal overzicht van het IV-portfolio.
• Binnen 3–5 maanden (ontwerpfase):
  • Uitgewerkte governance en overlegstructuur.
  • Ingericht prioriteringsmechanisme en portfolioproces.
  • Beschikbare hulpmiddelen (o.a. intakeformat, portfolio-overzicht, roadmap).
• Uiterlijk per 1 april (implementatiefase):
  • Een functionerende portfoliotafel met duidelijke spelregels.
  • Eerste integrale portfolio en uitgevoerde prioritering.
  • Werkende overlegstructuur die aansluit op de praktijk.
• Bij afronding van de opdracht:
  • Een gedragen plan van aanpak voor structurele portfoliosturing.
  • Overdracht naar de organisatie, inclusief een concreet profiel/vacaturetekst voor een portfoliomanager.

Positionering
De kwartiermaker opereert als zelfstandig professional en is verantwoordelijk voor de inrichting en realisatie van portfoliosturing binnen de kaders van deze opdracht. De kwartiermaker handelt vanuit eigen expertise en inzicht, met een verbindende werkwijze gericht op het realiseren van gedragen oplossingen.

De rol is tijdelijk en gericht op inrichting, implementatie en overdracht, zonder hiërarchische lijnverantwoordelijkheid of inbedding in de lijnorganisatie. De kwartiermaker bepaalt zelfstandig de aanpak en werkwijze om de afgesproken resultaten te behalen.

Randvoorwaarde en inzet
De opdracht wordt uitgevoerd binnen de bestaande bestuurlijke en organisatorische kaders van DOWR. De kwartiermaker stemt waar nodig inhoudelijk af met betrokken rollen en gremia, zoals CIO’s en vertegenwoordigers uit de IV-organisatie, voor het verkrijgen van input en het toetsen van tussenresultaten.

De kwartiermaker is zelf verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van de werkzaamheden, alsmede voor het behalen van de geformuleerde resultaten. Daarbij wordt gehandeld met oog voor transparantie, bestuurlijke sensitiviteit en het creëren van draagvlak binnen de organisatie.

De inzet bedraagt circa 24–32 uur per week. De kwartiermaker rapporteert periodiek over voortgang, knelpunten en te nemen besluiten aan het CIO-overleg, met als doel het faciliteren van besluitvorming.

• Er mag slechts één partij verantwoordelijk zijn voor de levering van de professional, zonder tussenkomst van derden of onderaannemers. De gehele uitvoering moet in eigen beheer plaatsvinden. Een ZZP’er via tussenkomst, waar een bureau een vergoeding voor ontvangt, wordt gezien als rechtstreeks.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
• Een motivatie, opgesteld door de professional zelf, is toegevoegd aan het CV van de professional.
• Aantoonbare werkervaring met portfoliomanagement, benoem dit duidelijk in het cv.
• Aantoonbare werkervaring als kwartiermaker/projectleider IV/IT.
• Aantoonbare werkervaring met Governance.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als kwartiermaker IV/IT;
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente;
• Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met portfoliomanagement;
• Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van implementaties.

Organisatie
Groots denken, gewoon doen
Deventer, de stad en onze dorpen zitten in ons hart. De plek waar mensen wonen, werken, ondernemen en ontspannen. Waar we samenwerken voor én met Deventenaren aan een historische gemeente met grootse toekomstplannen. We zorgen ervoor dat iedereen zich thuis voelt en kan groeien. Waar iedereen ertoe doet. De plek waar we trots op zijn. Werken bij de gemeente Deventer betekent meer dan alleen plannen maken. We gaan de deur uit, de stad en dorpen in, staan open, onderzoeken, proberen en maken dingen mogelijk. We denken groots en doen gewoon. Met opgestroopte mouwen aan de slag. We experimenteren, leren en doen wat nodig is om Deventer vooruit te helpen. Samen zetten we hoofd, hart en handen in voor onze prachtige gemeente. Betrokken, Verantwoordelijk en Daadkrachtig. Dat zijn wij. Dat ben jij.

Waar je terecht komt
In hartje Deventer. Een historische Hanzestad, vol sfeervolle steegjes en charmante panden. Een stad van ondernemers, van boeken, koek, bedden, cv-ketels en drukwerk. Gelegen aan de IJssel, omringd door groen en prachtige dorpen. Midden in die stad staat het gemeentehuis: een bijzonder, historisch gebouw dat historie en toekomst samenbrengt. Een van de meest duurzame overheidsgebouwen van Nederland. De 2264 vingerafdrukken van Deventenaren in het gebouw herinneren je er elke dag aan voor wie en met wie we werken

Samenwerken, samen doen
Werken bij de gemeente Deventer is samen werken, samen doen. Met Deventenaren én met je collega’s. We houden de lijnen graag kort en de organisatie wendbaar.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 5 juni 2026, 08:00 uur. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend.

Hybride: De werkzaamheden zijn voor Deventer, Olst-Wijhe en Raalte, met de mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken.

Overig algemeen:

Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste. De kosten van de VOG zijn voor rekening van de leverancier / professional. Een VOG-P dient altijd voor start van de professional aanwezig te zijn.

De overeenkomsten, gedragscode, geheimhoudingsverklaring en brochure SROI is beschikbaar bij het aanbieden van de professional in het bestand inkoopvoorwaarden.

Gemeente Deventer hanteert een SROI vereiste voor professional bij een bereikte opdrachtwaarde van € 300.000,- of hoger berekend over twee contractjaren. Zie toelichting in brochure SROI.

Detavast constructie: je bent bereid om bij wederzijds goedvinden na 1600 uur kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden.

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

CV-eisen: Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands.