Bestuurssecretaresse

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen onze gemeente. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.

Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Je werkt volgens onze uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat we als team efficiënt en eenduidig samenwerken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je hebt verstand van werkzaamheden op het gebied van kabinetszaken. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en pro-activiteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.

Werkzaamheden

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden;
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
• Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

De opdracht bestaat uit:

• Het uitwerken en opleveren van het inwerkprogramma voor het nieuwe bestuur.

Resultaat

• Het eindproduct is compleet, onderbouwd en tijdig opgeleverd als er een gedurende de inhuurperiode van een half jaar een gedegen inwerkprogramma is opgeleverd.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in een secretariële richting;
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals; Notubox, iBabs of MS Office;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling;
• Minimaal voor 28 tot 32 uur per week beschikbaar voor de gehele duur en alle mogelijke verlengingen:

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als bestuur secretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling;
• Een maximum uurtarief van €110,- exclusief btw/ inclusief reiskosten woon-werkverkeer en Fee administratieve partner;
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, waarbij verschillende agenda's op constructieve manier samenlopen, benoem duidelijke waar deze ervaring is opgedaan;
• Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden. Je beschrijft duidelijk in het CV hoe je bestuurders of directieleden ondersteunt en vooruitdenkt in het werk;
• Aantoonbare werkervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat met verschillende interne stakeholders zoals bestuursadviseurs, directie en ambtelijke organisatie;
• Aantoonbare werkervaring met de volgende competenties: politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen, stressbestendigheid en discretie. Je licht in het CV of een korte motivatie toe hoe deze competenties in eerdere functies zijn toegepast, de motivatie is geschreven door jou zelf.

Competenties

• Klantgericht;
• Samenwerken;
• Stressbestendig;
• Omgevingsbewust / Politiek sensitief;
• Organisatievermogen (plannen en organiseren);
• Nauwkeurig;
• Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk);
• Proactief;
• Flexibel;
• Zelfstandig;
• Integer;
• Besluitvaardig en gedecideerd;
• Empathisch;

Organisatie
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken.
In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt.

We hebben grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Deze ambities maken we waar door een intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, onze inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde professionals in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

De fysieke gesprekken bij de gemeente worden gepland in overleg met de best passende professionals. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Optie tot verlenging: 2x 2 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Randvoorwaarden:

• De bestuurssecretaresse werkt zelfstandig, stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het team/ opdrachtgever, en levert het eindproduct op zonder hiërarchische aansturing of zonder afhankelijkheid van het team.

Je geeft in het cv duidelijk aan in hoeverre je / de door jou aangeboden professional aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Het tarief van de aangeboden professional staat vast gedurende 12 maanden. Daarna kan maximaal éénmaal per jaar een voorstel tot prijsaanpassing aan de Opdrachtgever plaatsvinden.