Coördinator publiekszaken frontoffice

Opdrachtomschrijving

Dit is een deta-vast aanvraag waarbij de medewerker na 1600 gewerkte uren kosteloos kan worden overgenomen.

Behoud jij de rust en het overzicht in de dagelijkse dynamiek van een Frontoffice-team? Ben jij een echte regelaar en verbinder, met oog voor mens en proces?

Dan zoeken we jou! Wat ga je doen? Als Coördinator Frontoffice is team Publiekszaken jouw thuisbasis. Voor veel inwoners zijn wij het gezicht en de stem van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. Aan de telefoon, receptiebalie en bij het beantwoorden van mails en webcare informeren en adviseren wij inwoners of wijzen wij hen de weg. Bij de aanvraag- en uitreikbalies controleren we de identiteit van inwoners en leveren producten als paspoorten en VOG's. Om die diversiteit aan taken excellent uit te voeren, bouwen we stevig door aan onze kennisinfrastructuur, slimme (gedigitaliseerde) werkprocessen en datagestuurd werken. Onze kracht is dat wij inwoners zich altijd gehoord en gezien laten voelen en samen hard werken aan dienstverlening die morgen beter is dan vandaag.

De coördinator Frontoffice zorgt voor een soepele dagelijkse gang van zaken in de dynamiek van een bezettingsteam. Jij faciliteert, stimuleert en coördineert zelfstandige en gemotiveerde medewerkers om hun werk nóg beter te doen. De teamleider Dienstverlening (P- en F-taken), kwaliteitsmedewerker Frontoffice en Backoffice en functioneel beheerders zijn belangrijke samenwerkingspartners.

Werkzaamheden

Dit zijn jouw taken:

• Dagelijks aanspreekpunt voor alle medewerkers Frontoffice over bijvoorbeeld de bezetting (pauzes, ziekte opvangen, kort verlof), systeemissues en agressie[1]incidenten;
• Work force management: jij maakt het rooster en capaciteitsberekeningen voor de lange termijn; beoordeling en planning huisbezoeken;
• Voorzitten van het 6-wekelijks werkoverleg;
• Linking pin: tussen Frontoffice en Backoffice zodat de onderlinge samenwerking goed loopt en processen voor inwoners en collega's efficiënt en toegankelijk zijn; tussen Frontoffice, vakteams en stafteams, zodat de Frontoffice altijd actuele en volledige informatie heeft.
• Deelname aan het kwaliteitsoverleg Frontoffice en roadmapsessies, waar je meedenkt en met concrete voorstellen komt over de doorontwikkeling van het team.
• Eerste aanspreekpunt voor het team bij telefonische agressie-incidenten; je bent lid van het de-escalatieteam dat als eerste optreedt bij agressie-incidenten aan de balie.
• Key user van diverse Frontoffice-applicaties;
• Adviseren van de teamleider voor de beoordelingscyclus over voortgang van ontwikkeling van medewerkers.

• Je hebt aantoonbaar HBO-werk en denkniveau;
• Je hebt minimaal 3 jaar recente werkervaring bij een klantcontactcentrum of Frontoffice;
• Je hebt aantoonbare recente ervaring als coördinator;
• Deze aanvraag is op basis van deta-vast met de insteek op een vast contract na 1600 gewerkte uren. Zonder overname kosten.

Competenties

• Je voelt goed aan wanneer de situatie vraagt om faciliteren, stimuleren of aansturen;
• Doelgericht in een hectische omgeving: je blijft rustig als zaken anders lopen; je kan snel schakelen en prioriteiten stellen; je gaat planmatig en gestructureerd te werk;
• Samenwerkingsgericht: je bent nieuwsgierig naar de talenten en mening van anderen; je kan anderen enthousiasmeren en betrekken bij plannen; je kunt op een tactische manier constructieve feedback geven en ontvangen;
• Empathisch: je kunt je goed verplaatsen in inwoners en collega's; je bent toegankelijk in je communicatie, waardoor je makkelijk verbinding legt en behoudt;
• Analytisch: je kan snel overzicht creëren; je kunt data interpreteren en vertalen naar verbeteracties; je kan oplossingen bedenken die anders zijn dan hoe het nu is;
• Leergierig: je wil continue blijven leren om jezelf en het team te verbeteren. Congressen bezoeken en vakliteratuur bijhouden en een coachingscursus volgen doe je graag.

Waar is de gemeente mee bezig?

Voor de toekomst van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk zetten we in op behouden en versterken van onze eigen identiteit: een knooppunt in het Groene Hart. Daarom werken we met 265 trotse medewerkers, naast de dagelijkse werkzaamheden, aan drie samenhangende ambities: gezonde dorpen, een duurzaam landschap en een sterke samenleving. Deze manier van werken maakt ons als organisatie flexibel en wendbaar. Dit maakt dat wij kunnen blijven inspelen op de blijvend veranderende omgeving. Wij kennen voldoende doorgroeimogelijkheden en bieden een prettige werkomgeving.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

Dit is een deta-vast aanvraag waarbij de medewerker na 1600 gewerkte uren kosteloos kan worden overgenomen.

Je krijgt in eerste instantie een arbeidsovereenkomst van een jaar dat bij wederzijdse tevredenheid kan worden omgezet naar een vast dienstverband.

Afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring is het bruto maandsalaris maximaal € 3.980, - (schaal 7) met een tijdelijke arbeidsmarkttoelage bij een werkweek van 36 uur.

Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05%. In je IKB zit onder andere het vakantiegeld en eindejaarsuitkering verwerkt.

Wij kennen een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP.