Omschrijving

Als coördinerend secretaresse van de burgemeester zorg jij voor goede ondersteuning én overzicht. Jij denkt vooruit, regelt zaken op tijd en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Dankzij jou kan de burgemeester zich richten op bestuurlijke taken. Deze functie is geen standaard kantoorbaan van 9 tot 5. Het komt soms voor dat je in de avonduren of in het weekend werkt, omdat de werktijden van de burgemeester uiteenlopend zijn. Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Dat past goed bij jou, daar krijg jij energie van!

Wat ga je doen?

Ondersteuning burgemeester: Je ondersteunt de burgemeester bij de dagelijkse werkzaamheden. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
Agenda- en mailboxbeheer: Je beheert de agenda van de burgemeester en zorgt voor een goede planning. Ook beheer je de mailbox en de post en stel je duidelijke prioriteiten.
Vergaderingen en bijeenkomsten: Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor. Waar nodig verzorg je de verslaglegging. Je zet actiepunten uit en je bewaakt de voortgang.
Samenwerking en bestuurlijke ondersteuning: Je houdt overzicht en zorgt voor goede afstemming binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met collega's van andere afdelingen. Je denkt actief mee met de burgemeester en draagt zo bij aan het realiseren van bestuurlijke ambities.
Coördineren: Je coördineert inhoudelijk het team van bestuurssecretaresses, dat bestaat uit 5 collega-secretaresses. Je stemt werkzaamheden af en zorgt voor samenhang in de ondersteuning.

Eisen

Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en een afgeronde relevante opleiding, bijvoorbeeld Schoevers of vergelijkbaar.
Je hebt aantoonbare ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, bij voorkeur als bestuurssecretaresse.
Kandidaat kan een VOG verklaring overleggen.
De aangeboden kandidaat is minimaal 32 uur per week beschikbaar.
De aangeboden kandidaat heeft bereidheid en mogelijkheid tot onregelmatige inzet (avonden/weekenden).
In verband met de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) kan, vanwege de aard van de opdracht, deze opdracht niet ingevuld worden door een ZZP'er. Geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich uitsluitend in loondienst laten detacheren via een bureau. Doorleenconstructies zijn daarbij niet toegestaan.

Wensen en competenties

Wensen

De aangeboden kandidaat heeft ervaring in een aantoonbare positie waarin men ervaring heeft in zelfstandig handelen en het prioriteren van complexe situaties. Handelt proactief en weet wanneer te escaleren in een vertrouwelijke of politieke gevoelige situatie. (max 5 punten)
De aangeboden kandidaat heeft recente aantoonbare ervaring in politiek-bestuurlijke omgeving. (max 6 punten)
De aangeboden kandidaat is direct beschikbaar na gunning. (max 5 punten)
Het CV sluit goed aan op de door ons gestelde criteria. (max 10 punten)
De in de vacature gevraagde competenties zijn aantoonbaar in het gesprek. (max 10 punten)

Competenties

Organisatietalent: Je werkt nauwkeurig, kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht, ook wanneer het druk is.
Proactieve houding: Je denkt vooruit, neemt initiatief en zorgt ervoor dat zaken goed en op tijd geregeld zijn.
Communicatieve vaardigheden: Je communiceert correct, vriendelijk en duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk. Je durft beslissingen te nemen en staat stevig in je rol richting de burgemeester.
Bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor de dynamiek binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet professioneel om te gaan met protocollen en bestuurlijke relaties.

Organisatie en team

Organisatieomschrijving Gemeente Bergen op Zoom
De stad Bergen op Zoom is een vestingstad, gelegen op de Brabantse Wal, op de overgang van land en zee, zand en klei, hoog en laag. Het is een compacte stad met een historische kern, omgeven door water, bos en heide. Het dorp Halsteren en de kernen Lepelstraat en Heimolen vormen samen de woonkernen in het landelijk gebied van de gemeente Bergen op Zoom. De unieke ligging tussen de mainports Rotterdam en Antwerpen en een rijke cultuurhistorie zijn de belangrijkste kenmerken van de gemeente. Bergen op Zoom kent een goede ontsluiting op de landelijke infrastructuur.

Werken bij Inkoop, Facilitair en Secretariële Ondersteuning
Je komt als coördinerend secretaresse terecht in het team van secretaresses dat verantwoordelijk is voor de ondersteuning van bestuur en organisatie. Samen zorgen jullie voor een efficiënte en betrouwbare interne dienstverlening. De werkomgeving is dynamisch en geen dag is hetzelfde. Deze functie is geen 9-tot-5-baan en zeker geen standaard kantoorbaan. Jij krijgt hier juist energie van. Soms kan het voorkomen dat je in de avonduren of in het weekend werkt, omdat de werktijden van de burgemeester uiteenlopend zijn.

Gespreksinformatie

De kandidaten met de hoogste score van de gunningscriteria kunnen worden uitgenodigd voor een gesprek. Tijdens dit gesprek wordt gekeken of het CV van de kandidaat aansluit op de door ons gestelde criteria voor deze vacature. Uit het gesprek blijkt (of wordt getoetst door bv casussen) of de in de vacature gevraagde competenties aantoonbaar zijn door het geven van voorbeelden.

Overige informatie

Benodigd aantal professionals: 1

Optie tot verlenging: Ja

Overig algemeen: Randvoorwaarden CV
Met een CV wordt bedoeld een overzicht van de werkervaring van de aangeboden kandidaat. De CV is in het Nederlands opgesteld en wordt verstrekt in PDF. De ingediende CV mag maximaal bestaan uit 4 pagina's dubbelzijdig. In de CV dienen minimaal de onderstaande punten benoemd te worden:

Welke werkzaamheden / projecten uitgevoerd zijn, het werkbestand en uw rol hierin
Start- en einddatum van de werkzaamheden (aantal uur per week)

Indien de CV de bovengenoemde punten niet bevat, kan de aanbieding terzijde gelegd worden.

Vergoedingen
Parkeren:

Een parkeervergunning wordt niet verstrekt door de gemeente Bergen op Zoom. Indien de werknemer een parkeervergunning aan wil vragen kan hiervoor contact opgenomen worden met Parkeerbeheer Bergen op Zoom

Reiskosten:

Woon - werk kilometers worden niet vergoed.
Kilometers gemaakt op het werk met de auto kunnen gedeclareerd worden, de vergoeding hiervoor bedraagt € 0,19 per kilometer.

Telefoon:

De werknemer dient zelf zorg te dragen voor een mobiele telefoon.

Werkplek:

Door de gemeente Bergen op Zoom wordt een werkplek (bureau) ter beschikking gesteld waarvan de medewerker gebruik kan maken. De medewerker dient zelf een deugdelijke laptop mee te brengen en toebehoren om de werkzaamheden op uit te voeren. Met deze laptop kan de medewerker inloggen op het netwerk van de gemeente Bergen op Zoom.

(De opdracht stopt op het moment dat deze vacature vast wordt ingevuld).