Projectsecretaris

Opdracht

Schaapsdrift e.o. maakt deel uit van de gebiedsontwikkeling Spoorzone Oost in Arnhem. Op 28 mei 2025 heeft de gemeenteraad het TAM-omgevingsplan vastgesteld, waarmee de ruimtelijke kaders voor de ontwikkeling zijn bepaald. In het gebied wordt gewerkt aan een mix van circa 450 nieuwe woningen, een zorgcomplex met studio's, bedrijfs- en voorzieningenruimte en een hoogwaardige inrichting van de openbare ruimte met nadruk op vergroening en leefkwaliteit.

Op dit moment werken we de ontwikkelstrategie verder uit en zijn we bezig met het opstellen van een duidelijke planning en fasering om de uitvoering stap voor stap te realiseren. Het project is politiek-bestuurlijk gezien echter zeer gevoelig. In de afgelopen periode zijn er meerdere escalaties geweest en ondanks de vaststelling van het omgevingsplan blijft het een complex en precair project. Vanuit de projectorganisatie staat daarom zorgvuldigheid, adequaat handelen en het leveren van kwaliteit nadrukkelijk voorop.

Het projectteam wordt geleid door Cengiz Caglar als senior projectmanager, met Cheyenne Refos als medior projectmanager en Lout van der Hoeven als ontwikkelmanager. Om het projectteam optimaal te ondersteunen willen we het team aanvullen met een projectsecretaris.

Wat wordt er verwacht van de projectsecretaris?

• Beheren mailbox en agenda van de projectmanagers en maken van afspraken.

• Voorbereiden en maken van actielijsten of besluitenlijsten van overleggen

• Beheren van documentatie

• Opstellen van externe opdrachten en afhandeling van facturen

• Beheren mailbox Schaapsdrift e.o.

• Maken van complexe afspraken en notuleren

• Bijdrage leveren aan communicatieactiviteiten (bijv. informatieavonden en sparren met communicatieadviseur)

• Algemeen overleg met de projectmanager en sparren

• De aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP'er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV.
• De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van een erkend, afgerond en volledig diploma op minimaal MBO niveau.
• De kandidaat heeft minimaal 2 à 3 jaar werkervaring met projectmatig werken en het ondersteunen van een projectteam.

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar relevante werkervaring als opgedaan in een politiek-bestuurlijke werkomgeving.
• De kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring opgedaan in het ondersteunen op beheersprojecten van het project (GROTIK).
• De kandidaat beheerst alle MS Officepakketten.
• De kandidaat heeft een uitstekend cijfermatig inzicht.

Competenties

• Accuratesse: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten.
• Stressbestendigheid: Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden.
• Organisatievermogen: Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.
• Betrokkenheid: Identificeert zich met en voelt zich nauw betrokken.
• Kwaliteitsgerichtheid: telt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren.

VOG
Bij gunning van de opdracht is het overleggen van een VOG vereist voor in ieder geval 'De Connectie', bij Arnhem en Renkum is dit (nog) niet verplicht. Wordt de kandidaat aangeboden via een leverancier dan is de leverancier verantwoordelijk voor de aanvraag van de VOG. Bij de gunning aan een ZZP'er zal Inhuurbalie026 de VOG aanvragen. De kosten voor de aanvraag van de VOG zijn niet declarabel en zijn voor eigen kosten.

Referentie
Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Dit zal dan meegenomen worden in de beoordelingscriteria. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een leidinggevende van een recente opdrachtgever die relevant is voor de uitgevraagde opdracht.

Optie tot verlenging
Ja, max 3 jaar

CV-eisen
Zorg voor een duidelijke omschrijving van het profiel en laat hierbij de eisen en wensen duidelijk naar voren komen. Plaats in het CV ook (indien van toepassing) de gegevens van de verantwoordelijke accountmanager met naam, e-mailadres én telefoonnummer zodat wij weten met wie wij contact op kunnen nemen.