Maatschappelijke Voorzieningen - Procesadviseur

Opdrachtomschrijving

Op de afdeling Onderwijshuisvesting (OHV) werken accounthouders en adviseurs samen aan de opgave om voldoende en kwalitatief goede schoolgebouwen te realiseren voor het primair onderwijs, voortgezet onderwijs, (voortgezet) speciaal onderwijs en bewegingsonderwijs in Amsterdam. De afdeling werkt daarbij aan zowel vervanging en vernieuwing van verouderde scholen in de stad. Binnen deze context is een werkwijze ontwikkeld en tegelijkertijd wordt er veel geleerd in de praktijk. Het geleerde en de gemaakte verbeterslagen willen we vastleggen in een praktische hand-out (nadrukkelijk geen handboek of AO-beschrijving), die eenvoudig door gebruikers kan worden doorontwikkeld. Deze hand-out moet aansluiten bij de manier waarop de collegas binnen OHV samenwerken in Teams. Naast de hand-out gebruikt de afdeling diverse formats. De wens is om deze formats te verbeteren en te koppelen aan de hand-out, aangevuld met goede voorbeelden en verbeterslagen die het werk overzichtelijker en eenvoudiger maken. De verwachting is dat bij de uitvoering van deze opdracht ook vragen naar voren komen die nog verdere uitwerking vragen, zoals afspraken die niet eenduidig zijn of werkwijzen waarover discussie bestaat. Het uitwerken van een aantal van deze vraagstukken maakt onderdeel uit van de opdracht. Daarnaast wordt jouw hulp gevraagd bij het uitwerken en borgen van deelprocessen. Om de hand-out levend en actueel te houden, is het van belang dat deze eenvoudig aanpasbaar is. Daarvoor moet helder zijn welke rollen en verantwoordelijkheden daarbij horen, en wat er nodig is om deze manier van werken blijvend te borgen. Gevraagd wordt hiervoor een voorstel uit te werken. Tot slot wordt er van je verwacht dat je ook praktische, ondersteunende werkzaamheden oppakt, zoals het vervangen van de secretaris bij het maken van een agenda of verslag, of het organiseren van een bijeenkomst met betrokken partners.

Werkzaamheden

• Hoofdstructuur voor hand-out werkwijze in Teams ontwerpen, afstemmen en implementeren;
• Verbeteren en versimpelen van huidige formats en koppelen aan werkwijze (eenduidigheid, maar ook hoe kunnen werkzaamheden simpeler, meer geautomatiseerd);
• Ondersteunen bieden bij het verder uitwerken van enkele deelprocessen/formats, waaronder het inbedden van de nieuwe participatieverordening in de werkwijze (overige deelprocessen NTB in overleg met opdrachtgever);
• Voorstel schrijven voor borging werkwijze voor het werken met de hand-out (rol/verantwoordelijkheid).

• Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot. Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling. Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Als het cv niet overeenkomt met de door u gegeven antwoorden kan de gemeente Amsterdam besluiten uw offerte af te wijzen.
• De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beeindigd en de offerte ter zijde gelegd.
• Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.
• De aangeboden kandidaat heeft kennis en ervaring met het werken binnen de applicatie Teams. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• De aangeboden kandidaat dient minimaal 2 dagdelen fysiek aanwezig te zijn op kantoor, waarbij de dinsdag op het Weesperplein 8 en de maandag of de donderdag op Amstel 1. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• De aangeboden kandidaat is in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam. (KO)
• De kandidaat van de voorlopig winnende Inschrijver (voornemen tot gunnen opdracht) moet op het moment van de start van de opdracht in loondienst zijn van de Inschrijver voor minimaal het aantal uren en de looptijd van de opdracht (incl. eventuele verlengingen). De voorlopig winnende Inschrijver levert binnen 2 werkdagen na het bericht van het voornemen tot gunning via het systeem deze, door de voorlopig winnende Inschrijver en aangeboden kandidaat getekende versie van de Eigen Verklaring aan. Als dit document niet tijdig is aangeleverd wordt de Inschrijving terzijde gelegd. De gemeente is gerechtigd eventueel aanvullende stukken op te vragen ter onderbouwing van de eis.

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken in een grote gemeentelijke organisatie. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• De aangeboden kandidaat heeft kennis en ervaring met projectmatig werken, procesmanagement. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het continue verbeteren van processen. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

Gemeentelijke organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)

Op de afdeling Onderwijshuisvesting (OHV) werken accounthouders en adviseurs samen aan de opgave om voldoende en kwalitatief goede schoolgebouwen te realiseren voor het primair onderwijs, voortgezet onderwijs, (voortgezet) speciaal onderwijs en bewegingsonderwijs in Amsterdam. De afdeling werkt daarbij aan zowel vervanging en vernieuwing van verouderde scholen in de stad.

• Startdatum: 1-1-2026
• Einddatum: 30-06-2026
• Werklocatie: Amstel, 1, 1011PN, AMSTERDAM
• Planning interviews: nader te bepalen
• Optioneel tot verlenging: Ja, de Gemeente heeft de mogelijkheid de Overeenkomst meerdere keren te verlengen tegen dezelfde voorwaarden en condities, met dien verstande dat de totale maximale duur van de Overeenkomst de 24 maanden niet mag overschrijden.
• Een interview maakt deel uit van het selectieproces en de aangeboden kandidaat kan in de evaluatiefase van de offerteaanbiedingen uitgenodigd worden voor een gesprek. Hij of zij dient daarom beschikbaar te zijn voor het interview.

De gemeente nodigt u uit om een offerte in te dienen voor deze opdracht. De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht van de gemeente en is beoordeeld als een opdracht die door de Inschrijver wordt ingevuld. Volgens de inschrijvingsvoorwaarden (in overeenstemming met de Wet DBA) kan een zelfstandige zonder personeel (zzper) niet inschrijven of worden aangeboden voor deze opdracht. De kandidaat die wordt aangeboden, moet op het moment van start opdracht in loondienst zijn bij de Inschrijver. Ook zzpers met een B.V., die naast zichzelf geen andere medewerkers in dienst heeft van deze B.V., worden uitgesloten voor het Inschrijven op deze opdracht. Inschrijver voldoet minimaal aan het feit dat Inschrijver: Loonbelasting en werknemerspremies afdraagt (en hiermee verzekerd is binnen het sociale stelsel) voor de betreffende kandidaat die de opdracht uitvoert; Een werkgeversgezag heeft tussen Inschrijver en kandidaat (die de opdracht uitvoert); Voldoet aan alle werkgeversverplichtingen, zoals 2 jaar doorbetalingsverplichting bij ziekte, de Wet Poortwachter of de WAADI. De gemeente kan Inschrijver verzoeken om schriftelijk aan te tonen dat Inschrijver voldoet aan bovenstaande punten.

Voor uitgebreidere functieomschrijvingen verwijzen wij u naar de vragenlijst 'informatie en criteria kandidaat'.

Zolang deze offerteaanvraag openstaat heeft u als leverancier alleen met het Team Tijdelijke Externe Inzet contact over deze aanvraag. Op deze offerteaanvraag zijn de door u eerder geaccepteerde leidraad en voorwaarden van toepassing.

Middels de tab 'Offerte' dient u de naam van de inschrijving te wijzigen, die bovenin wordt weergegeven. Wijzig deze naar: Naam organisatie + naam kandidaat, zodat duidelijk is welke kandidaat het betreft. Dit kan worden gewijzigd aan de hand van het potlood icoon. Gemeente Amsterdam stelt u voor deze aanvraag in staat om maximaal 1 kandidaat aan te bieden. Om een extra offerte aan te maken klikt u op het tabblad 'Offerte' en vervolgens rechtsonder op 'Extra offerte'. Attentie: u dient iedere inschrijving apart in te dienen. Indienen doet u door middel van de button 'Indienen'. Ter controle vraagt het systeem om uw wachtwoord. Heeft u hier vragen over dan kunt u contact opnemen met de Servicedesk van het betreffende platform.

Wij willen de onderstaande gegevens van de door u aangeboden kandidaat ontvangen. De gegevens worden onder andere gebruikt voor het uitnodigen van de kandidaat voor een interview en het aanvragen van de VOG indien hij/zij de functie krijgt. Let op! Het verstrekken van onjuiste en/of onvolledige informatie leidt tot vertraging. Gebruik de volledige naam van de kandidaat zoals deze in het paspoort of op de identiteitskaart staat vermeld. Benodigde gegevens: Naam kandidaat, (prive) e-mailadres van de kandidaat.

Wij willen van u als leverancier onderstaande gegevens ontvangen. Indien de gegevens hetzelfde zijn als die van de kandidaat, vult u ze hier weer in. De gegevens die u verstrekt worden onder andere gebruikt om contact met u op te nemen bij vragen of voor het opstellen van de overeenkomst indien de opdracht aan u wordt gegund. Let op! Het verstrekken van onjuiste en/of onvolledige informatie leidt tot vertraging. Benodigde gegevens: Naam Bedrijf (Inschrijver), Naam contactpersoon, E-mailadres van de contactpersoon, Volledige naam tekenbevoegd persoon, Functie tekenbevoegde persoon, Straat + huisnummer, Postcode + plaats.

Bijgesloten overeenkomst (4) is van toepassing op deze aanbesteding. Bijlage 5 Integriteits- en geheimhoudingsverklaring, is op deze overeenkomst van toepassing. U heeft bovenstaande tekst gelezen en gaat akkoord met de inhoud.

Inschrijver heeft bij het kwalificeren (toelating) voor het systeem van de gemeente haar bedrijfsgegevens almede de Uniforme Europees Aanbestedingsdocument (UEA), het uittreksel van de Kamer van Koophandel en de bedrijfsverzekeringspolis ingediend. In paragraaf 2.4.1 en 2.4.2 van de Leidraad Externe Inzet gemeente Amsterdam (AFI-2023-0360) is hierover informatie en bepalingen opgenomen. Alle in het systeem ingevulde bedrijfsgegevens alsmede de UEA, de meest recente versie van het uittreksel van de Kamer van Koophandel en de bedrijfsverzekeringspolis dienen bij het indienen van deze offerte up-to-date te zijn. De handelsnaam en relatienummer die op het ingediende uittreksel van de Kamer van Koophandel vermeld staat en waarmee de leverancier zich inschrijft voor kwalificatie, dient te corresponderen met de facturerende organisatie. Na het indienen van een offerte op een opdracht kan dit niet meer gewijzigd of aangepast worden. Uit het huidige uittreksel van Kamer van Koophandel van Inschrijver blijkt dat Inschrijver meer dan een (1) medewerker (werkzame personen) in loondienst heeft. Inschrijver toont dit aan door het indienen van een recent (maximaal 12 maanden oud op moment van Inschrijving op deze Opdracht) uittreksel van de Kamer van Koophandel van Inschrijver. Indien Inschrijver niet voldoet aan deze eis zal Inschrijving terzijde worden gelegd. U heeft bovenstaande tekst gelezen en gaat akkoord met de inhoud.

Leverancier dient te handelen namens de bepalingen zoals opgenomen in artikel 8 van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI). Voor meer informatie zie: artikel 8, wet WAADI. Leverancier bevestigt hier naar te handelen. Om arbeidskrachten ter beschikking te stellen voor Gemeente Amsterdam dient uw organisatie in het kader van de wet Waadi geregistreerd te staan bij de Kamer van Koophandel. Om te controleren of deze registratie voor u van toepassing is doe de Waadi check. Voor meer informatie kijk op: Kvk uitlenen van personeel.

U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie. Om de objectiviteit van de referentie te waarborgen, mag de organisatie die een offerte indient zichzelf of een medewerker niet als referent opgeven. Let op: de referent dient op de hoogte te zijn.