Jeugd, Zorg en Diversiteit - Directiesecretaris

Opdracht

In de functie van directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden van de agenda van het directieteam-overleg (DTO) en de daarmee samenhangende stukkenstroom, actielijst en verslaglegging. Met creativiteit en energie organiseer en stuur je op een goed overleg en je bewaakt de voortgang van de afspraken. Je adviseert het DT op inhoud, proces, bedrijfsvoering en de verbinding tussen vraagstukken en je faciliteert het effectieve overleg.

Je fungeert als sparringpartner voor de directeur en adviseert vanuit jouw kennis op zowel het bestuurlijke als ambtelijke besluitvormingsproces. Je zoekt daarbij de verbinding met collega’s van andere directies en partners in de stad. Je draagt bij aan een soepele besturing van de directie door een goede verbinding te leggen tussen afdelingen, directiestaf en de directieadviseurs, die aan bestuurlijke documenten werken vanuit de beleidsinhoud en door het uitvoeren van projecten voor het DT.

Samen met je collega’s in de directiestaf sta je aan de lat voor samenhang in de directiebrede aanpak van de strategische prioriteiten van de directie waaronder organisatieontwikkeling, communicatie en voor een uniforme benadering van vraagstukken rondom sturing en beheersing en de jaarcyclusproducten. Je draagt bij aan het team- en samengevoel dat nodig is om complexe, meervoudige en unieke samenwerkingsvraagstukken op een prettige manier op te pakken.

Je beheert de voortgang en coördineert het Prestatiecontract dat de directeur JZD heeft afgesloten met de stedelijk directeur en stelt het concept jaarplan van de directie op. Je ondersteunt de directeur in de relatie met de onderdeel commissie (OC) en bent namens de directie het aanspreekpunt voor de OC, voert namens de directie vooroverleg met de OC over de agendapunten en informatie die aan de OC zijn toegezegd, en hebt daarnaast een actieve rol bij het opstellen van formele adviesaanvragen en correspondentie tussen bestuurder(s) en OC. Je bent aanspreekpunt voor allerlei uiteenlopende en overkoepelende vraagstukken, die aan de directeur of aan de directie zijn gericht.

In aanvulling op de meer intern-gerichte taken heb je ook een coördinerende rol in de externe gerichtheid van de directie en directeur. Je bent onderdeel van het lobby-netwerk (G4 en G40, VNG, Rijk) op de inhoudelijke beleidsterreinen van de directie. Je zorgt voor samenhang en integrale aanpak binnen de afdelingen en met de collega’s van het cluster en Public affairs.

Werkzaamheden:

• Je organiseert en monitort directie overleggen, inclusief agenda, verslaglegging en acties.

• Je adviseert en ondersteunt de directeur bij strategische en bestuurlijke vraagstukken.

• Je gaat proactief de organisatie in en onderhoudt contacten met stakeholders om beleid af te stemmen op bestuur en cluster.

• Je zorgt samen met stafadviseurs voor strategische agendavorming van directeur en directieteam.

• Je organiseert bijeenkomsten over leiderschap voor het directieteam en management.

• Je coördineert externe netwerkoverleggen op ambtelijk en bestuurlijk niveau.

• Je verbetert en coördineert de interne sturingscyclus met HR en financiën.

• De aangeboden kandidaat is in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam.
• De kandidaat van de voorlopig winnende Inschrijver (voornemen tot gunnen opdracht) moet op het moment van de start van de opdracht in loondienst zijn van de Inschrijver voor minimaal het aantal uren en de looptijd van de opdracht (incl. eventuele verlengingen).
• U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot. Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling. Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Als het cv niet overeenkomt met de door u gegeven antwoorden kan de gemeente Amsterdam besluiten uw offerte af te wijzen.
• De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beeindigd en de offerte ter zijde gelegd.
• Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met strategische (directie) advies en coordinatie. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 4 jaar ervaring bij een overheidsorganisatie in het sociaal domein. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• De aangeboden kandidaat heeft goede schriftelijke vaardigheden. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring als secretaris met strategische coördinatie, sturing en advies op directie- of bestuursniveau, inclusief het begeleiden van bestuurlijke besluitvorming, agendavorming, en het voorbereiden van directie- of managementoverleggen. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

• De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een G4 gemeente, waarin je hebt geopereerd op het snijvlak van beleid, organisatieontwikkeling en bestuurlijke advisering. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met coördinatie binnen of voor externe netwerk strategieën en/ of lobbyactiviteiten. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

Competenties

• Omgevingsbewustzijn  

• Samenwerken         

• Resultaatgerichtheid    

• Overtuigingskracht     

• Flexibilteit           

• Overtuigingskracht               

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De directiesecretaris ondersteunt de directeur en het directieteam (DT)) van Jeugd, Zorg en Diversiteit (JZD) bij het soepel laten draaien van de directie. De directiestaf bestaat uit een team van ongeveer 15 personen met uiteenlopende functies. Het team is in ontwikkeling, iets waar ook jij in samenwerking met de teammanager een bijdrage aan mag leveren.

Jullie werken nauw samen met de ondersteunende diensten als communicatie, control, financiën en P&O. De directie JZD bestaat uit zes afdelingen: Jeugd, Zorg, Contractmanagement, Services & Data, Maatwerk & Doorbraken en Diversiteit. De directie JZD maakt onderdeel uit van het Cluster Sociaal.
We doen alles aan een actieve en positieve werksfeer, door serieuze aandacht voor opleiding, ontwikkeling en arbeidsomstandigheden. En ook met ruimte voor informele momenten en aandacht voor elkaars mooie resultaten.

• Aantal kandidaten op interview: 3
• Planning interviews: Woensdag 10 december en donderdag 11 december 2025

De gemeente nodigt u uit om een offerte in te dienen voor deze opdracht. De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht van de gemeente en is beoordeeld als een opdracht die door de Inschrijver wordt ingevuld. De gemeente kan Inschrijver verzoeken om schriftelijk aan te tonen dat Inschrijver voldoet aan de gestelde eisen.

Met onderstaande kenmerken krijgt u een snelle eerste indruk over de offerteaanvraag om te bepalen of deze interessant is.

Stel uw vraag via de 'Vraag & Antwoord-module' van Mercell. De Nota van Inlichtingen wordt uiterlijk de werkdag na de bovengenoemde datum verstrekt. De wervingsadviseur kan besluiten om een vraag eerder te beantwoorden. Zolang deze offerteaanvraag openstaat heeft u als leverancier alleen met het Team Tijdelijke Externe Inzet contact over deze aanvraag. Op deze offerteaanvraag zijn de door u eerder geaccepteerde leidraad en voorwaarden van toepassing.

Wij willen de onderstaande gegevens van de door u aangeboden kandidaat ontvangen voor het uitnodigen van de kandidaat voor een interview en het aanvragen van de VOG indien hij/zij de functie krijgt. Let op! Het verstrekken van onjuiste en/of onvolledige informatie leidt tot vertraging. Gebruik de volledige naam van de kandidaat zoals deze in het paspoort of op de identiteitskaart staat vermeld. Middels de tab 'Offerte' dient u de naam van de inschrijving te wijzigen naar: Naam organisatie + naam kandidaat. Gemeente Amsterdam stelt u voor deze aanvraag in staat om maximaal 1 kandidaat aan te bieden. Om een extra offerte aan te maken klikt u op het tabblad 'Offerte' en vervolgens rechtsonder op 'Extra offerte'. Attentie: u dient iedere inschrijving apart in te dienen door middel van de button 'Indienen'. Ter controle vraagt het systeem om uw wachtwoord. Heeft u hier vragen over dan kunt u contact opnemen met de Servicedesk van Mercell. Klik op 'Invullen' en vul aan: Naam kandidaat, Telefoonnummer kandidaat, (prive) e-mailadres van de kandidaat.

Een interview maakt deel uit van het selectieproces en de aangeboden kandidaat kan in de evaluatiefase van de offerteaanbiedingen uitgenodigd worden voor een gesprek. Hij of zij dient daarom beschikbaar te zijn voor het interview; Bij gunning is de aangeboden kandidaat direct inzetbaar zoals vermeld in de opdrachtomschrijving van deze tender; Het uurtarief (exclusief BTW) dat u opgeeft is inclusief reis- en verblijfskosten, indexatie en overige bijkomende kosten voor de gehele duur van de opdracht en optionele verlengingen. Indien het opgegeven tarief de aangegeven range of het maximumtarief overschrijdt wordt uw offerte terzijde gelegd (knock out).

Wij willen van u als leverancier onderstaande gegevens ontvangen. Indien de gegevens hetzelfde zijn als die van de kandidaat, vult u ze hier weer in. De gegevens die u verstrekt worden onder andere gebruikt om contact met u op te nemen bij vragen of voor het opstellen van de overeenkomst indien de opdracht aan u wordt gegund. Let op! Het verstrekken van onjuiste en/of onvolledige informatie leidt tot vertraging. Naam Bedrijf (Inschrijver), Naam contactpersoon, Telefoonnummer contactpersoon, E-mailadres van de contactpersoon, Volledige naam tekenbevoegd persoon, Functie tekenbevoegde persoon, Straat + huisnummer, Postcode + plaats.

Bijgesloten overeenkomst (4) is van toepassing op deze aanbesteding. Bijlage 5 Integriteits- en geheimhoudingsverklaring, is op deze overeenkomst van toepassing.

Alle ingevulde bedrijfsgegevens alsmede de UEA, de meest recente versie van het uittreksel van de Kamer van Koophandel en de bedrijfsverzekeringspolis dienen bij het indienen van deze offerte up-to-date te zijn. De handelsnaam en relatienummer die op het ingediende uittreksel van de Kamer van Koophandel vermeld staat en waarmee de leverancier zich inschrijft voor kwalificatie, dient te corresponderen met de facturerende organisatie. Na het indienen van een offerte op een opdracht kan dit niet meer gewijzigd of aangepast worden. Uit het huidige uittreksel van Kamer van Koophandel van Inschrijver blijkt dat Inschrijver meer dan een (1) medewerker (werkzame personen) in loondienst heeft. Inschrijver toont dit aan door het indienen van een recent (maximaal 12 maanden oud op moment van Inschrijving op deze Opdracht) uittreksel van de Kamer van Koophandel van Inschrijver. Indien Inschrijver niet voldoet aan deze eis zal Inschrijving terzijde worden gelegd.

Leverancier dient te handelen namens de bepalingen zoals opgenomen in artikel 8 van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI). Om arbeidskrachten ter beschikking te stellen voor Gemeente Amsterdam dient uw organisatie in het kader van de wet Waadi geregistreerd te staan bij de Kamer van Koophandel. Voor meer informatie zie: artikel 8, wet WAADI en Kvk uitlenen van personeel.

U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: organisatie naam contactpersoon telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie. Om de objectiviteit van de referentie te waarborgen, mag de organisatie die een offerte indient zichzelf of een medewerker niet als referent opgeven. Let op: de referent dient op de hoogte te zijn.

Er geldt een maximum uurtarief conform het actuele bezoldigingsmaximum per uur zoals bepaald in de WNT waarbij maximaal 36 uur per week mag worden gefactureerd; EN - De contractwaarde over 12 maanden is maximaal gelijk aan de actuele WNT-norm. Indien het opgegeven tarief buiten de aangegeven range valt, wordt uw offerte terzijde gelegd (knock-out). De verdeling van de punten voor de score op tarief wordt als volgt berekend: de inschrijver met het laagste tarief krijgt het maximale aantal punten. De score van de overige offertes wordt gerelateerd aan het laagste tarief op basis van percentuele afwijking.