Projectmedewerker Documentcreatie- en sjabloonbeheer (AI26-1632)

Voor de uitvoering van het project 'Vervanging documentcreatie- en sjabloonbeheertool' zijn wij op zoek naar tijdelijke externe ondersteuning. Dit project levert een belangrijke bijdrage aan de directieopdracht op het gebied van digitale toegankelijkheid en heeft daarmee een hoge prioriteit binnen de organisatie.

Op dit moment beschikken wij intern niet over voldoende capaciteit met de benodigde specialistische kennis en vaardigheden om dit project binnen de gewenste termijn succesvol uit te voeren. Daarom zetten wij in op tijdelijke inhuur van een ervaren professional die deze expertise kan inbrengen.

Het beoogde resultaat van deze opdracht omvat onder andere:

• Verantwoordelijk voor het opstellen van een plan van aanpak waarbij de onderstaande punten in een planning dienen opgeleverd te worden:
• Het opstellen van een overzicht van zowel eenvoudige als complexe sjablonen en documentopmaak, inclusief representatieve voorbeelden;
• Het in kaart brengen van de benodigde functionaliteiten op het gebied van documentcreatie en sjabloonbeheer;
• Het uitvoeren van een vergelijkingsonderzoek van beschikbare oplossingen (waaronder SmartDocuments en M365), gericht op het ondersteunen van zowel eenvoudige als complexe sjablonen, inclusief een onderbouwd advies voor een te maken keuze;
• De implementatie en optimalisatie van de geselecteerde oplossing(en) voor alle typen sjablonen binnen de organisatie.

Wij ontvangen graag kandidaten die aantoonbare ervaring hebben met vergelijkbare trajecten en die in staat zijn om zowel inhoudelijk als pragmatisch bij te dragen aan een toekomstbestendige oplossing.

Wij zijn op zoek naar een ervaren en resultaatgerichte projectleider/specialist documentcreatie en sjabloonbeheer die in staat is om een organisatiebreed traject van analyse tot implementatie te realiseren. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het optimaliseren van documentprocessen en het selecteren en implementeren van tooling (zoals SmartDocuments en/of M365).

De ideale kandidaat combineert inhoudelijke expertise met een gestructureerde en pragmatische aanpak en weet complexe vraagstukken te vertalen naar concrete oplossingen. Hij/zij is in staat om zelfstandig een plan van aanpak op te stellen, stakeholders mee te nemen in keuzes en te zorgen voor een succesvolle implementatie die aansluit bij de eisen rondom digitale toegankelijkheid.

• Op je cv is aantoonbaar dat je minimaal een afgeronde HBO opleiding hebt.
• Je hebt aantoonbare ervaring met documentcreatie- en sjabloonbeheeroplossingen; Je hebt minimaal 3 jaar recente ervaring met het selecteren, implementeren en/of optimaliseren van tools voor documentcreatie en sjabloonbeheer (bijv. SmartDocuments, M365 of vergelijkbaar), inclusief migratie of vervangingstrajecten.
• Je hebt ervaring met projecten gericht op digitale toegankelijkheid of compliant documentopmaak; Je hebt concrete ervaring met digitale toegankelijkheid (bijv. WCAG) en/of gestandaardiseerde documentopmaak en weet dit te vertalen naar praktische oplossingen.

Wensen

• Specifieke ervaring met SmartDocuments en/of Microsoft 365; Je hebt hands-on ervaring met SmartDocuments en/of Microsoft 365 (bijvoorbeeld Word templates, SharePoint, Power Platform) in relatie tot documentcreatie en sjabloonbeheer. (Weging: 20)
• Aantoonbare ervaring met complexe documentomgevingen; Ervaring met organisaties waar sprake is van veel verschillende (complexe) sjablonen en documentstromen, en waarbij standaardisatie en harmonisatie een rol speelden. (Weging: 15)
• Ervaring binnen (semi-)overheid of gereguleerde organisaties; Je hebt aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke, overheids- of vergelijkbare organisatie waar gewerkt wordt met compliance-eisen (zoals digitale toegankelijkheid en standaardisatie van documenten). (Weging: 15)

Competenties

• Analytisch vermogen - snel inzicht krijgen in bestaande processen, sjablonen en behoeften
• Adviesvaardigheid - onderbouwde keuzes maken en stakeholders overtuigen
• Technische affiniteit - kennis van of ervaring met documentcreatie- en sjabloonbeheeroplossingen (bijv. SmartDocuments, M365)
• Resultaatgerichtheid - focus op concrete en bruikbare eindproducten
• Doelgroepgerichte communicatievaardigheden - helder en overtuigend kunnen communiceren op verschillende niveaus, zowel mondeling als schriftelijk
• Pragmatisch en oplossingsgericht - van analyse naar implementatie kunnen schakelen

Voor de uitvoering van het project 'Vervanging documentcreatie- en sjabloonbeheertool' zijn wij op zoek naar tijdelijke externe ondersteuning. Dit project levert een belangrijke bijdrage aan de directieopdracht op het gebied van digitale toegankelijkheid en heeft daarmee een hoge prioriteit binnen de organisatie.

Op dit moment beschikken wij intern niet over voldoende capaciteit met de benodigde specialistische kennis en vaardigheden om dit project binnen de gewenste termijn succesvol uit te voeren. Daarom zetten wij in op tijdelijke inhuur van een ervaren professional die deze expertise kan inbrengen.

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

Beoordelingscriteria:

• Verificatie kandidaat met de aangeboden CV.
• Resultaten/praktijkvoorbeelden vanuit vorige werkzaamheden.
• Competenties voor deze uitvraag.
• In hoeverre de kandidaat overtuigt de opdracht succesvol af te ronden.

Optie tot verlenging: Er is een mogelijkheid tot verlenging. Deze verlenging wordt voor afloop van de opdracht besproken en de exacte duur is nu nog niet bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Indien t.z.t. mogelijk en gewenst, bestaat de optie om de kandidaat na 1 jaar inhuur kosteloos over te nemen. Hiermee gaat de leverancier automatisch akkoord bij het aanbieden van een kandidaat.

Referentie

Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Bij de gevraagde werkervaring, onder het onderdeel 'eisen', is het opgeven van een referentie vereist. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een teamleider/leidinggevende van een recente opdrachtgever, die relevant is voor de uitgevraagde opdracht, zoals opgesteld door Gemeente Amstelveen.

VOG

Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. De gemeente geeft aan waarop gescreend moet worden door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag. Dit is afhankelijk van de werkzaamheden die uitgevoerd gaan worden. De gemeente stuurt de extern ingehuurde professional een e-mail met een link waarmee hij/zij de aanvraag voor een VOG kan afronden.

Gevraagde documenten

Aanleveren na gunning:

• VOG
• Gegevens crediteuren
• Verklaring van geheimhouding en integriteit
• Bewijs van aanvraag VOG (indien nog geen actuele VOG aanwezig)