Business Consultant Optimalisatie samenwerking in Teams en SharePoint (AI26-1648)

Dit betreft nadrukkelijk een businessrol; wij zijn niet op zoek naar een technische consultant.
Binnen de organisatie bestaan knelpunten in het gebruik van Microsoft Teams en de onderliggende SharePoint-omgevingen. Teams wordt veel gebruikt als vervanging van de netwerkschijf, terwijl de principes van modern samenwerken niet eenduidig zijn ingericht en toegepast.
Dit leidt tot problemen bij samenwerking, documentbeheer, versiebeheer, archivering en vindbaarheid van informatie. Ook ontbreken afspraken over eigenaarschap, governance en beheer.

Doel van de opdracht
Het doel is dat medewerkers SharePoint en Teams op een eenduidige manier gebruiken, passend bij de inrichting van de nieuwe digitale werkomgeving.

Inzicht in gebruik en knelpunten

• Overzicht van gebruikersgroepen en hun behoeften
• Analyse van huidig gebruik van SharePoint en Teams
• Overzicht van belangrijkste knelpunten bij gebruik en adoptie

Aanpak voor verbetering van gebruik

• Plan met concrete maatregelen om het gebruik van SharePoint en Teams te verbeteren
• Uitwerking van fasen en prioriteiten
• Set bruikbare middelen, waaronder:
• korte werkinstructies
• voorbeeldscenario's voor samenwerken en documentbeheer
• communicatiemiddelen voor interne verspreiding

Toepassing in de praktijk

• Opzet en uitvoering van sessies waarin de voorgestelde werkwijze wordt toegepast
• Uitwerking van praktijksituaties (zoals samenwerken in teams en documentbeheer in SharePoint)
• Voorstellen om ongewenste werkwijzen af te bouwen en gewenste werkwijzen te versterken

Borging en vervolg

• Voorstel voor meetpunten om gebruik en voortgang te volgen
• Rapportage met bevindingen en aandachtspunten
• Advies over vervolgstappen en borging binnen de organisatie

• Je hebt een afgeronde WO opleiding.
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als consulent met de adoptie van Microsoft 365 (SharePoint/Teams) binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je hebt minimaal 3 jaar kennis van Informatiehuishouding bij gemeenten in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Informatieadviseur binnen een gemeente in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt aantoonbare ervaring met adoptie van Microsoft 365 (SharePoint/Teams).
• Je hebt ervaring met veranderkunde en gebruikersadoptie binnen organisaties.
• Je hebt het vermogen om zelfstandig adoptiestrategieën te ontwikkelen én uit te voeren.

Wensen

• Je hebt ervaring binnen gemeentelijke of publieke organisaties (pré).
• Je hebt aantoonbaar ervaring binnen een 100.000+ gemeente. (Weging: 15 punten)
• Je hebt aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring met het meewerken aan én uitvoeren van adoptiestrategieën. (Weging: 20 punten)
• Je hebt aantoonbaar ervaring met diverse domeinen binnen de gemeente. (Weging: 15 punten)

Competenties

• Veranderkundig vermogen. Gebruikers meenemen in nieuwe werkwijze.
• Analytisch vermogen, knelpunten en behoefte van de gebruikers analyseren.
• Goede schriftelijke vaardigheden ten behoeve van de verschillende doelgroepen.
• Overtuigingskracht, met een goede mondelinge communicatie vaardigheden.
• Flexibel en zelfstandig.

Je gaat aan de slag bij de Gemeente Amstelveen. Binnen de organisatie bestaan knelpunten in het gebruik van Microsoft Teams en de onderliggende SharePoint-omgevingen. Teams wordt veel gebruikt als vervanging van de netwerkschijf, terwijl de principes van modern samenwerken niet eenduidig zijn ingericht en toegepast.

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

Beoordelingscriteria:

• Verificatie van de CV
• Resultaten/praktijkvoorbeelden vanuit vorige werkzaamheden.
• Competenties voor deze uitvraag.
• In hoeverre de professional overtuigt de opdracht succesvol af te ronden.

Optie tot verlenging: De opdracht duurt 1 jaar met een optie tot verlenging van 2 x 3 maanden.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Referentie
Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Bij de gevraagde werkervaring, onder het onderdeel 'eisen', is het opgeven van een referentie vereist. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een teamleider/leidinggevende van een recente opdrachtgever, die relevant is voor de uitgevraagde opdracht.

VOG
Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.

Gevraagde documenten na gunning:

• VOG
• Gegevens crediteuren
• Verklaring van geheimhouding en integriteit