Programmamanager

Opdrachtomschrijving – Functie: Kwartiermaker Bedrijfsbureau Buitendienst

Team Buitendienst van de Gemeente Altena is op zoek naar een tijdelijke invulling van de rol Kwartiermaker Bedrijfsbureau. Door het recente vertrek van het Hoofd Bedrijfsbureau en het aanstaande vertrek van de Teammanager Buitendienst is een kwetsbare situatie ontstaan en dienen er een aantal zaken afgerond te worden die nu niet belegd zijn.

Wat ga je doen?

Als zelfstandige kwartiermaker richt je je op het borgen van de continuïteit van het Bedrijfsbureau en het creëren van overzicht en samenhang in de lopende werkzaamheden. Je brengt in kaart welke processen en dossiers lopen, waar afhankelijkheden zitten en welke afspraken nodig zijn om het Bedrijfsbureau stabiel te laten functioneren in deze overgangsperiode. Daarbij zorg je ervoor dat werkzaamheden niet blijven hangen op individueel niveau, maar worden vastgelegd en overdraagbaar gemaakt.

1. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het afronden en besluitvormingsrijp opleveren van een aantal specifieke dossiers. Het gaat hierbij om de aanbesteding van bedrijfskleding, de aanbesteding grafdelven en het traject rondom een eventuele uitbreiding van het aantal poolauto's. Je zorgt ervoor dat deze dossiers inhoudelijk op orde zijn, de juiste stappen zijn gezet en dat besluitvorming of afronding mogelijk is zonder aanvullende uitzoekwerkzaamheden.

2. Daarnaast richt je je op het inregelen en vastleggen van werkwijzen binnen het Bedrijfsbureau. Specifiek betekent dit dat je de werkwijze rondom Apptimize structureert en vastlegt, en dat je zorgt voor een eenduidige beschrijving van processen, rollen en verantwoordelijkheden. Het doel is dat deze werkwijzen ook na afloop van de opdracht zelfstandig kunnen worden toegepast.

3. De opdracht omvat verder het opstarten en structureren van de samenwerking met MidZuid. Je faciliteert de eerste werkoverleggen, brengt de wederzijdse verwachtingen in beeld en legt afspraken vast over samenwerking, afstemming en verantwoordelijkheden, zodat deze samenwerking direct operationeel en werkbaar is.

4. Tot slot zorg je voor inzicht in de capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau. Je levert een overzicht op van de huidige bezetting, de benodigde capaciteit en aandachtspunten voor de komende periode, met het oog op een zorgvuldige overdracht aan de nieuwe leiding.

Resultaten

Aan het einde van de opdracht zijn:

• lopende dossiers en aanbestedingen afgerond of besluitvormingsrijp opgeleverd;
• werkprocessen, werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden binnen het Bedrijfsbureau vastgelegd;
• de werkwijze rondom Apptimize ingericht en gedocumenteerd;
• de samenwerking met MidZuid operationeel ingericht, inclusief vastgelegde samenwerkingsafspraken;
• inzicht in capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau beschikbaar ten behoeve van overdracht.

• Kandidaat kan een Verklaring Omtrent Gedrag overleggen. Deze mag niet ouder zijn dan 3 maanden.
• Kandidaat is beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag wordt aangegeven.
• Kandidaat is in staat op de startdatum, zoals in de aanvraag wordt aangegeven, te starten met de opdracht.
• Kandidaat beschikt over een eigen telefoon.
• Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau. Dit moet blijken uit het CV.
• De kandidaat beschikt over aantoonbare, meerjarige ervaring binnen het IBOR-domein, waaronder afval & reiniging, buitendienst en beheer van de openbare ruimte. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties.
• Het uurtarief van de kandidaat is niet hoger dan het maximum tarief.
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het structureren en vastleggen van werkprocessen en werkwijzen binnen de Buitendienst. Dit moet blijken uit het CV.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het voorbereiden, begeleiden en afronden van aanbestedingen en contracten binnen gemeentelijke organisaties. Dit moet blijken uit het CV.

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het voorbereiden, begeleiden en afronden van aanbestedingen en contracten binnen gemeentelijke of aanverwante organisaties. (max 5 punten)
• Kandidaat heeft ervaring met coördinatie en uitvoering van gemeentelijke of aanverwante buitendienst- of IBOR-projecten. (max 8 punten)
• Kandidaat heeft ervaring met opstarten en structureren van samenwerking met andere organisaties. (max 2 punten)
• Kandidaat heeft ervaring met inzicht geven in capaciteit en formatie van een uitvoerende buitendienstafdeling binnen de gemeente. (max 8 punten)
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring in een leidinggevende functie binnen een gemeente in de buitendienst, waarbij er sprake was van een integrale verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering. (max 5 punten)
• Kandidaat past binnen het team. Dit moet blijken uit het gesprek. (max 3 punten)
• Kandidaat heeft een positieve en flexibele instelling. Dit moet blijken uit het gesprek. (max 3 punten)
• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit. Dit moet blijken uit het gesprek. (max 3 punten)
• Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren. Dit moet blijken uit het gesprek. (max 3 punten)
• Tijdens het gesprek zal van de kandidaat een korte presentatie verwacht worden over hoe hij/zij de opdracht binnen de gemeente Altena aan zal pakken. (max 5 punten)

Competenties

• Je bent een ervaren zelfstandige professional met aantoonbare ervaring in gemeentelijke organisaties en bij voorkeur de buitendienst met een bedrijfsbureau.
• Je werkt resultaatgericht, zelfstandig en pragmatisch.
• Je weet snel overzicht te creëren, prioriteiten te stellen en rust en samenhang te brengen in een overgangsperiode.
• Je schakelt gemakkelijk tussen inhoud, proces en stakeholders en communiceert helder over voortgang en oplevering.

Klant: Gemeente Altena
Afdeling: Buitendienst
Werklocatie: Gemeentewerf - Werkendam

Team Buitendienst van de Gemeente Altena is op zoek naar een tijdelijke invulling van de rol Kwartiermaker Bedrijfsbureau. Door het recente vertrek van het Hoofd Bedrijfsbureau en het aanstaande vertrek van de Teammanager Buitendienst is een kwetsbare situatie ontstaan en dienen er een aantal zaken afgerond te worden die nu niet belegd zijn.

Tijdens het gesprek zal van de kandidaat een korte presentatie verwacht worden over hoe hij/zij de opdracht binnen de gemeente Altena aan zal pakken (hiervoor wordt extra informatie verschaft).

Optie tot verlenging: Ja

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1