Managementassistent

Opdracht

Als Managementassistent heb je een belangrijke rol binnen WIL. Je beheert de vaak volle agenda's van collega's en je maakt verslagen van vergaderingen. Je bent de schakel tussen veel partijen, intern en extern.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je plant (serie) afspraken;

• Je reserveert vergaderruimten;

• Je verzorgt ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de organisatie;

• Je plant vergaderingen (reeksen);

• Je faciliteert catering, indien nodig;

• Je verricht diverse administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het beheer en bewerking van (digitale) bestanden en systemen;

• Je zorgt met je teamleden voor de fysieke aanwezigheid op het secretariaat (vraagbaak).

Kandidaat omschrijving

Jij bent secuur zonder daarbij afbreuk te doen aan je snelheid en het stellen van de juiste prioriteiten. Je verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken met verschillende petten op, zonder daarbij het overzicht te verliezen. Je bent in staat om te communiceren op diverse niveaus en je blijft objectief. Voorzie jij een knelpunt of heb je voor het secretariaat een verbetervoorstel, dan stem je dit af met de collega’s. Je denkt oplossingsgericht. Dit alles doe je vanuit onze kernwaarden eigenaarschap, samen en vertrouwen!

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Aantoonbaar afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS office (benoem in het cv waar dit is opgedaan);
• Je bent minimaal op woensdagen (8uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) beschikbaar om op kantoor te werken.

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente (benoem dit in het cv waar dit is opgedaan);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directie secretariaat (benoem in het cv waar dit is opgedaan);
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als managementassistent (benoem in het CV waar dit is opgedaan);
• Aantoonbare werkervaring met het Topdesk systeem (benoem dit in het cv).

Competenties

• Plannen en organiseren;
• Klantgericht;
• Accuraat werken.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Overig:

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.

• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de Wijziging Leidraad Invordering nr. BLKB2012/1062M.

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal de externe partij 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal de externe partij 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Opdrachtnemer heeft de mogelijkheid om met eigen ‘mobile devices’ te werken zoals een laptop en telefoon. Indien hiervoor gekozen wordt zal de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom géén telefoonkosten vergoeden voor de opdrachtnemer.