Projectondersteuner Project Portfolio Management (PPM)

Erasmus Universiteit Rotterdam en de dienst ERS en CPC
De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. De primaire taak van de EUR is het genereren en overdragen van hoogwaardige kennis. De EUR gaat samen met haar community complexe maatschappelijke uitdagingen aan, we formuleren oplossingen voor de maatschappij van de toekomst. Onze missie luidt dan ook: een positieve maatschappelijke impact creëren. We doen dat 'the Erasmian way'.

De afdeling Corporate Planning & Control (CPC) is onderdeel van de Algemene Bestuursdienst (ABD) van de EUR. De belangrijkste opdracht van CPC is het bewaken, signaleren en adviseren over het (financieel) reilen en zeilen van de gehele instelling. Daartoe verzamelt, ordent, analyseert, ontsluit en rapporteert zij informatie (financieel en niet-financieel) ten behoeve van het ondersteunen van bestuurlijke besluitvorming.

Achtergrond bij de inhuurbehoefte
Een belangrijk element van de strategie van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is de groei in externe financiering (2e en 3e geldstroom) van onderzoeksprojecten en professionalisering van de Grant support. Deze groei is niet een doel op zichzelf maar een vertaling van onze ambities om actiever te zijn in de onderzoekssamenwerking met onze externe partners en om excellent onderzoekstalent te stimuleren. Tweede en derde geldstroom zijn een middel om dat te realiseren.

Om te groeien in deze inkomsten zal de EUR aanjagen dat faculteiten en wetenschappers actiever zijn in externe beurzen en in het bijzonder steviger inzetten op grootschalige onderzoeksinitiatieven. Het is belangrijk dat wetenschappers optimaal administratief ontlast worden bij het binnenhalen van subsidies en bij het uitvoeren van gesubsidieerde projecten. Bovendien plaatsen de grootschalige onderzoeksinitiatieven waar we op inzetten ons voor extra uitdagingen. Dit soort projecten brengt een hoge complexiteit met zich mee in project- en financieel beheer. Derhalve is een verdere professionalisering van het projectmanagement en project control gewenst.

Als onderdeel van dit traject heeft er een vooronderzoek plaatsgevonden naar de mogelijkheden voor een projectportfoliosysteem dat hieraan kan bijdragen. Het vervolgtraject bestaat uit de selectie- en implementatiefase van een systeem / systemen op het gebied van project management en project control dat zorgt voor meer uniformiteit, efficiëntie en effectiviteit in gerelateerde processen en activiteiten.

Functie-/opdrachtomschrijving
Deze opdracht betreft de inhuur van een projectondersteuner. De project ondersteuner maakt onderdeel uit van het projectteam en levert ondersteuning aan de projectleider en het project. Daarnaast adviseert en begeleidt de projectondersteuner het projectteam bij het opstellen van op te leveren documentatie.

Je gaat onder meer de volgende werkzaamheden uitvoeren:

Ondersteuning aan projectleider en project

• Draagt zorg voor voorbereiden, uitwerken en opvolgen stuurgroepstukken.

• Ondersteunt bij het bewaken van de voortgang van het project.

• Organiseert en plant sessies en overleggen

• Verzorgt communicatie naar stakeholders van het project

Advisering en begeleiding projectteam

• Begeleidt en adviseert leden van het projectteam inhoudelijk

• Brengt best-practices en ervaringen in

• Is mede-verantwoordlijk voor opstellen, reviewen en redigeren van projectdocumentatie

• Is mede-verantwoordlijk voor opstellen, reviewen en redigeren van advies- en besluitvormingsdocumentatie

• Is mede-verantwoordlijk voor opstellen van communicatieberichten

Deze werkzaamheden zijn niet uitputtend en kunnen in overleg en binnen de kaders van de functie-/opdrachtomschrijving worden uitgebreid/aangepast.

Kennis en ervaring
De projectondersteuner moet affiniteit hebben met projectportfoliomanagement, control en IT. En de producten en processen rondom planning en control in een complexe en dynamische decentrale omgeving.

Daarnaast zoeken we een kandidaat met:

• Ervaring in een publieke organisatie bij voorkeur in het hoger onderwijs.

• Heeft inhoudelijke kennis en ervaring in het domein onderzoek (grant support en grant management) en/of projectadministratie

• Beschikt over ervaring als project ondersteuner van selecties en systeem- en procesimplementaties

• Ervaring in (bestuurlijk) complexe organisatie, bij voorkeur in het hoger onderwijs

Ervaring in projectmatig werken

Opleiding
Minimaal HBO-werk en denkniveau. We zoeken iemand die ervaring heeft met het ondersteunen van van de implementatie van nieuwe systemen/ tools in complexe organisaties.

Belangstelling en vaardigheden
We zoeken een persoon die communicatief vaardig is, organisatie sensitief, sterk in plannen en organiseren en over sterke adviesvaardigheden beschikt.

Eisen

1. Opdrachtnemer en daarmee de kandidaat conformeren zich aan alle geldende eisen en voorwaarden zoals gesteld in hoofdstuk twee (2) van deze Bijlage.

2. De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen). Met als startdatum voor het volledige aantal uren per week, uiterlijk één maand na de genoemde startdatum i.v.m. een mogelijke opzegtermijn.

3. De aangeboden kandidaat die in het kader van deze Overeenkomst werkzaamheden verricht, dient een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te kunnen overleggen. Alle kosten omtrent het verkrijgen van de VOG zijn voor rekening van de Opdrachtnemer en dienen te zijn opgenomen in de tarieven.

   Het niet kunnen overleggen van een VOG resulteert automatisch in uitsluiting van de betreffende medewerker voor het uitvoeren van de Werkzaamheden in het kader van deze Opdracht.

4. De gevraagde kennis en ervaring is gebundeld in één enkele kandidaat.

5. De kandidaat heeft 3-5 jaar ervaring met deze type opdrachten.

6. De kandidaat heeft minimaal HBO werk- en denkniveau.

7. De aangeboden kandidaat beschikt over een diploma op HBO werk- en denkniveau. Dit kan zijn een technische-, bedrijfskundige-, juridische opleiding of een andere relevante opleiding.

8. De kandidaat heeft een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal (mondeling en schriftelijk). Voor de Engelse taal geldt minimaal beheersing conform CEFR-niveau B-2.

9. Het door u aangeboden uurtarief is een all-in tarief en is - niet uitputtend - inclusief reis- (en indien van toepassing) verblijfskosten, bureaukosten, parkeerkosten et cetera. Reistijd is geen gewerkte tijd en mag niet gefactureerd worden.

Subgunningscriterium 1 Kennis en Ervaring

Bewijsstukken
Voor subgunningscriterium 1 ‘Kennis en Ervaring’ levert u de volgende bewijsstukken1 aan2:

1. De CV van de kandidaat. Het CV bestaat uit maximaal twee (2) A4 en wordt ingediend in PDF- format.

2. Een omschrijving van de kennis en ervaring van de kandidaat in relatie tot de functie-/opdrachtomschrijving van deze Opdracht, het functieprofiel, de geschiktheid van de kandidaat en vergelijkbare opdrachten waarmee de gevraagde kennis en ervaring wordt aangetoond. Deze omschrijving bevat maximaal twee (2) A4.

• In deze omschrijving dient u de gevraagde kennis en ervaring duidelijk te omschrijven per aspect, en waar mogelijk aan de hand van concrete voorbeelden (bijvoorbeeld vergelijkbare projecten) en situaties.

Let op! De beoordelingscommissie baseert haar oordeel niet alleen op het CV. Wordt een wens met bijbehorende aspecten niet duidelijk beschreven, dan gaat dit ten koste van uw score op dit subgunningscriterium.

Omschrijving
De aangeboden kandidaat beschikt over de kennis en ervaring zoals omschreven in het uitgevraagde functieprofiel (zie hoofdstuk 3) en heeft ervaring met vergelijkbare werkzaamheden zoals omschreven in de functie-/opdrachtomschrijving (zie hoofdstuk 2).

Beoordelingskader

• De mate waarin de voorgestelde kandidaat aansluit bij het uitgevraagde functieprofiel, dan wel meer relevante aanvullende kennis en ervaring heeft dan gevraagd in het functieprofiel voor onderhavige Opdracht;

• De mate waarin de kandidaat beschikt over de gevraagde kennis en ervaring, en dit concreet wordt omschreven en aangetoond;

• De mate waarin de kennis en ervaring van de kandidaat passend is voor de Opdracht;

• De mate waarin de kandidaat beschikt over relevante, aantoonbare werkervaring;

• De mate waarin eerder uitgevoerde vergelijkbare opdracht(en) vergelijkbaar is qua complexiteit, taken en verantwoordelijkheden met onderhavige Opdracht;

• De mate waarin de ervaring en/of eerder uitgevoerde vergelijkbare opdracht(en) vergelijkbaar zijn met de organisatieomgeving van de EUR;

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Hibo Abdi via hibo.abdi@kbenp.nl of via 06 433 634 42

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.