Project Portfoliomanager (PMO)

Organisatie
De gemeenten De Bilt, Baarn, Bunnik, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug (lees: Deelnemers) werken samen aan hun informatievoorziening (IV). Gezamenlijk leveren zij dienstverlening aan ca 200.000 inwoners. De organisaties zijn gezamenlijk eigenaar van de Gemeenschappelijke Regeling Regionale ICT Dienst (RID). De RID voorziet in een werkende infrastructuur en ICT-oplossingen.

Programma Informatievoorziening (IV)/ Regionale samenwerking
De samenwerking op het gebied van informatievoorziening is georganiseerd in het Programma Informatievoorziening (IV). Dit Programma heeft tot doel om de onderlinge IV-samenwerking te verbeteren, én uitvoering te geven aan de projecten op het gebied van informatievoorziening. Deze projecten richten zich op (1) kaders en strategie voor informatievoorziening, (2) applicatieharmonisatie, en (3) informatiebeveiliging. Voor het onderdeel informatiebeveiliging wordt een projectleider gezocht.

We volgen hiermee de Digitale agenda 2024.

De ontwikkelingen in dit vakgebied gaan in een razend tempo. De regionale samenwerking groeit hierin mee. Namens het gemeenschappelijk directeuren overleg van de samenwerking in regionale informatievoorziening (GDO) zoekt de gemeente De Bilt – namens alle andere Deelnemers - daarom een ervaren Portfolio Management Officer (PMO’er). De PMO’er ondersteunt bij de sturing, monitoring, en communicatie van de IV-projecten tussen programmamanagers, projectleiders en RID-Deelnemers onderling. En geeft ook vorm aan een dashboard en overzicht met betrekking tot de voortgang van IV-projecten.

Wat ga je doen?
In het programma Regionale Samenwerking Informatievoorziening ben je de rechterhand van de Programmamanager. Enerzijds vervul je een ondersteunende en administratieve rol door het voorbereiden en vastleggen van acties en besluiten bij periodieke overleggen, het samenstellen van rapportages, het gebruik van juiste tooling en templates en onboarding van nieuwe teamleden. Anderzijds vervul je een sturende en resultaatgerichte rol, ben je een sparringpartner voor de Programmamanager, Managers Bedrijfsvoering en Informatie adviseurs van de Deelnemers en focus je op actief handelen, kwaliteitsborging en het verzorgen van juiste sturingsinformatie.

Jij zorgt er als senior portfolio management officer voor dat de projecten vloeiend verlopen volgens de afgesproken procedures en richtlijnen, door middel van open, zakelijke en prettige communicatie, en met oog en aandacht voor de situatie en identiteit van de Deelnemer(s).

Welke taken ga je uitvoeren?

• Je assisteert bij het opstellen en bewaken van plannen en planningen, signaleert afwijkingen en stelt voortgangsrapportages op;

• Je zet projectadministraties op en bewaakt de budgetten;

• Samen met de programmamanager bereid je stuurgroepvergaderingen voor;

• Je verzorgt de verslaglegging, monitort de opvolging van actiepunten en organiseert het risico- en issueregister;

• Je verzorgt de communicatie vanuit het programma naar alle stakeholders, met name projectleiders, managers bedrijfsvoering en IV-functionarissen;

• Voor je collega’s ben je het centrale aanspreekpunt.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met Projectondersteuning;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsorganisatie.

Gunningscriteria (weging)
4. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met Projectondersteuning (25 punten);
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsorganisatie (25 punten);
6. Kandidaat is in het bezit van een diploma Prince 2 (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met MS Office en project ondersteuningssoftware (geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv) (20 punten);
8 Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning van ICT projecten (10 punten).

Competenties

• Je hebt een heldere visie op proces- en kwaliteitsmanagement en de ontwikkeling van het interne beheersingssysteem.

• Door jouw heldere uitleg, zowel mondeling als schriftelijk, en hulpvaardige instelling krijg je de collega’s binnen de kortste keren mee en creëer je begrip voor interne controles.

• Je hebt een helikopterview, goed ontwikkelde analytische vaardigheden en beschikt ook over het vermogen om naar details te kijken. Je overziet de procesmatige gevolgen van je bevindingen en weet daar effectief vanuit rolvastheid mee om te gaan.

• Energiek, innovatief, resultaatgericht en een gezonde dosis doorzettingsvermogen zijn belangrijke ingrediënten. Integer handelen is voor jou uiteraard vanzelfsprekend.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja; nadrukkelijk niet alleen digitaal, opdracht vereist dat medewerker aanwezig is in de organisatie.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 9 oktober en/of dinsdag 10 oktober 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 6 oktober 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Voor de zzp'er

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• De gemeente vraagt van de opdrachtnemen bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Reiskosten & parkeren
Het in de offerte vermelde uurtarief dient inclusief de reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien het reizen per auto noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht dan vergoedt de gemeente De Bilt maximaal € 0,30 (bruto) per kilometer. Het betreft een zogenaamde netto-netto vergoeding. Het declareren van zakelijke kilometers moet altijd vooraf zijn afgestemd met de opdrachtgever.

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Leya Schoonderwoerd via leya.schoonderwoerd@kbenp.nl of via 06 436 079 99.

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.