Projectsecretaris

Het CIBG voert complexe projecten en programma's uit in opdracht van verschillende beleidsdirecties binnen VWS. Ter ondersteuning van twee ICT-projecten zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris met ervaring met ICT-projecten en/of programma's.

Als projectsecretaris ben je een echte spin in het web. Je ondersteunt, adviseert en bent de rechterhand en sparringpartner voor de projectmanager. Je organiseert de projectdocumentatie, bewaakt de projectplanning en signaleert (mogelijke) afwijkingen en risico's. Daarnaast organiseer je de overleggen, stel je de agenda op, bewaakt je de besluitvorming en zorgt voor verslaglegging. Ook zorg je voor het informeren van alle relevante partijen en bewaakt nakoming en borging van acties.

Jouw takenpakket bestaat uit de volgende werkzaamheden:

• het fungeren als sparring partner en rechterhand van de projectmanager en het in relatie hiermee proactief oppakken van zaken die op het pad van het project komen;

• het actueel houden van de planning, proactief bewaken van de voortgang en signaleren van afwijkingen in de planning en doen van voorstellen voor beheersmaatregelen;

• het zorgdragen voor het tot stand komen van de projectdocumentatie, het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan stukken ten behoeve van projecten;

• het coördineren van het Risicoregister en bijhouden van het issuelog;

• het signaleren van risico's en issues;

• het verzorgen van de communicatie rond het project, zowel in- als extern;

• het ondersteunen van het inkoopproces;

• het beheren van het projectarchief;

• het financiële overzicht bijhouden, zoals geboekte uren controleren en verplichtingen registreren;

• het opstellen van voortgangsrapportages;

• het organiseren van de verschillende overleggen, inclusief het regelen van de faciliteiten of voorzieningen die daarbij nodig zijn;

• het bewaken van het proces.

• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.

• Kandidaat beschikt over kennis van ICT-projecten en/of programma's.

• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring als (IT) projectsecretaris en/of project management officer.

Wensen

• Mate waarin de kandidaat kandidaat is opgeleid in Project Management, of als Project Management Officer; hierbij weegt vooral het aspect maken van planningen relatief zwaar mee (hiervoor worden punten toegekend).

• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met ICT-projecten en/of programma's.

• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).

• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Competenties

• Je hebt beschikt over HBO- werk en denkniveau;

• Je hebt een opleiding Projectmanagement of Project Management Officer;

• Je hebt enkele jaren ervaring met het ondersteunen van project- of programmamanagers, waaronder ervaring met tenminste een ICT-project;

• Ervaring met ICT-projecten op het gebied van identificatie en authenticatie is een pre;

• Je bent pro actief en sterk in organiseren, structuur aanbrengen en overzicht bewaken;

• Je bent bekend met opstellen/beheren van projectplanning, risico register en voorbereiden van stuurgroep/ project activiteiten;

• Je hebt werkervaring met Excel of Microsoft Project voor het maken van planningen;

• Je bent stressbestendig;

• Je kunt je goed uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk;

• Je denkt creatief, bent enthousiast en kunt anderen motiveren;

• Je bent omgevingssensitief, spin in het web en een bindende factor in het project.

Niet bekend

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 3 personen

Overig algemeen:
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De WKA heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risicos voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.