Projectmedewerker DIM Informatiebeheer en Archivering

Context en opdracht

Onze organisatie heeft de afgelopen jaren stappen gezet in het verbeteren van haar informatiehuishouding. Met de implementatie van de E-Data applicatie zijn belangrijke functies zoals anonimiseren en publiceren operationeel. Het project bevindt zich nu in de afrondende fase: de zoekfunctionaliteit moet nog worden geoptimaliseerd en de aandacht verschuift in september 2025 naar adoptie en inbedding in het werkproces. Tegelijkertijd ligt er een stevige opgave op het gebied van archivering en documentmanagement, met directe impact op onze Woo-verplichtingen. Het belang van een duurzame, betrouwbare en transparante informatiehuishouding is hoog. Dit maakt dat de komende periode cruciaal is voor het aantoonbaar op orde brengen van ons archief, zowel fysiek als digitaal.

Opdrachtomschrijving

De projectmedewerker die wij zoeken:

• Stelt een procedure op voor de digitale vernietiging binnen het documentmanagementsysteem, inclusief toetsing aan wettelijke eisen.
• Voert regie op het vernietigingsproces van het digitale archief over de periode van 2019-2024.
• Ondersteunt informatiemanagement bij de adoptie van E-Data, waarbij zoeken, vinden en publiceren optimaal aansluiten op werkprocessen en de Woo.
• Ondersteunt DIM medewerkers bij het opstellen van een kwaliteitshandboek.
• Draagt bij aan de bewustwording binnen de organisatie over het belang van juiste archivering in het licht van openbaarheid, transparantie en rechtszekerheid.

Waarom is dit belangrijk?

Een betrouwbaar en actueel archief is geen luxe - het is een voorwaarde voor transparant bestuur. De Woo stelt steeds hogere eisen aan de vindbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van overheidsinformatie. Zonder een geordend archief zijn we niet in staat tijdig en volledig te voldoen aan informatieverzoeken, laat staan proactief te publiceren. Daarnaast zal in de komende jaren ook de nieuwe Archiefwet van kracht worden. Deze opdracht is daarom van strategisch belang voor het bestuurs- en ambtelijk vertrouwen in onze informatiehuishouding.

Op te leveren resultaten:

Fysiek archief 2022-2024 is vernietigd:

• Procedure opgesteld in de vorm van een vernietigingslijst en besluit;
• De uitvoering van digitale vernietiging is gerealiseerd conform wettelijke eisen uit de archiefwet.

Digitale vernietiging van 2019-2024

• Digitaal vernietigingsprotocol opgesteld en vastgesteld, conform Archiefwet en selectielijst;
• Uitvoering vastgelegd in vernietigingsverklaringen als bewijs van rechtmatigheid;
• Digitale dossiers vernietigd via een getoetste procedure, conform Archiefwet en AVG. Hiermee is aantoonbare naleving van archief- en privacywetgeving geborgd.

Optimalisatie archief en zaaksysteem

• Het zaaksysteem Corsa is opgeschoond en heringericht met uniforme metadata en opgesplitste dossiers, zodat de koppeling met de Woo-applicatie eData leidt tot snellere en volledigere beantwoording van Woo-verzoeken;
• Medewerkers worden meegenomen in extra toelichting en uitleg over het belang van archivering en hun rol binnen dit proces.

• Minimaal een aantoonbare afgeronde hbo-bachelor opleiding
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als DIM medewerker
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
• Een maximum uurtarief van €90 exclusief btw / inclusief reiskosten woon-werkverkeer
• Bent expert op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitale duurzaamheid
• Hebt aantoonbare kennis van en ervaring met de Woo en de Archiefwet
• Hebt ervaring met het opstellen van procedures, uitvoeren van vernietigingsacties en het borgen van processen in een beheersbare structuur
• Kunt schakelen tussen operationele uitvoering en bestuurlijke verantwoording
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als DIM medewerker
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring met een zaaksysteem bijvoorkeur CORSA, Woo-applicatie eData
• Aantoonbare werkervaring met het toelichten en complete en correcte uitleg over het belang van archiveren en het proces

Competenties

• Deskundigheid
• Accuratesse
• Analyseren
• Communiceren
• Samenwerken
• Integriteit
• Probleemoplossend vermogen

Organisatie

De BEL Combinatie is een uniek samenwerkingsverband tussen de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. In deze constructie zijn de drie gemeenten zelfstandig en maken ze alle drie gebruik van een grote, professionele en flexibele ambtelijke organisatie, de BEL Combinatie. Je werkt vanuit jouw rol als adviseur Wonen dus voor drie gemeenten die binnen twee provincies en twee regio's vallen. Een dynamisch werkveld waar je aan de slag gaat binnen een hecht en gezellig team Ruimtelijke Ontwikkeling.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 9 oktober 2025 vanaf 14:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 8 oktober 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Beoordeling Stap 1: Beoordeling CV's op minimumeisen

De externe administratieve broker beoordeelt de CV's op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 CV's die aan de organisatie worden voorgelegd

De externe administratieve broker beoordeelt de CV's van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde gunningscriteria te beoordelen door de externe administratieve broker.
De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de kandidaten die door de externe administratieve broker zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee externe administratieve broker

De externe administratieve broker brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Overige informatie

De BEL Combinatie vraagt bij elke nieuwe opdracht en elke verlenging om een nieuwe Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De VOG aanvraag dient binnen 24 uur na gunning te worden aangevraagd. De NAW-gegevens en integriteitsverklaring dienen binnen 24 uur na gunning ingevuld en ondertekend bij de externe administratieve broker te worden aangeleverd. De overeenkomst dient door alle partijen ondertekend te zijn alvorens de kandidaat kan starten. Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe administratieve broker. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). We vergoeden geen parkeerkosten en reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor de BEL Combinatie komt werken. In de marktuitvraag van de externe administratieve broker wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten is.

Meer informatie

Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 3 oktober 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 6 oktober 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij de externe administratieve broker, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen bij de externe administratieve broker (contactgegevens zijn niet opgenomen in deze omschrijving). De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 7 oktober 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.