Bestuurssecretaresse gemeente Laren

Organisatie
De BEL Combinatie is een uitvoeringsorganisatie voor de zelfstandige gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Een organisatie die continu in beweging is en veel ruimte biedt voor persoonlijke ontwikkeling en eigen verantwoordelijkheid. Wij werken vanuit de kernwaarden professionaliteit, openheid, samenwerken en publiek ondernemerschap.

Voor de gemeente Laren zijn wij op zoek naar een ervaren bestuur secretaresse
Laren is een dorp met ruim 11.000 inwoners. De bestuurlijke inrichting van de gemeente Laren is gelijk aan die van een andere gemeente. Sinds 2008 werken de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren (de BEL-gemeenten) samen in een gemeenschappelijke regeling: de BEL Combinatie. De BEL Combinatie voert nagenoeg alle gemeentelijke werkzaamheden uit onder regie en in opdracht van de drie gemeentebesturen.

Opdracht
Het ondersteunen van het gemeentebestuur, samen met een collega.

Je bent voornamelijk bezig met het agendabeheer van meerdere bestuurders en de daarmee samenhangende werkzaamheden, zoals telefoonbehandeling en verzorging van correspondentie. Ook heb je een representatieve taak ter ondersteuning van het bestuur naar in- en externe relaties, beheer je het digitale archief en zorg je voor een stukje budgetbeheer. Wekelijks verzorg je, in overleg met de gemeentesecretaris, de voorbereiding en afhandeling van de agenda voor de vergaderingen van het bestuur. Periodiek coördineer je de aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen en gemeentelijke erepenningen. Ook organiseer je bijeenkomsten, bijvoorbeeld de Nieuwjaarsreceptie, de bijeenkomst voor nieuwe inwoners en de Dodenherdenking.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding tot (Directie)Secretaresse op minimaal hbo niveau;
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als Project assistent/Secretaresse binnen een overheidsinstelling;
3. Uurtarief maximaal € 82,00 exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werkverkeer.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Project assistent/Secretaresse binnen een overheidsinstelling (50 punten);
5. Een afgeronde opleiding in de richting van HRM (15 punten);
6. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar op het domein HRM (20 punten);
7. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het ondersteunen van de directie (15 punten).

Competenties

·        Je bent analytisch sterk;

·        Je brengt structuur en bent resultaatgericht;

·        Je bent communicatief sterk: je bent duidelijk en overtuigend;

·        Je beschikt over goede adviesvaardigheden;

·        Je bent zelfstandig, neemt initiatief, en zoekt actief de samenwerking met alle betrokkenen;

·        Je bent constructief en kritisch en hebt een goed ontwikkeld gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1.      Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;

2.      Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld in onderling overleg.

Planning
De gesprekken bij de BEL Combinatie worden gepland op donderdag 1 december 2022. Kandidaten die daarvoor worden uitgenodigd ontvangen uiterlijk op woensdag 30 november 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

·        De BEL Combinatie vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

·        Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

·        Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 25 november 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden maandag 28 november 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt dinsdag 29 november 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.