Transitiemanager

Organisatie
De gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest hebben gezamenlijk zo’n 100.000 inwoners en werken op diverse gebieden samen. De gemeenten hebben de uitvoering van een groot deel van de taken in het sociaal domein belegd in een gezamenlijke samenwerkingsorganisatie: BBS (Baarn Bunschoten Soest).

Opdracht
De huidige inrichting van de samenwerking is geëvalueerd. Dit heeft ertoe geleid dat een nieuwe stip op de horizon voor de gezamenlijke uitvoering van taken in het sociaal domein is vastgesteld door de colleges van de drie gemeenten. De gemeenten hebben alle drie dezelfde visie op de toekomstige uitvoering van het sociaal domein. Nabijheid, integraliteit, menselijkheid en toekomstbestendigheid staan daarbij centraal. Zij zien een unieke kans om gezamenlijk een professionele en robuuste uitvoeringsorganisatie te realiseren. Door de belangrijkste uitgangspunten van iedere gemeente te combineren ontstaat extra kwaliteit en continuïteit in hulp en zorg voor de inwoners van de drie gemeenten. Een gezamenlijke uitvoering levert zo veel meer op dan de som der delen. Dit zorgt er ook voor dat we dit kunnen doen tegen de beste maatschappelijke kosten.

In 2024 is uitgewerkt hoe een nieuwe en bredere uitvoeringsorganisatie eruit moet komen te zien: welke inhoudelijke werkvelden en taken op het gebied van zorg en hulp moeten daar worden belegd, welke ondersteuning op gebieden zoals kwaliteitsmanagement en bedrijfsvoering is hiervoor nodig en wat is er organisatorisch en in de aansturing nodig. Dit advies is gereed en hier vindt besluitvorming over plaats in 2025.

Begin 2025 start de transitiefase: de beoogde organisatie moet worden ingericht waarbij de taken, werkvelden en functies die nu nog bij gemeenten liggen, worden overgebracht naar de nieuw in te richten organisatie. Voor de nieuw in te richten organisatie wordt het huidige juridisch construct (een gemeenschappelijke regeling) aangepast en gebruikt.

De opdracht van de transitiemanager is om sturing te geven aan de inrichting van de nieuwe organisatie. De uitvoering van de opdracht heeft vier sporen:

1. Sturing en wijziging gemeenschappelijke regeling

• Gemeenschappelijke regeling sluiten

• Governance van de samenwerking (gemeenten, bestuur, uitvoeringsorganisatie)

• Begroting nieuwe organisatie

2. Organisatie & HRM

• Personeel: personeelsbeleid, formatie en functies op inhoudelijke taakgebieden (zorg, welzijn, werk & inkomen etc., management, bedrijfsvoering, kwaliteit)

• Besturing en aansturing interne organisatie: uitwerking organisatiestrategie, structuur, besturing en cultuur

• Processen: procesbeschrijvingen, werkwijzen, kwaliteitshandboek(en), informatie- en ICT ondersteuning

3. Transitie per ‘latende’ organisatie (drie gemeenten en huidige uitvoeringsorganisatie)

• Doorlopen van besluitvormende processen (met o.a. OR-en, Lokaal Overleg, etc.)

• Huidige functies en medewerkers die overgaan begeleiden naar nieuwe organisatie

4. Inrichting integrale toegang in het voorveld
Belangrijk voor de nieuwe organisatie is ook de samenwerking met het voorveld (0e lijn). Dit is per gemeente nu nog verschillend georganiseerd. In samenhang met de inrichting van de nieuwe uitvoeringsorganisatie (1e lijn) wordt in 2025 door de gemeenten gewerkt aan een uniforme inrichting van een integrale toegang voor zorg en hulp in het voorveld.

Voor spoor 1 en voor spoor 2 zijn projectleiders aangesteld. Voor spoor 3 en 4 zijn de lijnmanagers van de drie gemeenten verantwoordelijk. Hier is samenwerking en sturing op ingericht. De taken en verantwoordelijkheden van de transitiemanager zijn:

• Regie op de voortgang en samenhang van het totale transitieprogramma (spoor 1-4)

• Samenwerken en samenhang bewaken met de WOR-bestuurders en leidinggevenden van de vier betrokken organisaties (de gemeenten Baarn, Soest, Bunschoten en de huidige uitvoeringsorganisatie BBS) op spoor 1 en 3

• Zorgdragen voor tijdige en adequate wijze van het informeren en betrekken van medewerkers die onderdeel zijn van de transitie

• Nauwe samenwerking met de projectleiders van spoor 1 en 2

• Afstemming met de lijnmanagers van de gemeenten over voortgang en samenhang met spoor 4

• Sturing op tijdigheid en kwaliteit van de op te leveren producten op spoor 1 en 2

• Rapporteren over voortgang, kwaliteit en kosten van het transitieprogramma naar de ambtelijke stuurgroep en het bestuurlijk overleg

• Voorbereiden en begeleiden van de benodigde besluitvorming

• Contact onderhouden en afspraken maken over inzet / input / betrokkenheid van maatschappelijke stakeholders (adviesraden, cliëntraad, welzijnsorganisaties)

De gemeente Baarn neemt het opdrachtgeverschap voor de transitiemanager op zich namens de drie gemeenten.

Vereisten / knock-outcriteria
1. BYOD (Bring your own device) regeling is van toepassing; kandidaat beschikt over een eigen laptop en werktelefoon voor het uitvoeren van de opdracht;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Uiterlijk beschikbaar per 12 mei voor minimaal 24 uur per week;
4. Aantoonbare werkervaring als transitiemanager van gemeentelijke samenwerking(en) naar / in een gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie, benoem een referentieproject in het cv;
5. Aantoonbare werkervaring met samenwerkingsprocessen waarbij de belangen van diverse stakeholders in acht worden genomen, benoem hiervan een voorbeeld in het cv;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als programmamanager/ adviseur transitie en transformatie op het gebied van het sociaal domein van een gemeentelijke instelling (25 punten);
7. Een afgeronde opleiding op minimaal wo bachelor niveau (15 punten);
8. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als transitiemanager van gemeentelijke samenwerking(en) naar / in een gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie (30 punten);
9. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als organisatie adviseur/ Projectleider op het gebied van het sociaal domein (30 punten).

Competenties

• Sterke sociale en communicatieve vaardigheden;

• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit;

• Leidinggeven en daadkracht;

• Een systematische en geordende manier van werken;

• Kennis van en affiniteit met het werkveld;

• Het vermogen om overzicht te houden;

• Sterk probleemoplossend vermogen;

• Resultaatgericht.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 13.

Fee externe partij
De externe partij brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do - Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken zijn gepland in het gemeentehuis van Soest op donderdag 24 april van 12.30u uur tot 15.30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 23 april 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Voor de zzp'er

• Opdrachtnemer is op grond van het integriteitsbeleid van Opdrachtnemer verplicht om uiterlijk één maand na aanvang werkzaamheden aan Opdrachtgever een voor de functie relevante Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Op het moment van overleggen mag de VOG niet ouder zijn dan twee maanden.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Opdrachtnemer zal na gaan of structurele aanwezigheid op het kantoor van de opdrachtgever noodzakelijk is teneinde het aantal reiskilometers, indien mogelijk, te beperken.

• Opdrachtnemer zal correspondentie en adviesproducten zoveel mogelijk digitaal aanleveren. Indien de adviesproducten in hardcopy moeten worden aangeleverd worden deze stukken zoveel mogelijk dubbelzijdig en op duurzaam papier (voorzien van een van de volgende keurmerken; Milieukeur, Europees Ecolabel, Nordic Swan, Blaue Engel of gelijkwaardig) geprint.