Administratief medewerker

• Werkdruk beheersbaar te houden
• Realistische verwachtingen te managen
• Bestuurlijke opgaven waar te maken
• Directie en bestuur goed te informeren
• Onze uitvoeringskracht te versterken

• Hoeveel formatie we hebben
• Waar capaciteit nodig is en beschikbaar is
• Hoe de strategische en bestuurlijke opgaven zich vertalen naar uren, inzet en prioriteiten

• Ontwikkelen van een helder, transparant en uniform planningsmodel voor de hele afdeling.
• Samen met teamleiders en de afdelingsmanager bepalen hoe deze nieuwe planning in de werkprocessen verweven wordt.
• Opstellen van standaardformats, dashboarding en rapportages.
• Borgen van datakwaliteit en eenduidigheid van registraties.

• Vertalen van het afdelingsjaarplan 2026/2027 naar concrete urenbehoeften per taakveld, programma en project.
• Doorrekenen van benodigde inzet voor wettelijke taken, beleidsontwikkeling, programmatisch werken en nieuwe opdrachten.
• Overzichtelijk maken waar capaciteit tekortschiet en adviseren over opties (bijsturen, herprioriteren, inhuur, tijdelijke verhoging inzet).

• Analyse van coalitieprogramma-afspraken.
• Vertalen naar benodigde uren, expertise en inzet.
• Benoemen van effecten op de teams (beleid, projecten, vergunningverlening, toezicht).
• Objectieve doorrekening van capaciteitsimpact richting het management van de afdeling Ruimtelijke ontwikkeling.

• Maandelijkse en kwartaalrapportages over urenverbruik, benutting, knelpunten en afwijkingen.
• Signaleren van structurele capaciteitsrisico's.
• Verbeteradviezen rondom werkverdeling, realistische planning en strategische keuzes.

• Sparringpartner voor het management van de afdeling Ruimtelijke ontwikkeling.
• Adviseren over formatievraagstukken, werkdruk, werkverdeling en voortgang.
• Onderbouwen van keuzes richting Bestuur met data en scenario's, leveren van deze input.

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met capaciteitsplanning/urenplanning binnen een gemeentelijke organisatie (vereist).
• Sterk analytisch vermogen — je kunt complexe informatie omzetten in heldere inzichten.
• Ervaring met plannings- en registratietools; uitstekende vaardigheid in Excel/rapportages.
• Communicatieve vaardigheden om teams én management mee te nemen in veranderingen.
• Proactiviteit, accuratesse en gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.

Wensen

• Je beschikt over 1 of meer referenties. (1 Punt)
• Je hebt recente werkervaring in een vergelijkbare functie. (Minder dan 3 jaar: 1 Punt, 3 jaar: 2 Punten, 4 jaar: 3 Punten, 5 jaar: 4 Punten, Meer dan 5 jaar: 5 Punten)
• Je bent in staat op de in de aanvraag genoemde startdatum te starten met de opdracht. (Ja: 5 Punten)
• Je bent beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag is aangegeven. (Ja: 5 Punten)

Competenties

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek. (Voldoet volledig: 6 Punten)
• Je beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit. Dit moet blijken uit het gesprek. (Uitstekend: 3 Punten)
• Je bent resultaatgericht. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek. (Voldoet volledig: 6 Punten)
• Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek. (Voldoet volledig: 6 Punten)

Optie tot verlenging: misschien

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Om bij de gemeente te komen werken, is een verklaring omtrent gedrag (VOG) verplicht. Je verklaart met je inschrijving dat je zo spoedig mogelijk na gunning van de opdracht een nieuwe VOG (met screeningsprofiel 11, 12, 13) uploadt in het digitale dossier bij de administratieve partner. Let op: als binnen een termijn van 3 weken geen geldige VOG is geüpload, wordt de urenregistratie geblokkeerd en behoudt de opdrachtgever het recht om de opdracht per direct te beëindigen. De kosten voor de VOG zijn voor rekening van de professional.