SharePoint Specialist -Migratieadvies en inrichting SharePoint Online

Saxion werkt aan de overgang van een traditionele fileshare (netwerkschijven) naar SharePoint Online binnen de Microsoft 365-omgeving, in samenhang met Teams. Tegelijkertijd wordt binnen de organisatie gewerkt met een gewijzigde organisatiestructuur. Dit vraagt om een heroverweging van de inrichting van SharePoint, de autorisaties en de wijze waarop informatie wordt opgeslagen, beheerd en toegankelijk wordt gemaakt.
Voor dit specialistische vraagstuk zoekt Saxion een ervaren SharePoint-specialist die vanuit eigen expertise adviseert over de gewenste inrichting en de te volgen migratiestrategie.
De opdracht richt zich op het opleveren van een concreet en gedragen advies, ontwerp en migratieplan waarmee Saxion de verdere migratie beheerst en gefaseerd kan uitvoeren.

Werkzaamheden
Je wordt gevraagd om:

SharePoint-inrichting en rechtenmodel

• Het bestaande/voorgestelde SharePoint-ontwerp te beoordelen en hierover te adviseren.
• Het gewenste rechten- en autorisatiemodel uit te werken, waaronder de toepassing van rechten op siteniveau en waar nodig op lager niveau.
• Te adviseren over de inrichting van SharePoint-sites, documentbibliotheken en de samenhang met Teams.
• Voor- en nadelen van relevante inrichtingskeuzes inzichtelijk te maken.
• Rekening te houden met security, privacy, informatiebeheer, governance en beheerbaarheid.

Migratiestrategie

• Een passende strategie op te stellen voor de migratie van de bestaande fileshare naar SharePoint Online.
• Te adviseren over de selectie, structurering en eventuele opschoning van bestanden voorafgaand aan migratie.
• In overleg met de contentspecialisten van Saxion te adviseren over de gewenste bestemming van informatie, bijvoorbeeld SharePoint Libraries, Teams of andere informatie-/archieflocaties.
• Risico's, afhankelijkheden, randvoorwaarden en aandachtspunten voor de migratie inzichtelijk te maken.
• Te adviseren over de rol van eindgebruikers, contenteigenaren en andere betrokkenen in de migratie.

Advies en documentatie

• Het advies en ontwerp te vertalen naar heldere en bruikbare documentatie.
• De gemaakte keuzes en aanbevelingen toe te lichten aan de projectleider en relevante deskundigen.
• Waar nodig gedurende de looptijd van de opdracht te adviseren over concrete vraagstukken die rechtstreeks voortvloeien uit het opgestelde ontwerp en migratieplan.

Beoogd resultaat
De opdracht resulteert in een concreet en gedragen advies-, ontwerp- en migratieplan waarin minimaal zijn uitgewerkt:

• de gewenste SharePoint-inrichting;
• het rechten- en autorisatiemodel;
• de samenhang tussen SharePoint en Teams;
• de migratiestrategie voor de bestaande fileshare;
• uitgangspunten voor selectie, structurering en eventuele opschoning van bestanden;
• de mogelijke bestemmingen van verschillende typen informatie;
• aandachtspunten op het gebied van security, privacy, governance en informatiebeheer;
• de rol van eindgebruikers en contenteigenaren;
• relevante risico's, afhankelijkheden en randvoorwaarden;
• aanbevelingen voor de vervolgfase van de migratie.

Het resultaat wordt gedurende de opdracht afgestemd met de projectleider en relevante inhoudelijke deskundigen.

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare en ruime ervaring met migraties van fileshares/netwerkschijven naar SharePoint Online, bij voorkeur binnen grotere organisaties.
• Je hebt diepgaande kennis van SharePoint Online, Microsoft 365 en Teams.
• Je hebt specialistische kennis van rechtenstructuren, security, privacy, informatiebeheer en governance binnen Microsoft 365.
• Je hebt ervaring met het ontwerpen van SharePoint-inrichtingen en migratiestrategieën.
• Je hebt ervaring met het opstellen van advies-, ontwerp- en migratiedocumenten.
• Je hebt een afgeronde HBO opleiding.

• Het vermogen om technische en organisatorische vraagstukken te vertalen naar concrete en uitvoerbare adviezen.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om verschillende belanghebbenden mee te nemen in gemaakte keuzes.

De opdracht heeft een tijdelijk en specialistisch karakter. De benodigde specifieke expertise op het gebied van SharePoint-migraties en de inrichting van het Microsoft 365-landschap is niet in voldoende mate intern beschikbaar.
De externe inzet is gericht op het realiseren van de in deze opdracht beschreven resultaten en het beschikbaar maken van specialistische kennis voor de verdere uitvoering van de migratie.
De opdracht betreft geen structurele formatie of reguliere functie binnen Saxion.

Optie tot verlenging: Nee

Hybride: Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden kan afstemming of overleg op locatie in Enschede en/of Deventer plaatsvinden.

Overig algemeen:

Wijze van uitvoering
Je voert de opdracht zelfstandig uit vanuit je eigen specialistische expertise en bepaalt zelfstandig de aanpak en wijze waarop de overeengekomen resultaten worden gerealiseerd. Afstemming met de opdrachtgever/projectleider vindt plaats op vooraf afgesproken momenten en is gericht op voortgang, inhoudelijke afstemming en het beschikbaar stellen van benodigde informatie. Je bent zelf verantwoordelijk voor de planning en uitvoering van de werkzaamheden binnen de overeengekomen opdracht en inzet.

Locatie en middelen
Je maakt gebruik van eigen laptop, telefoon en overige voor de uitvoering benodigde middelen, voor zover dit binnen de beveiligings- en toegangsvoorwaarden van Saxion mogelijk is. De indeling van de werkzaamheden en werktijden wordt door jou zelfstandig bepaald binnen de gemaakte resultaatafspraken en noodzakelijke overlegmomenten.

Voortgang en oplevering
Je rapporteert op hoofdlijnen over de voortgang en bespreekt eventuele risico's, afhankelijkheden en benodigde keuzes met de opdrachtgever. De opdracht wordt afgerond met oplevering van de overeengekomen advies-, ontwerp- en migratiedocumentatie en de bijbehorende toelichting aan de opdrachtgever.

Screening
Als je mag starten, zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Je mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening. Je beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Let op: bij voldoende aanbod kan de aanvraag eerder worden gesloten.