Het verhaal achter Opdracht Overheid

Sinds de oprichting van Opdracht Overheid ondersteunt ons team van opdrachtadviseurs interim professionals en werkzoekenden op een persoonlijke en transparante manier naar een volgende opdracht. Met het 25-jarig bestaan van moederbedrijf KBenP, gaven initiatiefnemers Thomas Baak en Jan de Vries samen met customer journey manager Elvira Vriesema een interview over het ontstaan van het platform, hun afgelopen tijd bij Opdracht Overheid en de ontwikkelingen binnen de markt voor externe inhuur en de mogelijkheden op het gebied AI. Onderstaand artikel is gebaseerd op het interview in het jubileum KBenP Magazine.

Thomas, kun je ons meer vertellen over het idee achter Opdracht Overheid?

Thomas: “Toen ik na mijn studie Finance aan de Universiteit van Amsterdam fulltime ben gaan werken bij KBenP, begon ik als offerte- en aanbestedingsschrijver. Zo werkte ik voor verschillende bedrijfsonderdelen, waaronder KBenP Informatieprofessionals, Smartshore en Bi/Analyze ter ondersteuning bij het schrijven van kleine en grotere offertes van overheidsaanbestedingen.

Binnen deze aanbestedingen merkte ik dat, dankzij de groeiende arbeidskrapte, het steeds belangrijker werd om een groot netwerk aan sterke professionals om onze organisatie heen te organiseren. We zijn toentertijd gestart met het opstellen van grote lijsten met leveranciers, die wij vervolgens als onderaannemer konden benaderen voor aanbestedingen, en de daaruit voortkomende opdrachten. Het bleek in de praktijk echter lastig om het contact met deze leveranciers te onderhouden, wanneer wij geen actieve opdrachten uit hadden staan die zij van invulling konden voorzien.

Om het contact met waardevolle opdrachtgevers te behouden, en om mijn directe KBenP-collega’s te voorzien van interessante kansen op potentiële opdrachten, begonnen wij alle openstaande opdrachten binnen het IT- en informatiemanagement in kaart te brengen waar overheidsinstanties op zoek waren naar geschikte kandidaten. Dit resulteerde eind 2020 in de MatchApp, de voorloper van Opdracht Overheid. Toen onze collega’s deze applicatie begonnen te gebruiken, waren al onze businessunits binnen korte tijd ‘uitverkocht’ en voorzien van een opdracht.

En hoe resulteerde dit in het ontstaan van Opdracht Overheid?

Thomas: “Het was natuurlijk fijn voor KBenP dat al onze directe collega’s snel voorzien waren van een passende opdracht. Het was echter zonde van alle overgebleven opdrachten waar we vanuit onze aanbestedingen ineens zicht op hadden gekregen. Om dit overzicht van inhuuropdrachten toch goed te benutten, bedacht ik samen met mede initiatiefnemers Jan de Vries en Elvira Vriesema, beiden destijds betrokken bij KBenP als studenten, om de Match App in te zetten voor externe freelancers. Zo werd onze applicatie omgebouwd voor externe inzet, en was Opdracht Overheid, het platform wat we nu nog steeds gebruiken, vanaf 2021 in gebruik!

En wat is jullie rol binnen het team van Opdracht Overheid?

Jan: "Ik ben in augustus 2020 begonnen als stagiair bij KBenP BI/Analyze, en ben inmiddels uitgegroeid tot een van de drijvende krachten achter ons platform. Momenteel adviseer ik bij externe opdrachten, en bouw ik aan de achterliggende systemen voor onze organisatie."

Elvira: "In mijn functie als Customer Journey manager vraag ik mezelf continu af: hoe kunnen we de verwachting van onze freelancers en opdrachtgevers overtreffen, zowel online als offline? Dat verschilt sterk in context, van het uitdenken van persoonlijke gebaren, zoals de bloemen die wij laten bezorgen bij iedere gunning, tot onderzoeken van data voor feitelijke inzichten omtrent het gebruik van ons platform."

"Ik hou me ook bezig met het ontwikkelen van interessante content met onze marketeer en het onderzoeken van de beste evenementen die we kunnen aanbieden. Daarnaast werk ik dagelijks samen met het development team en de adviseurs om opdrachten en informatie op en omtrent ons platform zo efficiënt en effectief mogelijk beschikbaar te stellen."

Thomas: "Na de oprichting van Opdracht Overheid werd ik verantwoordelijk contractmanager voor de betreffende inhuuropdrachten, waar we op dit moment een verscheidenheid aan opdrachten voor zeer diverse overheids- en onderwijsopdrachtgevers. Daarnaast ben ik IT-projectleider voor de doorontwikkeling van onze zelfontwikkelde applicaties Match App (voor intern gebruik), OpdrachtOverheid, Opdracht Informatiemanagement en natuurlijk Inhuur Inzicht voor onze opdrachtgevers."

En wat maakt jullie werk zo speciaal?

Elvira: "Mijn functie biedt veel vrijheid, en er is veel wederzijds vertrouwen nodig. Daarnaast zijn de freelancers een belangrijk onderdeel binnen ons werkend bestaan. Ook zij dragen als beleidsadviseur of ecoloog op maatschappelijke manier bij aan Nederland. Die maatschappelijke bijdrage maakt mijn werk ook voor mij speciaal."

"Ook lopen we als organisatie wel eens tegen complexe zaken aan. Hoe kunnen we bijvoorbeeld technologische vraagstukken het beste aanvliegen? Ontwikkelen wij zelf, of schakelen we een externe partij in? Hoe blijven we de markt voor? En hoe bedienen we een diverse klantgroep, van junior talent tot senior professional? Toch zoomen we vaak ook snel weer uit. Zo kunnen we gemakkelijker grip op de situatie krijgen."

Jan: "Wat ik speciaal vind aan mijn functie? De vrijheid die ik krijg om zelfstandig te werken aan het verbeteren van onze producten. Daarnaast werk ik in een super fijn team, en heb ik altijd leuk contact met zowel onze zzp’ers als onze leveranciers. Zo ben ik afgelopen tijd bezig geweest met een eigen inhuur portaal, genaamd Inhuur Inzicht. Deze tool heb ik samen met een klein team gebouwd, en ik vind het geweldig dat ik iets heb gemaakt waar opdrachtgevers echt baat bij hebben."

Thomas: "De diversiteit van mijn rollen, en tegelijkertijd de uitdaging om het elke dag weer een beetje beter te doen."

En hoe kijken jullie naar de toekomst?

Jan: "Ik zou in de toekomst graag een vaste partner van overheidsorganisaties worden, zodat we hun externe inhuur volledig kunnen faciliteren en ook onze leveranciers in een ontzorgende rol te kunnen voorzien. We hebben inmiddels de eerste organisaties die exclusief via ons werken, en ik hoop dat we dit in de toekomst nog voor veel meer opdrachtgevers kunnen doen."

Thomas: "Op dit moment zie ik veel verschuivingen in onze werkwijze van inhuur door de wet- en regelgeving, voornamelijk met betrekking tot de Wet DBA. Wij zullen steeds blijven bekijken hoe we de kandidaten, ingehuurde professionals en opdrachtgevers het beste kunnen helpen. Uiteindelijk gaat het daarom: mensen helpen."

"De doorontwikkeling van onze dienstverlening en websites zullen we aanpassen aan de behoeften van deze doelgroepen. AI, en kunstmatige intelligentie is iets waar we naar kijken. Tegelijkertijd geloven we dat je niet moet doorschieten in de balans tussen mens en machine. Een over-geautomatiseerd bedrijf verliest zijn toegankelijkheid en persoonlijkheid."

Elvira: "In de toekomst zie ik een wereld waarin geautomatiseerde optimalisatie, aangedreven door AI, een cruciale rol speelt. Ik denk zomaar dat iedereen veel tijd gaat besparen aan allerlei processen. Hierdoor zal voor ons team nog meer tijd en ruimte vrijkomen voor de menselijke maat en persoonlijke aandacht."

Thomas: "Daar zit ook onze interesse: hoe maken we gebruik van technologie, maar houden we onze dienstverlening maximaal persoonlijk zodat professionals het ook leuk vinden om met ons contact te hebben en samen te werken."