Het kennismakingsgesprek: Ons advies voor een optimale voorbereiding

Ben je uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek? Dit is het moment om jezelf te presenteren en een sterke indruk achter te laten bij een potentiële opdrachtgever. Een gedegen voorbereiding vergroot je kansen op succes en zorgt ervoor dat je ontspannen en gefocust het gesprek ingaat. In ons nieuwste artikel bieden we een gestructureerd stappenplan en waardevolle tips van onze Opdracht Adviseurs om je kennismakingsgesprek optimaal voor te bereiden.

In het kort: Het kennismakingsgesprek

Een kennismakingsgesprek biedt niet alleen de mogelijkheid om een toelichting te geven op jouw kennis en expertise. Het is een kans voor zowel de opdrachtgever, als voor jou als professional de ander beter te leren kennen en om te kijken of jij als professional binnen de organisatie en rol past. Een goede voorbereiding helpt daarbij om zelfverzekerd over te komen, relevante antwoorden te geven en de juiste vragen te stellen.

Ons stappenplan voor de optimale voorbereiding

Aan de hand van onderstaand stappenplan nemen we je mee in de optimale voorbereiding op het gesprek:

1. Je functie

Voordat je op gesprek gaat, is het belangrijk om de opdracht nogmaals grondig door te nemen. Leg verbanden tussen de gevraagde vaardigheden, de eisen en wensen en jouw ervaring. Doe daarnaast onderzoek naar de betreffende organisatie: Bezoek de website, en specifiek de “Werken bij”-pagina en leer meer over de missie, visie en kernwaarden van de organisatie. Bekijk eventueel jaarverslagen, strategische plannen en brochures om meer inzicht te krijgen in de aankomende plannen en projecten.

2. Je gesprekspartner

Zorg voordat je op gesprek gaat met wie je het gesprek gaat voeren. Je kunt bijvoorbeeld LinkedIn gebruiken om meer over de achtergrond en expertise van je gesprekspartner te achterhalen. Ook kun je bijvoorbeeld kijken of jullie gedeelde connecties of interesses hebben. Dit helpt om te laten zien dat je geïnteresseerd bent en gerichtere vragen te kunnen stellen en informatie te delen, wat resulteert in effectiever gesprek, en kan daarnaast spanning wegnemen. Probeer een connectie tijdens het gesprek op te bouwen, door iets te zeggen wat de ander begrijpt en erkent. Je kunt gebruikmaken van de vraag ‘Hoe klinkt dat?’.

3. Jouw verhaal

Het is voor de aanvang van je kennismakingsgesprek van belang om precies te weten wat je over jezelf wilt vertellen. Dit voorkomt onnodige pauzes en geeft structuur aan je introductie. Een gestructureerd en overtuigend verhaal wekt zelfvertrouwen en laat zien dat je goed voorbereid naar de organisatie bent toegekomen. Denk bijvoorbeeld aan jouw werkervaring en prestaties, concrete voorbeelden van successen en uitdagingen en de vaardigheden die je meebrengt en hoe ze aansluiten bij de functie. Werk hiervoor ook aan een pitch, waarmee je je kort en krachtig kunt voorstellen. Focus je daarnaast op wat de opdrachtgever belangrijk vindt en wat jij hen biedt.

4. Jouw vragen

Onze Opdracht Adviseurs raden je aan om voorafgaand aan het gesprek een aantal goed doordachte vragen te bedenken die je tijdens het gesprek kunt stellen. Zo toon je tijdens het gesprek niet alleen interesse, maar kun je ook zelf beoordelen of de rol en de organisatie goed bij je passen. Het gesprek draait niet alleen om jouw bijdrage aan de opdrachtgever: Jullie ontdekken aan beide kanten of er een match is.

Vind je het lastig om zelf vragen te bedenken? Vraag bijvoorbeeld naar de verwachtingen binnen de organisatie, de structuur van de organisatie en het team waarin je gaat werken, welke doelen het bedrijf (naast het realiseren van de opdracht/het project) heeft, en welke andere projecten er bijvoorbeeld binnen jouw afdeling of organisatie breed lopen.

5. Vaak gestelde vragen tijdens kennismakingsgesprekken

Naast de standaard vragen over je introductie, ervaring en motivatie, kun je je alvast voorbereiden door na te denken over vaak gestelde vragen.

• Wat zijn je sterke en zwakke punten?

• Hoe ga je om met lastige situaties en conflicten?

• Wil jij jezelf aan ons voorstellen?

• Waarom moeten wij juist voor jou kiezen?

• Wat is je (uur)tarief?

• Hoe zou je deze opdracht aanpakken?

• Wat voeg je toe aan het team?

Door voorafgaand antwoorden op veel gestelde vragen te formuleren, voorkom je dat je ter plekke moet improviseren. Las na elke gestelde vraag een korte adempauze in voordat je antwoordt, zo laat je zien dat je goed over de vraag hebt nagedacht. Probeer op een rustige, zelfverzekerde manier te communiceren.

6. Voorbereiding met een Opdracht Adviseur

Heb je via Opdracht Overheid een potentiële nieuwe opdracht gevonden? En ben je uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek bij de opdrachtgever? Bij Opdracht Overheid bieden we altijd de mogelijkheid om je gesprek voor te bereiden met een van onze Opdracht Adviseurs. Indien gewenst bereiden we het gesprek dus gezamenlijk voor en geven we unieke tips, zodat jij een zo groot mogelijke kans maakt.

In de meeste gevallen kennen wij de organisatie van de opdrachtgever namelijk goed en weten we precies waar op te letten. Onze Opdracht Adviseurs kunnen je hiermee extra goed voorbereiden op het alles bepalende interview met de opdrachtgever, zodat jij een zo goed mogelijke indruk maakt!

Tot slot

Een goed kennismakingsgesprek begint en eindigt niet bij het gesprek zelf. We raden je aan om voorafgaand aan het gesprek via LinkedIn een connectie te maken met je gesprekspartner. Zo kun je na het gesprek een bericht naar je gesprekspartner sturen, waarin je kort je interesse in de functie benadrukt. Zo kun je kort refereren naar de onderwerpen die jullie hebben besproken. Dit toont niet alleen aan dat je professioneel, maar ook persoonlijk betrokken bent. Succes!